Firmy už nechtějí jen digitalizovat. Chtějí využít AI ve svých procesech

Co dnes SAP ve firmách vlastně představuje? K čemu slouží?

Většina firem dnes využívá SAP pro své nejdůležitější procesy. Pokrývá oblasti jako objednávky, fakturace, nákup, výroba nebo finanční uzávěrky. Historicky šlo především o transakční systém – tedy o zaznamenávání toho, co se ve firmě stalo. Očekávání se ale výrazně změnila. S nástupem moderních technologií a umělé inteligence už nestačí data pouze evidovat. Společnosti očekávají, že jim SAP pomůže s rozhodováním, poskytne relevantní informace a podpoří management při řízení společnosti.

SAP aktuálně pracuje s vizí takzvaného autonomního podniku. V takovém prostředí by aplikace neměly informace pouze shromažďovat, ale také automatizovat rutinní činnosti a podporovat některá rozhodnutí. Neměly by pouze upozornit na problém, ale také navrhnout řešení a tam, kde je to vhodné a bezpečné, pomoci s jeho provedením.

Je tedy právě teď vhodná doba přemýšlet o implementaci nebo modernizaci SAPu?

Pro řadu firem ano. Často se mluví především o úspoře lidské práce, ale podstatnější je možnost přesunout kapacity k činnostem s vyšší přidanou hodnotou. Typicky to vidíme v podpůrných oblastech, jako jsou finance, administrativa nebo plnění regulatorních požadavků. Moderní technologie mohou převzít část rutinní práce a lidem uvolnit prostor pro činnosti, které skutečně podporují byznys.

Navíc se výrazně změnilo i očekávání firem. Ještě před několika lety byla hlavním tématem digitalizace. Dnes už se firmy neptají, jestli AI využívat. Zajímají je konkrétní scénáře, kde jim dokáže ušetřit čas, zjednodušit práci nebo zlepšit rozhodování.

Takže AI je dnes jedním z hlavních důvodů, proč firmy změnu řeší?

Rozhodně. Firmy chtějí nové možnosti využít prakticky, ale současně nechtějí zaostat za konkurencí. Často se nás ptají, co už funguje jinde, jak daleko jsou ostatní společnosti a jaké zkušenosti s AI získaly. Ve financích může umělá inteligence například pomoci vysvětlovat odchylky, identifikovat neobvyklé transakce nebo připravovat podklady pro rozhodování. Podstatné je, aby nešlo jen o samostatný nástroj, ale o součást konkrétního firemního procesu.

A s jakými problémy za vámi zákazníci nejčastěji přicházejí?

Často mají poměrně jednoduché zadání: potřebujeme implementovat SAP nebo potřebujeme systém modernizovat. Když se ale podíváme hlouběji, téměř vždy existuje konkrétní byznysový důvod. Firma mezitím vyrostla, prošla akvizicemi, vstoupila na nové trhy nebo potřebuje podporovat procesy, které dříve vůbec neřešila.

Nejde přitom pouze o samotné ERP. Stále častěji řešíme také specializované nástroje z ekosystému SAP, například SAP Concur, který pomáhá digitalizovat správu služebních cest a výdajů. Právě tyto procesy bývají v řadě firem stále z velké části manuální, nepřehledné a administrativně náročné. Digitalizace pak dokáže ušetřit čas zaměstnancům i finančním týmům a zároveň zlepšit kontrolu nad náklady.

Jak dlouho dnes taková implementace systému SAP trvá?

Hodně záleží na rozsahu a připravenosti dané společnosti. U standardního cloudového ERP řešení SAP pro jednu společnost máme zkušenost i s implementací během čtyř měsíců. Bylo to možné díky využití přednastavených procesů a doporučených postupů, které nebylo nutné znovu navrhovat od začátku. U transformačních projektů mezinárodních skupin působících v několika zemích se naopak běžně bavíme o několika letech.

Čtyři měsíce zní poměrně rychle. Čím to bylo možné?

