AI mění způsob, jakým firmy řídí finanční procesy. Deloitte ukazuje možnosti, jak je urychlit se SAP Joule

David Hankovský, manažer v SAP týmu Deloitte, se ve své části prezentace zaměřil především na oblast Travel & Expense a možnosti využití umělé inteligence v prostředí SAP Concur. Denisa Plšková, konzultantka pro SAP Public Cloud, představila využití AI v širších finančních a účetních procesech, včetně automatizace tvorby akruálů při účetní závěrce.

Od ručního zadávání k inteligentní automatizaci

Zpracování služebních cest a zaměstnaneckých výdajů stále zahrnuje řadu manuálních a administrativně náročných činností. Zaměstnanci zadávají jednotlivé výdaje, dokládají účtenky, manažeři kontrolují a schvalují vyúčtování a finanční oddělení následně zajišťuje jejich další zpracování a zaúčtování. Právě v propojení těchto kroků vidí David Hankovský významný prostor pro automatizaci.

„Naším cílem není automatizovat pouze jednotlivé kroky, ale optimalizovat celý proces od vzniku výdaje až po jeho účetní zpracování. AI může postupně snižovat administrativní zátěž zaměstnanců, manažerů i finančních oddělení a současně přispívat k vyšší kvalitě a konzistenci zpracovávaných dat,“ vysvětluje Hankovský.

Jedním z konkrétních příkladů je automatizované zpracování účtenek a jejich párování s karetními transakcemi. Zaměstnanec může doklad jednoduše vyfotografovat prostřednictvím mobilní aplikace SAP Concur. Systém následně dokáže z účtenky extrahovat relevantní údaje a pomocí funkce Smart Matching ji propojit s odpovídající karetní transakcí.

„Zaměstnanec nemusí ručně přepisovat jednotlivé údaje z účtenky ani složitě dohledávat odpovídající karetní transakci. Technologie dokáže významnou část těchto činností automatizovat, čímž zjednodušuje práci koncovému uživateli a současně přispívá k efektivnějšímu zpracování výdajů. Vyplnění a odeslání výkazu tak místo patnácti minut trvá tři.“ popisuje Hankovský.

Přínos automatizace přitom nespočívá pouze v úspoře několika minut při zadávání jednotlivých výdajů. Ve společnostech s tisíci zaměstnanci a vysokým objemem transakcí může odstranění opakujících se manuálních činností představovat významnou úsporu administrativní kapacity.

AI pomáhá manažerům zaměřit se na skutečně důležité výdaje

Další významnou oblastí je kontrola a schvalování zaměstnaneckých výdajů. Tradiční přístup často vyžaduje, aby manažer kontroloval jednotlivé položky výdajového reportu, a to i v případech, kdy transakce odpovídají interním pravidlům společnosti.

Pokročilé automatizované kontroly a AI nástroje však mohou pomoci identifikovat potenciální nesrovnalosti, nestandardní transakce nebo výdaje, které vyžadují zvýšenou pozornost.

„AI může významně podpořit také schvalovací proces. Na základě analýzy výdajů a identifikace potenciálních nesrovnalostí dokáže upozornit na transakce, které vyžadují zvýšenou pozornost. Manažeři se tak mohou zaměřit především na rizikové nebo nestandardní položky namísto rutinní kontroly každého výdaje,“ vysvětluje Hankovský.

Tento přístup otevírá prostor také pro přehodnocení samotných schvalovacích procesů. Společnosti mohou postupně přecházet k modelu, ve kterém jsou standardní a nízkorizikové výdaje zpracovávány s vyšší mírou automatizace, zatímco nestandardní případy podléhají individuální kontrole.

„Pokročilá automatizace umožňuje společnostem přemýšlet o tom, zda je skutečně nutné, aby každý výdaj procházel stejným schvalovacím procesem. Pokud jsou splněna interní pravidla a odpovídající kontrolní mechanismy, může být část standardních transakcí zpracována automaticky. Vždy však záleží na konkrétních požadavcích a kontrolním prostředí dané organizace,“ doplňuje Hankovský.

Pro finanční oddělení to může znamenat nejen úsporu času, ale také konzistentnější uplatňování interních pravidel a lepší zaměření kontrolních kapacit na skutečně rizikové oblasti.

