Od 1. července 2030 bude v Evropské unii v rámci balíčku ViDA (VAT in the Digital Age) zavedena povinnost elektronické fakturace (e‑invoicing) pro veškeré přeshraniční obchody mezi podniky. ViDA je soubor legislativních změn, jejichž cílem je modernizovat pravidla DPH pro „digitální dobu“, zefektivnit výběr daně a posílit boj proti podvodům, přičemž propojuje několik navazujících opatření do ucelené reformy. ViDA stojí na třech klíčových pilířích: (i) e‑fakturace a digitální reportování (Digital Reporting Requirements, DRR) u přeshraničních transakcí, (ii) aktualizace pravidel DPH pro on-line platformy (iii) zjednodušení přeshraničního plnění povinností prostřednictvím jednotné registrace k DPH (single VAT registration), včetně rozšíření režimů typu One‑Stop‑Shop.

Prakticky to znamená, že faktury mezi plátci DPH v různých členských státech musí být vystaveny, zaslány i přijaty ve strukturovaném elektronickém formátu (např. XML), který umožňuje automatizované zpracování dat.

Řada evropských zemí zavedla elektronickou fakturaci s předstihem, a je tak už na nová unijní pravidla připravena. Jedním ze států je také Slovensko, jež e-fakturaci spouští v roce 2027, tedy příští rok. Na Slovensku má své dceřiné společnosti nebo další obchodní aktivity spousta českých firem, které se tak musí na novou povinnost připravit. Může to být pro ně dobrá příležitost, jak si vše vyzkoušet na trhu, kde mají obvykle méně aktivit a celý proces tak může být jednodušší.

K zavedení elektronické fakturace v České republice pravděpodobně dojde až v roce 2030, s účinností zmíněné evropské legislativy. Čas, který českým firmám zbývá, doporučujeme využít k přípravám. Zejména k revizi dat, a procesů souvisejících s elektronickou fakturací, k výběru vhodného nástroje a také k efektivnímu propojení různých týmů, jichž se e-fakturace dotkne, ať už jde o logistiku, finance, IT nebo obchodní oddělení.

Výhody elektronické fakturace

• Více relevantních dat. Společnosti budou mít k dispozici jak data o dodávkách, tak o svých nákladech v reálném čase a můžou zvážit, jak je dále využít pro řízení dalších procesů ve firmě.
• Efektivnější zpracování přijatých faktur. Strukturovaný, strojově čitelný formát e‑faktury umožňuje, aby ERP systémy data automaticky načetly, zvalidovaly a zaúčtovaly bez ručního přepisování, čímž se výrazně snižuje riziko chyb vznikajících při manuálním zpracování. Zároveň je možné automatizovat standardní kontrolní kroky – typicky párování faktur na objednávky a potvrzení o dodání (tzv. three‑way matching) a vyřízení výjimek pouze tam, kde se údaje neshodují.  Výsledkem je rychlejší průchod faktury procesem, vyšší kvalita dat a lepší interní kontrola nad tím, že jsou faktury hrazeny až po odpovídajícím ověření.
• Menší míra chybovosti. Strukturovaná e‑faktura umožňuje standardizované a automatizované ověření požadovaných náležitostí dle konkrétního e‑fakturačního režimu (např. povinná pole, formální náležitosti, základní logické kontroly), čímž se snižuje riziko nesouladu a usnadňuje průběžné plnění regulatorních požadavků.
• Rychlejší schvalování faktur a kratší platební cyklus. Vyšší míra automatizace umožňuje plynulejší zpracování faktur, od předání do schvalovacího workflow až po vyhodnocení výjimek podle předem nastavených pravidel. Zkrácením schvalovacího procesu se zrychluje i platební cyklus, protože se minimalizují prodlevy způsobené ručním přeposíláním, neúplnými informacemi nebo opakovaným dohledáváním podkladů
• Méně reportovacích povinností. V dlouhodobějším horizontu dojde ke zrušení výkazu souhrnného hlášení a předpokládá se významné zjednodušení výkazu kontrolního hlášení. Finanční úřad bude mít k dispozici obdobná data přímo ze systémů elektronické fakturace.

Jak by se měly začít firmy na e-fakturaci připravovat?

