Právo 

Whistleblowing v Česku: Povinnost zavést oznamovací linky se blíží, společnosti mohou využít outsourcingových služeb

Zdravá firemní kultura je jedním ze základních stavebních kamenů kvalitního vztahu mezi zaměstnanci a zaměstnavateli. Jak ale nastavit plnohodnotný systém compliance, který efektivně zamezí protiprávnímu a neetickému jednání a zároveň zajistí patřičnou ochranu oznamovatele případného pochybení? Vyřešit tuto otázku je cílem evropské směrnice, podle které by měly firmy zavést tzv. whistleblowingový systém. Díky němu budou moct zaměstnanci (a nejen oni) bezpečně hlásit svá podezření na nekalé praktiky uvnitř společnosti. Co implementace tohoto systému obnáší, koho se týká nebo jaké hrozí sankce v případě porušení regulace, jsme si povídali v našem livestreamu.

Evropská směrnice týkající se ochrany oznamovatelů a zavedení whistleblowingových systémů ve společnostech má být do českého právního řádu transponována do konce roku 2021. Podle stávajícího návrhu znění implementačního zákona (aktuálního k březnu 2020) musí potom firmy zavést patřičné oznamovací systémy nejpozději do konce března roku 2022. Pokud tak neučiní, případně implementovaná řešení nebudou splňovat předepsané podmínky, hrozí společnostem finanční sankce až do výše jednoho milionu korun nebo 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období.

Co je to whistleblowing a koho se týká

Povinnost disponovat whistleblowingovým systémem v praxi znamená, že firmy budou muset zavést tzv. oznamovací linky. A skrze ně budou moct oznamovatelé hlásit svá podezření na protiprávní jednání uvnitř podniku. Nutno podotknout, že pojmem „linka“ není v tomto případě myšlena specificky linka telefonní, ale jakýkoli způsob či forma kontaktu, ať už písemná, ústní či osobní. Všechny tyto kanály však musejí být ve společnostech zavedeny současně.

Zavést whistleblowingový systém budou muset soukromé společnosti i veřejné organizace. Spektrum oznamovatelů je přitom široké – využít oznamovacích linek budou moct nejen zaměstnanci, ale kdokoliv, kdo má k dané společnosti určitý vztah (například obchodní partneři, klienti, ale třeba i kandidáti na pracovní pozici, kteří neprošli výběrovým řízením). Povinností společnosti potom bude každé jednotlivé hlášení či podnět pečlivě přezkoumat.

Interní řešení vs. outsourcing

Tím se dostáváme k realizačním aspektům whistleblowingového systému. Z pohledu společností je občas kritizován pro svou administrativní náročnost spojenou se vznikem nové agendy a procesů. Řada společností však již nějakou formou systému oznamování protiprávních jednání disponuje, regulace pro ně proto bude spíše aktualizací či vylepšením existujících standardů.

Jednou z významných (a strukturálně výraznějších) novinek může být nutnost určení tzv. příslušné osoby. Jejím úkolem bude se podanými oznámeními zabývat, prošetřovat je a dávat zpětnou vazbu všem zainteresovaným osobám, včetně oznamovatele a vedení firmy. Tato osoba bude také odpovědná za celý průběh šetření.

Ačkoli zákon nepředepisuje u příslušné osoby potřebné vzdělání nebo zkušenosti, je vhodné, aby se tato osoba již v minulosti řešení podobných záležitostí v rámci svého zaměstnání věnovala. Může se jednat např. o zaměstnance z právního oddělení, oddělení compliance, oddělení řízení rizik apod., může jít dokonce i o člena vedení podniku. Pověřená osoba navíc nemusí být občanem České republiky, což nabízí, že tuto roli může v nadnárodní skupině společností zastávat jedna, ale i více osob. I samotné whistleblowingové řešení může být poskytováno na úrovni skupiny. Důležité je, aby bylo jednoduše dostupné oznamovatelům v Česku v jejich rodném jazyce.

Whistleblowing: účinný nástroj compliance nebo jen další administrativa?

