Právo 

10 tipů, jak digitalizovat uzavírání transakcí

Asi je zbytečné uvádět tento článek povídáním o přínosech digitalizace. Co si budeme nalhávat, digitalizace je sexy, digitalizace je nutná. Společnosti, které se nesnaží dostat své zákazníky místo do poboček k počítačům či mobilním telefonům a prodat jim své produkty či služby plně online, jsou dnes za dinosaury. A stejně jako v pradávné době i dnešní dinosauři se zdají být odsouzeni k budoucí záhubě.

Ačkoliv digitalizace není úplně raketová věda, nelze říct, že je možné ji zvládnout se zavřenými očima. Alespoň základní znalosti či jistá zkušenost jsou dobrými předpoklady pro úspěšný přechod k modernímu způsobu podnikání. U nás v Deloitte Legal pomáháme klientům přecházet na vzdálené uzavíraní transakcí již delší dobu, a proto jsme se rozhodli, že se s vámi podělíme o 10 tipů, jak na to.

1. Zohledněte rozdíly mezi papírovou a elektronickou podobou 

Vždy když se potkám s novým klientem a začínáme se bavit o digitalizaci, nejdříve se zaměříme na její základní princip. Tradiční způsoby uzavírání obchodů a papírový svět mají své zažité konvence a mechaniky. Obecně se může zdát, že tyto konvence a mechaniky lze jednoduše přenést do elektronického světa. Nicméně z mé zkušenosti by takový postup zůstal tzv. na půli cesty.

Příkladem může být klasický vlastnoruční podpis, který skýtá výhodu v tom, že vzniká pohybem ruky dané osoby a tento proces nelze nijak nahradit. Elektronické podpisy vznikají na základě elektronických podpisových certifikátů a/nebo po elektronické autorizaci. Zde je hned patrný rozdíl, že i když by takové certifikáty či přístupové údaje měly být zabezpečené, jejích únik a následné zneužití teoreticky nastat může.

Na druhou stranu vám ale elektronické podpisy (vyjma nejnižších úrovní) zabezpečí výsledný dokument proti následným změnám. U ručně sepsaných papírových smluv naopak nelze teoreticky vyloučit následné dopsání části textu. Z výše uvedených příkladů je patrné, že jak papírová, tak elektronická podoba má své výhody a nejlepším postupem je cíleně z těchto výhod těžit a vždy si vybrat tu podobu jednání, která je pro daný případ vhodnější. 

2. S elektronickými dokumenty jen elektronicky 

Přirozeným rozvedením předchozího tipu je doporučení nemíchat papírový a elektronický svět. Jednoduše řečeno, vytisknout dokument s elektronickým podpisem a pak ho „dopodepsat“ ručně není ideální, stejně jako není ideální naskenovat papírový návrh smlouvy s vlastnoručním podpisem protistrany a pak ke scanu připojit elektronický podpis.

3. Zvolte úroveň elektronického podpisu podle významu transakce 

Pokud se rozhodnete pro přechod k elektronickým podpisům, pak mám pro vás zprávu, že elektronické podpisy mají několik úrovní. Od tzv. prostých podpisů přes zaručené a uznávané až po nejvyšší formu tzv. kvalifikovaného elektronického podpisu. Zjednodušeně platí, že čím vyšší úroveň, tím lepší zabezpečení proti zneužití, avšak někdy za cenu menší intuitivnosti a uživatelské přívětivosti jeho používání.

Každá úroveň však bude mít své uplatnění v příhodné situaci. Pokud zrovna nebudete podepisovat největší transakci svého života, ale například si se svým kamarádem e-mailem potvrdíte malou půjčku ve výši 100 Kč, budou nižší úrovně elektronických podpisů praktičtější volbou.

4. Nebojte se kvalifikovaných podpisů 

Nicméně pokud se bude jednat právě o větší transakci, kvalifikované podpisy byly navrženy tak, aby zabezpečily podepisující strany proti podvodům či jiné právní nejistotě. A ačkoliv se může zdát, že „kvalifikované podpisy jsou komplikované“, ve skutečnosti často postačí pouze jedna návštěva u jedné ze tří českých certifikačních autorit a je hotovo. Navíc minimálně jedna česká certifikační autorita má pobočky tzv. na každém rohu.

5. Můžete využít i tzv. podpisové platformy 

V dnešní době již rozhodně neplatí, že si za každých okolností musíte „obstarat elektronický podpis“ sami a následně jím podepisovat. Na trhu existuje spousta služeb umožňujících elektronické podepisování – tzv. podpisové platformy. Zde pouze pozor na to, že není podpisová platforma jako podpisová platforma. Stejně jako existuje několik úrovní elektronických podpisů, i podpisové platformy nabízejí různé úrovně elektronického podepisování, a někdy dokonce stejná platforma může existovat v několika variantách.

6. Úroveň podpisu nejlépe poznáte přímo ve výsledném elektronickém dokumentu 

Pokud se rozhodnete digitalizovat, neznamená to, že elektronicky budete podepisovat pouze za vaši společnost. Zároveň patrně budete rovněž přijímat elektronicky podepsané dokumenty od vašich obchodních partnerů.

Nejlepším způsobem, jak poznat, jakou úroveň podpisu vám partner poslal, je naučit se poznávat tyto úrovně přímo v zaslaném elektronickém PDF dokumentu.

7. Připravte se na budoucí prokazování úrovně podpisu 

Našim klientům, zejména větším společnostem, nezřídka pomáháme při zavádění středních (zaručených) úrovní podpisů. Jedná se o podpisy, které zajímavě kombinují rozumnou míru bezpečnosti a uživatelské přívětivosti. Nejdůležitější u zaručených podpisů je správné provázání podpisu na podepisující osobu, vytvoření tzv. auditní stopy a příprava postupu pro prokazování úrovně podpisu v případě sporu.

8. Poraďte se o možnosti digitalizace ve specifických oblastech 

Předchozí tipy se vesměs týkají přechodu na digitalizaci obecně. Existuje však několik málo specifických oblastí, kde mohou existovat zvláštní požadavky na úroveň podpisu (např. oblast HR, koupě nemovitosti apod.). Zpravidla postačí se pouze poradit s odborníkem na danou oblast, nicméně digitalizovat lze i v těchto oblastech.

9. Nezapomeňte na archivaci 

Pokud jsem v prvním tipu zmínil rozdíly mezi papírovým a elektronickým světem a zdůraznil, že v elektronickém světě je potřeba se chovat elektronicky, pak v devátém tipu navazuji připomenutím, že elektronické smlouvy je taky vhodné archivovat elektronickými způsoby. U vyšších úrovní podpisů to nemusí nutně znamenat, že elektronická smlouva se pouze „nechá v počítači“, ale potřebu archivace s přehledem vyřeší služba elektronické archivace.

10. Využijte digitalizaci jako příležitost  

Pokud úspěšně přejdete na elektronické uzavírání obchodů, otevřou se vám možnosti pro další zefektivnění vašeho podnikání. Můžete zrychlit kontakt se zákazníky, odbourat transakční náklady či zjednodušit agendu svým zaměstnancům. Tyto možnosti určitě využijte a nezůstaňte pouze při tom, že jste začali využívat elektronické podpisy. Byla by to velká škoda.

Článek vyšel 21. června 2022 na webu Info.cz. (redakčně upraveno)

Digitalizace

Nadcházející akce

Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.

    Zobrazit vícearrow-right