SAP Joule mění způsob, jakým zaměstnanci komunikují s podnikovými systémy

Vedle automatizace samotného zpracování výdajů se umělá inteligence stále výrazněji prosazuje také v oblasti uživatelské zkušenosti. Jedním z příkladů je AI asistent SAP Joule, který umožňuje uživatelům komunikovat s podporovanými podnikovými aplikacemi prostřednictvím přirozeného jazyka.

Namísto složitého vyhledávání konkrétních funkcionalit nebo informací v systému mohou zaměstnanci využívat konverzační rozhraní a zadávat požadavky podobně jako při běžné komunikaci.

„SAP Joule představuje významný posun ve způsobu, jakým uživatelé pracují s podnikovými aplikacemi. Zaměstnanec nemusí vždy přesně vědět, kde se konkrétní informace nachází nebo jakou funkcionalitu má použít. V rámci dostupných scénářů může jednoduše formulovat svůj požadavek a systém mu pomůže získat potřebné informace nebo provést příslušnou činnost,“ vysvětluje Hankovský.

V oblasti Travel & Expense může takový přístup usnadnit například práci s výdajovými reporty, vyhledávání relevantních informací nebo orientaci v jednotlivých procesech.

Další potenciál představuje propojení AI s interními znalostními zdroji společnosti, například s cestovními politikami a pravidly pro zaměstnanecké výdaje.

Pokud společnost disponuje odpovídající integrací a správně nastavenými přístupovými oprávněními, může AI pomáhat zaměstnancům s vyhledáváním a interpretací relevantních interních pravidel.

„Představme si zaměstnance, který plánuje služební cestu z Prahy do New Yorku a potřebuje zjistit, jaké limity nebo podmínky se na jeho cestu vztahují. Namísto manuálního procházení interních směrnic může prostřednictvím AI asistenta získat relevantní informace během několika okamžiků,“ uvádí Hankovský.

V závislosti na konkrétním řešení mohou být některá pravidla navíc zohledňována přímo během plánování nebo rezervace služební cesty. Rozsah dostupných funkcionalit přitom závisí na architektuře řešení, konfiguraci, dostupných integracích a interních procesech společnosti.

Spolehlivost AI závisí také na kvalitě dat a nastavení procesů

S rostoucím využíváním umělé inteligence ve finančních procesech přirozeně vyvstává otázka přesnosti a spolehlivosti automatizovaného zpracování.

Technologie využívající AI zaznamenaly v posledních letech významný pokrok, zejména v oblasti zpracování dokumentů, extrakce informací a identifikace potenciálních nesrovnalostí. Přesto nelze předpokládat, že automatizované systémy budou za všech okolností zcela bezchybné.

„Technologie využívající umělou inteligenci dosáhly v posledních letech významného pokroku. Přesto je důležité počítat s tím, že žádné automatizované řešení není zcela bezchybné. Výsledná spolehlivost závisí nejen na použité technologii, ale také na kvalitě vstupních dat, nastavení procesů a odpovídajících kontrolních mechanismech,“ vysvětluje Hankovský.

Právě kvalita vstupních dat a správně navržené procesy představují jeden z klíčových předpokladů úspěšného využití AI v podnikovém prostředí.

Bezpečnost firemních dat zůstává klíčovou prioritou

Vedle přesnosti patří mezi nejčastěji diskutovaná témata také bezpečnost dat a způsob jejich zpracování. Zejména v oblasti finančních procesů společnosti pracují s citlivými podnikovými informacemi a potřebují mít jasně definováno, jakým způsobem s nimi jednotlivá AI řešení nakládají.

„V praxi se často setkáváme s otázkami týkajícími se bezpečnosti dat. Společnosti chtějí vědět, jaké informace AI zpracovává, kde jsou tato data uchovávána, kdo k nim má přístup a zda mohou být využívána k dalším účelům. Jde o zcela legitimní otázky, které je potřeba řešit již při návrhu samotného řešení,“ říká Hankovský.

Podniková AI řešení společnosti SAP jsou poskytována v rámci definovaných bezpečnostních, technických a smluvních podmínek. Konkrétní způsob zpracování dat, jejich uchovávání a případné využití v rámci AI služeb je však nutné posuzovat podle konkrétního produktu, jeho konfigurace a příslušných smluvních podmínek.