Přechod na povinnou elektronickou fakturaci bude mít dopad na účetní procesy, IT infrastrukturu i komunikaci s obchodními partnery. Doporučujeme zejména následující kroky:

Vtáhněte management do diskusí: Stává se, že je řešení e-fakturace vyhodnoceno jako úkol jen pro fakturační oddělení nebo DPH odborníka. Nicméně celé téma je zejména ve velkých firmách natolik komplexní, že vyžaduje propojení odborníků z více oblastí, ať už jde o finanční oddělení, obchodní oddělení či IT. Je zásadní získat podporu managementu, zdroje pro financování daného řešení apod.

Zohledněte e-fakturaci ve vašich strategických plánech: Plánujete změnu nebo upgrade účetního softwaru? Změny v personálním obsazení ve finančním týmu? Implementaci datového skladu? Hledáte pilotní projekty pro využití AI? Pak informujte svoje kolegy o blížící se povinnosti zavést e-fakturaci na Slovensku a výhledově také v České republice. Nový koncept fakturace může významně zasáhnout do řady připravovaných strategických projektů.

Začněte s předstihem mapovat možná řešení: Řešení pro e-fakturaci nabízí jak lokální dodavatelé účetních softwarů, tak i specializované softwarové firmy s globálním pokrytím, přičemž míra adaptability a flexibility jednotlivých nabízených řešení se může významně lišit. Začněte si tedy s předstihem mapovat, co zvládne váš účetní software a jaké funkcionality jsou pro váš obchodní a fakturační model nezbytné.

Zajistěte revizi kmenových dat: V rámci přípravné fáze si můžete jako domácí úkol provést revizi kmenových dat vašich obchodních partnerů, aby byla data jednotná, aktuální a zahrnovala přesné názvy společností – nezřídka se stává, že je obchodní partner v systému uveden v několika různých formátech (s diakritikou i bez ní, s odlišnou adresou provozovny, neplatným DIČ atp.). Po dokončení čištění kmenových dat doporučujeme nastavit procesy jejich průběžných kontrol například na veřejně dostupné informace z obchodního rejstříku a dalších zdrojů. Dále doporučujeme projít současný proces vystavování faktur a zpracování přijatých faktur, identifikovat slabá místa, která v současné době vyžadují manuální zpracování, případně postupy úprav či oprav původně vystavených faktur a promítnutí nestandartních úkonů do ERP systémů.

V prostředí povinné e‑fakturace zároveň roste důraz na správnost dokladu hned při vystavení. Každá následná oprava se promítá do vystavení opravného daňového dokladu (dobropisu/vrubopisu) a může významně zatížit procesy i párování dokladů. Proto je klíčové nepodcenit přípravu a nastavení kontrol hned od počátku.

Investujte do IT školení pro finanční tým: S rostoucí automatizací a zavedením e-fakturace bude nezbytné zajistit proškolení finančního týmu v oblasti práce s velkými daty a čtení a kontroly dat ve formátu XML. Obdobné požadavky by se měly promítnout také do ideálních pracovních profilů při hledání nových kolegů, případně do plánu proškolení vašich současných kolegů.

Jak vám můžeme v Deloitte pomoci?

Pokud se na vás bude od roku 2027 vztahovat povinnost e-fakturace na Slovensku, nabízíme vám naši pomoc ve výše uvedených doporučených krocích a k zajištění samotné elektronické fakturace nástroj VATOnline.  V praxi může sloužit jako „nadstavba“ nad vašimi procesy a systémy – od zachycení potřebných dat přes validace až po předání požadovaných výstupů ve správném formátu. Pro více informací se podívejte na náš web.

V České republice, kde jsme zatím ve fázi příprav, nabízíme zorganizování workshopu pro management a klíčové řídící pracovníky. Jeho cílem je vysvětlit vliv e‑fakturace a související změny plynoucí z ViDA do procesů vaší společnosti v širším kontextu, vymezit dopady na end‑to‑end procesy (prodej, nákup, logistika, finance, IT), pomoci s definicí změn ve strategických oblastech, identifikací významných rizik, včetně doporučení na zapojení důležitých týmů, datových požadavků a pomoci s vytvořením projektového plánu.

Pokud už jste ve fázi výběru řešení, nabízíme srovnávací analýzu e‑fakturačních nástrojů podle konkrétního byznysu. Pomůžeme vám přeložit regulatorní a procesní požadavky do hodnoticích kritérií (např. objemy faktur, typy toků, požadované integrace, lokální vs. celoevropský rozsah) a podpoříme celý výběr – od definice zadání a struktury výběrového řízení až po posouzení nabídek a doporučení nejvhodnější varianty.