„V zásadě každý nový zákon přináší do nějaké míry administrativní zátěž nebo novinky, které je potřeba minimálně hned na začátku zpracovat, což s sebou přináší určité úsilí, náklady a čas. Výsledek – jestli se bude jednat o přínos nebo jen administrativní zátěž – bude záležet hodně na tom, jak to daná společnost pojme. Pokud si bude chtít pouze splnit zákonné požadavky bez ničeho dalšího, tak to ‚jen‘ administrativní zátěž bude. Pokud si to pojme trošku šířeji jako příležitost nastavit etické prostředí, získat výhodu oproti konkurenci a chránit se před negativní reputací, tak to ve výsledku po nějakém delším čase skutečně přínosné být může.“
Petr Leyer, ředitel české pobočky Transparency International

Kvalitní whistleblowingový systém je potřeba připravit každé společnosti na míru. Při implementaci je totiž potřeba zohlednit situaci a specifika dané firmy – jedině tehdy může být systém účinný, funkční a přínosný. Podniky však nejsou nuceny zavádět oznamovací systém „na vlastní pěst“ a pokud například nemají na implementaci interní kapacitu, mohou tento proces outsourcovat. Pokud společnost zvolí cestu outsourcingu, měla by vedle finančních a organizačních (ne)výhod brát na zřetel také důvěryhodnost poskytovatele služeb, neboť ten bude pracovat s citlivými informacemi společnosti i zaměstnanců mimo její interní prostředí.

Práva a povinnosti na straně oznamovatele

Zákon týkající se whistleblowingových systémů se do hloubky věnuje také ochraně oznamovatelů. Důraz klade především na zajištění důvěrnosti. Pokud k tomu dotyčný člověk, který oznámení podal, přímo nesvolí, nesmí být prozrazena jeho totožnost. Regulace chce tímto opatřením zamezit, aby byl oznamovatel vystaven případným následným problémům na pracovišti, jako je vyčlenění z kolektivu či šikana.

Ochrana oznamovatele však není bezpodmínečná. Týká se pouze těch, kteří ohlásili podezření na nezákonné jednání v dobré víře. Pokud se prokáže, že oznamovatel jednal například s úmyslem někoho cíleně poškodit, společnost z toho může vyvodit patřičné důsledky, mimo jiné i finanční sankce. Posoudit, zda se jedná o nepravdivé či křivé obvinění, by pak mělo být úkolem již zmíněné příslušné osoby. I té by však v případě pochybení mohla být uložena sankce, a to až do výše 50 tisíc korun. Předcházet těmto a podobným situacím by měly společnosti primárně s pomocí patřičného proškolení zaměstnanců.

Zajímá vás, jakým způsobem se zavádění interních oznamovacích systémů projeví na fungování soukromých společností a veřejných organizací? Podívejte se na záznam našeho Deloitte livestreamu na téma Whistleblowing – účinný nástroj pro podporu zdravé a etické firemní kultury. Chystáte i ve své společnosti implementovat whistleblowingový systém a potřebujete pomocnou ruku? Potom neváhejte a kontaktujte naše odborníky, kteří se specializují na implementaci compliance programů a souvisejících nástrojů.

Whistleblowing Compliance
Právo 

Zákon o evidenci skutečných majitelů: trocha nových povinností, mnoho nových sankcí

Počátkem února letošního roku byl ve sbírce zákonů publikován zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů (dále také jen „ZESM“), který transponuje – byť se značným zpožděním oproti termínu, jenž uplynul již více než před rokem – požadavky unijního práva vyplývající z páté generace AML směrnice. S účinností od 1. června tak nový zákon nahradí stávající úpravu, která se doposud nachází jednak v zákoně č. 304/2013 Sb. (tzv. rejstříkový zákon), jednak v zákoně č. 253/2008 Sb. (tzv. zákon proti praní špinavých peněz). Cílem článku je upozornit na některé z hlavních novinek, které by neměly uniknout pozornosti českých právnických osob a svěřenských fondů. Už jen proto, že nový zákon nesplnění povinností postihuje velmi citelnými sankcemi. Zaměříme se přitom na nejčastější adresáty zákona, tedy společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti. 

23. 2. 2021
Daně  Právo 

Jednodušší online identifikace, nové povinné osoby nebo tvrdší sankce. Jaké novinky přinesla novela AML zákona?

Digitální technologie se těší rostoucí popularitě, přichází s nimi však ruku v ruce i nové formy kriminality, mimo jiné i v oblasti praní špinavých peněz. Boj s touto nelegální praktikou je stále náročnější, což reflektuje neustále rozšiřování právní úpravy na evropské i české úrovni. Začátkem roku 2021 vešla v účinnost novela AML zákona, která upravuje například nové povinnosti, ale i nové technologické možnosti v otázce online on-boardingu klienta, mění některé podmínky provádění kontroly klienta a přináší výrazně tvrdší sankce pro případ porušení AML zákona. Jak konkrétně se tyto změny projeví a co dalšího novela AML zákona přináší? O tom jsme si v naší panelové diskuzi povídali se zástupci z Finančního analytického úřadu. 

18. 2. 2021