Důležitou součástí implementace proto není pouze technická aktivace AI funkcionalit, ale také správné nastavení přístupových oprávnění, datové governance a odpovídajících bezpečnostních mechanismů.

AI nachází uplatnění také přímo v účetnictví

Možnosti umělé inteligence se však neomezují pouze na služební cesty a zaměstnanecké výdaje. Na konferenci SAP NOW představila konzultantka Deloitte Denisa Plšková také využití AI v účetních procesech, konkrétně při tvorbě akruálů v rámci pravidelné účetní závěrky.

Tvorba akruálů patří mezi činnosti, které se v mnoha společnostech pravidelně opakují a mohou vyžadovat značné množství manuální práce. AI může na základě dostupných historických údajů a účetních pravidel pomáhat s přípravou návrhů, které následně podléhají kontrole odpovědného pracovníka.

„Jde o jednu z činností, které se pravidelně opakují při každé měsíční účetní závěrce. AI může využít historická data a předchozí účetní postupy k přípravě návrhů akruálů, které následně účetní zkontroluje a případně upraví,“ vysvětluje Denisa Plšková.

Podle jejího odhadu může v závislosti na charakteru a nastavení konkrétního procesu potenciální časová úspora při automatizaci tvorby akruálů dosahovat přibližně 60 až 80 %.

Tento příklad ukazuje, že AI může přinášet hodnotu nejen zaměstnancům a manažerům při každodenních administrativních činnostech, ale také specialistům ve finančních odděleních při odborně náročnějších procesech.

Úspěšné využití AI není pouze otázkou technické aktivace

Přestože se dostupnost AI funkcionalit v prostředí SAP postupně rozšiřuje, jejich úspěšné zavedení vyžaduje více než samotné technické zprovoznění.

SAP Joule a související AI scénáře mohou mít odlišné technické, licenční a integrační předpoklady. Náročnost jejich aktivace proto závisí na konkrétním systémovém prostředí a požadovaném rozsahu funkcionalit.

„Samotná technická aktivace Joule může být při splnění potřebných předpokladů relativně rychlá. Klíčové je však správné nastavení prostředí, oprávnění, dostupných AI scénářů a případných integrací tak, aby řešení přinášelo očekávanou hodnotu v každodenních procesech,“ vysvětluje Hankovský.

Z pohledu společností je proto důležité nejprve identifikovat procesy, ve kterých může AI přinést konkrétní a měřitelnou hodnotu. Teprve následně má smysl rozhodovat o vhodných technologiích, jejich integraci a způsobu nasazení.

Budoucnost finančních procesů spočívá v inteligentní automatizaci

Příklady prezentované na konferenci SAP NOW ukazují, že umělá inteligence postupně mění nejen způsob práce s jednotlivými podnikovými aplikacemi, ale také samotné fungování finančních procesů.

Od automatického zpracování účtenek přes inteligentní kontrolu výdajů až po podporu účetních činností se otevírá prostor pro efektivnější využívání lidských kapacit, vyšší transparentnost a konzistentnější uplatňování interních pravidel.

„Největší přidanou hodnotu AI vidím v tom, že dokáže zaměstnance postupně zbavovat rutinních administrativních činností. Lidé se tak mohou více soustředit na práci, která skutečně vyžaduje jejich zkušenosti, odborné znalosti a rozhodování. A právě tímto směrem se podle mě budou podnikové finanční procesy v následujících letech ubírat,“ uzavírá David Hankovský.

Budoucnost AI ve financích tak nespočívá pouze v automatizaci jednotlivých úkolů, ale především v postupné transformaci způsobu, jakým společnosti pracují s daty, řídí své procesy a přijímají rozhodnutí. Technologie jako SAP Concur, SAP Joule a další nástroje SAP Business AI mohou v této transformaci sehrát významnou roli. Skutečný přínos však bude záviset na jejich smysluplném propojení s konkrétními potřebami jednotlivých organizací.

Zajímá vás více? Mrkněte na naše webové stránky anebo se ozvěte rovnou našim expertům Davidu Hankovskému nebo Denise Plškové.