Marketingový ředitel přijde na poradu vedení s jinou analýzou výsledků než finanční ředitel, přitom by měli mít stejná data. To je běžná praxe. Stejně jako to, že stejná data různá oddělení interpretují různě. Analýza dat až příliš často zahrnuje shromažďování zpráv z hromádek papírů, tabulek, reportů, které dáváte dohromady z různých systémů a zdrojů, což zabere nějaký čas. Ne vždy navíc dojdete k tomu úplně správnému výsledku. Jaká úroveň real time reportingu je smysluplná právě pro vaši společnost?
Pojďme začít tím, že si definujeme, co to vlastně ten reporting v reálném čase je. Bavíme o tom, že jsme v jakémkoliv čase schopní vyprodukovat výroční zprávu společnosti, nebo je to spíše operativní reporting, například ve smyslu aktuálního přehledu tržeb po prodejnách? Já osobně si reporting nejvíce představuji jako denní manažerskou výsledovku. Reporting a analytika ale opravdu mohou v reálném čase pro spoustu lidí znamenat mnoho věcí.
Spousta problémů vzniká už jenom proto, že různí lidé ve společnosti nepracují se stejnou verzí reportu, který byl mezitím třikrát aktualizován. Máme hodně různých excelových tabulek, ve kterých se nakonec nikdo nevyzná.
Ale jak z toho ven? Obecně se dá říct, že technologie, které nám mohou pomoci, už na trhu existují. Je to spíš o efektivitě podnikových procesů a o lidech, jak s těmito technologiemi pracují, a také o tom, jak rychle a kvalitně dokážou dodávat data, případně jak dobře jsou systémy nastaveny, aby některá data generovaly automaticky.
Zásadním prvkem, bez kterého to nejde, je centralizace dat. Pokud máte být schopní v reálném čase nebo alespoň velmi rychle vidět finanční výsledky, nemůžete je sčítat z několika systémů, je potřeba je mít na jednom místě, v jednom ERP, nebo alespoň v jednom datovém skladě.
Dále je potřeba snížit množství manuálních vstupů do účetnictví, a zaměřit se na automatizaci a komunikaci mezi jednotlivými systémy, aby maximální množství informací bylo automatické. Co je automatické, má tendenci být dobře. Samozřejmě za předpokladu, že to máte dobře nastavené, včetně schvalování a interních kontrol. Pojďme si jako příklad dát vnitroskupinové transakce. Pokud chcete, aby vám každý měsíc odpadly mnohahodinové rekonciliace a dohadování ve skupině, kdo má to číslo dobře, optimální je, když každá vystavená vnitroskupinová faktura se rovnou v systému zaúčtuje oběma společnostem. Pak k žádným rozdílům nedochází a čísla jsou v jakémkoliv čase správně.
Dalším důležitým prvkem je pak i standardizace dat. Pokud sčítáte nesourodá data, dá to zcela jistě víc práce, než když mají všechny výkazy dceřiných společností stejnou strukturu a obsah, tzn., že se stejná transakce účtuje na ten samý účet stejným způsobem.
Jak zefektivnit procesy?
- Centralizujte data
- Snižte množství manuálních vstupů do účetnictví
- Zaměřte se na automatizaci a komunikaci mezi jednotlivými systémy
- Standardizujte data
- Nastavte efektivní systém interních kontrol
Standardizace a automatizace by se měla týkat i samotných reportů. Je určitě žádoucí, když lidé ve společnosti pracují se stejnými reporty, které jsou optimálně generovány automaticky a ještě lépe jsou prezentovány v nějakém vizualizačním programu, ať už jako součást ERP, nebo v nějakém vizualizačním nástroji, jako jsou Tableau, ClickView nebo PowerBI, aby to bylo uživatelsky přívětivé. Viděla jsem ve své praxi společnosti, které měly nastavené denní operativní reporty, například denní tržby prodejen, které jim chodily ve vizualizačním nástroji do mobilního telefonu. Pan ředitel si tak mohl každý den u ranní kávy udělat obrázek, jak se v určitých klíčových aspektech společnosti daří.
Důležitou otázkou vždy je, jaká úroveň real time reportingu je smysluplná pro konkrétní společnost. Ještě jsem se nesetkala s žádnou společností, která by vyžadovala mít v reálném čase výroční zprávu. Z pohledu průběžného manažerského reportingu nejspíš nebude důležité mít neustále aktualizovanou odloženou daň a rezervy na dovolenou. To samozřejmě trochu zlehčuji, ale obecně jde o to, že některé položky nejsou důležité vůbec, zatímco u některých lze aplikovat princip materiality a akceptovat v manažerských závěrkách určitou nepřesnost, například u některých dohadů.
Nicméně i když se budeme bavit o roční nebo kvartální kompletní účetní závěrce, i tam je dnes zrychlení její tvorby docela běžný požadavek. Získání přístupu k informacím dříve umožňuje lepší rozhodování a schopnost dříve korigovat kurz. Společnosti, které vykazují rychleji, mají lepší pozici, aby přilákaly investice nebo byly schopny provést akvizici. Mimo jiné proto, že působí profesionálně a věrohodně pro investora, který bude věřit předkládaným datům.
Krok po kroku: Čím tedy začít, abychom byli schopní reportovat dříve?
Doporučuji začít tím, že se kriticky podíváme na procesy ve společnosti. Jak funguje schvalovací proces, jestli některé transakce nejsou zpožděné vlivem neefektivního schvalování. Které jsou ty klíčové procesy, které nám každý měsíc zabírají nejvíce času po konci účetního období a tím nám účetní závěrku zdržují a jestli by nešly udělat dříve, eventuálně dělat průběžně. Jak na sebe jednotlivé kroky závěrky navazují, kde je ta kritická cesta činností, které se musí dělat následně po sobě a co z toho by šlo změnit, zkrátit, přesunout či jinak zoptimalizovat, aby se nemusely dělat všechny na konci měsíce. Které kroky by šly zautomatizovat, abychom snížili množství manuálních vstupů. Například když paní účetní čeká na výstup ze mzdového systému, aby ho pak manuálně přeúčtovala do účetního deníku… tak tam nejspíš půjde udělat automatický přenos dat.
Nejde vždy hned o to, že byste museli investovat do nových drahých ERP systémů. Často u svých klientů vidíme, že i v rámci stávající IT architektury je prostor dělat věci lépe, že některé funkčnosti systému nejsou dobře využívané. Tím vás ale nechci od pořízení nového ERP odrazovat, samozřejmě to může hodně pomoci. Také na konkrétní situaci vaší společnosti. Pokud řídíte velké SSC a implementujete BlackLine, aby vám dělal automatické rekonciliace, tak můžu přímo dle vlastní praxe u klientů říct, že když děláte každý měsíc závěrky pro několik desítek společností, je to velmi užitečná pomoc.
Tématem mého článku je, zda účetní závěrka v reálném čase v podobě denní manažerské výsledovky je fikcí nebo realitou. Za mě je to v českých podmínkách zatím spíše hudba budoucnosti, nicméně zcela jistě ne nereálná. Máte-li zájem se k té realitě přiblížit, rádi vám v tom v Deloitte budeme nápomocní.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
