Zatímco dříve se splátky z operativního leasingu účtovaly přímo do nákladů, popřípadě se časově rozlišovaly mimořádné splátky či období bez nájemného, nyní musí nájemci nově vykazovat v rozvaze právo k užívání pronajatého majetku a zároveň závazek z budoucích leasingových splátek, podobně, jak tomu bývalo u leasingu finančního. Do nákladů pak vstupuje pronájem formou odpisů práva k užívání a úroků z leasingového závazku.

Co všechno můžeme pod pojem „leasing“ v rámci IFRS 16 zahrnout? Mnozí si možná představují, že se jedná pouze o leasing automobilů či jiného movitého majetku. Ve skutečnosti je ale leasingem např. i pronájem budovy, kanceláří, pozemků nebo třeba IT infrastruktury.

 3 největší výzvy, s nimiž se musí firmy při účtování leasingů vypořádat:

1. Data nemají jednotnou strukturu. Aby mohla firma správně určit hodnotu práva k užívání a závazek z leasingu, musí nejprve vyhodnotit, které smlouvy spadají do rozsahu standardu, a následně z nich získat potřebná data, přičemž tato primární data nejsou strukturovaná. Smlouvy mají často různou formu a např. nájemné není vždy uvedeno jako jednotná částka, ale zejména u nájmů nemovitostí se skládá z více složek. V těchto případech je potřeba rozhodnout, jestli konkrétní složku ve výpočtu zohlednit, či nikoliv, některé z nich se navíc pravidelně zvyšují v závislosti na inflaci.

2. Úsudky ohledně doby nájmu. Smlouvy často obsahují opce na prodloužení či zkrácení, u kterých musí firma vyhodnotit, zda je přiměřeně jisté, že jich využije. Zvláštní problematikou jsou pak smlouvy na dobu neurčitou, zejména u nájmů nemovitostí. IFRS 16 totiž explicitně neuvádí, jak u těchto smluv vyhodnotit dobu nájmu, na jejímž základě se následně vypočítá výše práva k užívání aktiva a závazku z leasingu. Management tak musí provést úsudek, který může mít podstatný vliv na výkaz o finanční situaci a pravděpodobně bude velice pečlivě posuzován také auditorem.

3. Excel často nestačí. Po vytvoření registru smluv se všemi potřebnými údaji dochází na výpočet práva k užívání a leasingového závazku. K prvotnímu výpočtu postačí zkušenost s prací v Excelu a znalost základních funkcí finanční matematiky. Mnoho firem se vydalo touto cestou, tedy vlastním výpočtem v Excelu. Život však přináší změny – nové smlouvy vznikají, jiné zanikají, prodlužují se, rozšiřují se nebo se naopak zkracují. Na tyto události standard IFRS 16 pamatuje a dává návod, jak o nich účtovat. Zde je ale kámen úrazu jednoduchých modelů v Excelu – pokud má alespoň částečně automatizovaně řešit i tyto situace, už to nemůže být ze své podstaty jednoduchý Excel. Jakmile k tomu začne počet smluv růst, přidají se smlouvy placené v eurech, dostane se až na limity toho, co je možné v něm udržet ve spolehlivé a zároveň transparentní podobě.

Zapomeňte na Excel – je tady dLease, chytrý pomocník při účtování o pronajatém majetku

V Deloitte jsme se proto rozhodli jít jinou cestou, a sice vytvořit SQL databázový nástroj, který nabízíme klientům pod jménem dLease. Kromě toho, že je možné v něm spravovat desítky až tisíce smluv bez dopadu na stabilitu systému, vestavěné vzorce zároveň řeší výše uvedené změny, včetně přepočtu cizích měn a automatizované indexace splátek např. dle vývoje inflace. Kliknutím na jedno tlačítko pak dLease vygeneruje report se všemi údaji potřebnými nejen k zaúčtování nájmů dle IFRS 16, ale také s údaji vyžadovanými standardem ke zveřejnění v příloze k finančním výkazům. Jako každý nový standard totiž i IFRS 16 nemá jen zvýšené nároky na účtování, ale i na zveřejnění doplňujících informací. Chcete se o dLease dozvědět více? Podívejte se na náš web.

Standard je povinný pro účetní období začínající 1. 1. 2019. Ačkoliv společnosti musely již v závěrce za rok 2018 zveřejnit očekávaný dopad tohoto standardu, mnoho z nich odkládá průběžné účtování až na chvíli sestavování účetních výkazů za rok 2019. Pokud ještě nemáte nástroj na účtování o nájemních smlouvách, doporučujeme se již teď zabývat jeho výběrem a předejít tak nepříjemným překvapením na poslední chvíli.

Článek je součástí zpravodaje dReport – září 2019, Účetní novinky.