Implementace technologie pro zadávání zakázek často přináší výzvu v podobě zapojování dodavatelů – procesu, který je jak nezbytný, tak často podceňovaný. Mnoho společností navíc váhá, když je vyžadována účast dodavatelů – a to ze strachu z jejich odporu k změnám. Nicméně bez zapojení dodavatelů nelze plně využít výhody zvoleného nástroje pro zadávání zakázek. Na základě našich zkušeností jsme sestavili pět klíčových kroků k úspěšnému procesu zapojení dodavatelů.
Mějte svá data připravená
Příprava začíná kvalitními daty. Začněte sestavením přesného seznamu vašich dodavatelů s jejich správnými kontaktními údaji. Je to nezbytné pro váš tým, který se stará o zapojení dodavatelů, aby mohl navázat komunikaci. Dále shromážděte data pro analýzu:
Další detaily, jako jsou komoditní kategorie dodavatelů nebo interní kontaktní osoby, mohou být užitečné později v procesu.
Rychlý tip: Ověřte, jestli někteří z vašich dodavatelů již mají účty na vaší zvolené platformě pro zadávání zakázek. Pokud ano, jejich zapojení bude mnohem jednodušší.
Vytvořte si plán
Důkladný plán vám zajistí úspěch. Začněte seskupením dodavatelů podle důležitosti na základě analýzy výdajů a vstupů od vašeho nákupního týmu. Toto rozdělení vám umožní strategicky upřednostnit zapojení a přizpůsobit komunikaci jednotlivým skupinám.
Po dokončení klasifikace sestavte plán, který určí pořadí, v jakém budou dodavatelé osloveni. Prioritou by měla být jednání se strategickými dodavateli, abyste jim vysvětlili přínosy a zdůraznili jejich důležitost v procesu.
Sladit se s vedením
Odpor ke změnám může přicházet jak od interních stakeholderů, tak od dodavatelů. K jeho překonání je třeba jasně formulovat výhody zapojení dodavatelů pro všechny zúčastněné strany.
Příklady výhod pro dodavatele:
Připravte se na překážky
Očekávejte výzvy a připravte si strategie, jak je efektivně řešit. Zvažte nabídnutí pobídky pro dodavatele, například udělení statusu „preferovaný dodavatel“. Naopak, neochotné dodavatele lze vyloučit z budoucích výběrových řízení.
Stanovte realistické KPI, například dosažení určitého procenta dodavatelů, kteří budou transakce realizovat elektronicky do data spuštění.
Podpořte své dodavatele
Zapojení dodavatelů může být náročné. Specializovaný podpůrný tým může proces usnadnit poskytováním zdrojů, školení a průběžné pomoci. Například:
Zapojení dodavatelů jako součást každodenních operací
Zapojení dodavatelů není jednorázový projekt, ale neustálý proces. Po spuštění monitorujte dodržování pravidel a poskytujte stejnou úroveň podpory i novým dodavatelům. Dodržování těchto kroků vám pomůže maximalizovat hodnotu vaší technologie zadávání zakázek a posilovat vztahy s dodavateli.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