Především tím, že zákazník využil standardní možnosti systému a nesnažil se za každou cenu všechno upravovat na míru. Velmi často totiž nejvíce času nezabere samotné nastavení systému, ale rozhodování uvnitř firmy. Jednotlivá oddělení mají různé představy o tom, jak by procesy měly fungovat. Pokud se společnost dokáže rychle shodnout, lze celý projekt výrazně urychlit. Důležitá je také rychlost, s jakou začne řešení přinášet reálný přínos, tedy takzvaný time to value. Zákazníci už nechtějí čekat několik let na první viditelné výsledky.

Jak velká firma musí být, aby pro ni SAP dával smysl?

Nejde ani tak o počet zaměstnanců jako o složitost a rozsah podnikání. Díky cloudovým technologiím se hranice výrazně posunula. Dříve byl SAP často spojován především s největšími korporacemi. Dnes vidíme, že velmi dobře funguje i pro středně velké společnosti. Výhodou je, že získají přístup k řešením a osvědčeným postupům vycházejícím ze zkušeností napříč odvětvími a velikostmi firem, aniž by si vše musely samy vyvíjet.

A jak firma vlastně pozná, že nastal čas na změnu?

Jedním z nejčastějších signálů je situace, kdy lidé používají systém jen jako zdroj dat, ale reporty vytvářejí v Excelu, schvalování řeší e-mailem a výsledky do systému zapisují až zpětně. Dalším varováním je neschopnost rychle reagovat na změny. Pokud každá úprava procesu trvá měsíce, současný systém pravděpodobně přestal odpovídat potřebám firmy.

Co bývá při implementaci nejtěžší?

Nejdůležitější je pochopit, že implementace SAPu není primárně IT projekt. Je to transformační projekt celé společnosti. Když projekt nepřinese očekávaný výsledek, příčinou obvykle nebývá samotná technologie. Největší výzvou je lidská stránka změny. Každé oddělení má vlastní priority a vlastní pohled na fungování firmy. Pokud se organizace nedokáže sjednotit na společném cíli, začnou vznikat komplikace. Změnové řízení je proto zásadní součást úspěšné implementace.

Setkáváte se s tím, že si zákazníci chtějí zachovat původní způsob fungování?

Ano, a je to úplně běžné. Naším cílem ale není zákazníkovi říkat, že všechno dělal špatně. Nejprve chceme pochopit, proč konkrétní proces používá. Někdy jde skutečně o konkurenční výhodu a dává smysl ji zachovat. Jindy je důvodem spíše zvyk nebo neochota podívat se na proces jiným způsobem. Úspěch projektu proto často stojí na schopnosti najít rovnováhu mezi best practice a specifickými potřebami klienta.

Jak to popisuješ, velká část práce je o komunikaci a přesvědčování lidí. Musí být SAP konzultant tak trochu i psycholog?

Do určité míry určitě ano. Vedení firmy často ví, proč změnu potřebuje. Zaměstnanci ale přirozeně mohou mít obavy z nového systému nebo nového způsobu práce. Úspěšná implementace proto není jen o technologii. Je také o komunikaci, vysvětlování a zapojení lidí do celého procesu.

Co klientům přináší spolupráce právě s Deloitte?

Na projekt se nedíváme pouze jako na implementaci technologie. Klient při něm často současně mění procesy ve financích, reportingu, analytice nebo dalších oblastech. Výhodou Deloitte je, že dokážeme technologické know-how propojit s byznysovým, daňovým a regulatorním pohledem. Nechceme být jen implementátorem systému, ale partnerem, který klientovi pomůže zvládnout celou změnu.

A trochu odlehčeně na závěr – co tě osobně na práci v SAPu baví nejvíc?

Nejvíc mě baví, že každý projekt nás zavede do jiné firmy a jiného odvětví. Musíme pochopit, jak daný byznys skutečně funguje, a najít způsob, jak mu technologie může konkrétně pomoci. Právě to propojení technologií, procesů a lidí je pro mě na SAPu nejzajímavější. A teď je navíc fascinující sledovat, jak rychle do této oblasti vstupuje umělá inteligence.

Zajímá vás konkrétní zkušenost našeho zákazníka s implementací SAP Concur? Poslechněte si podcast o tom, jak firmy digitalizují správu služebních cest a výdajů.