Obvyklou motivací pro automatizaci bývají úspory provozních nákladů a snížení podílu lidské práce. Stále významněji se však do návratnosti investic do automatizace promítají i jiné faktory – a především rizika. V době pandemie a nečekaných geopolitických turbulencí firmy spatřují v automatizaci a robotizaci nástroje omezení nebo eliminace rizik zásadních pro jejich „business continuity“. Vývoj světové ekonomiky ovšem přináší řadu nových výzev, které velké investice komplikují a prodražují. Průmyslová inflace, nedostatek kapacit dodavatelů, nedostupnost klíčových materiálů a komponentů – to jsou vlivy, které musíme při investicích do automatizace pečlivě zvažovat.
Projekty automatizace jsou často komplexní a poměrně složité, a proto vyžadují zapojení mnoha zaměstnanců společnosti, jejího vedení a často i expertního týmu konzultantů. Úspěšné zvládnutí mívá úskalí, proto jsme definovali sedm klíčových tipů pro úspěšný proces automatizace v logistice.
1. Prověřte a změňte existující procesy
V úvodní fázi automatizačních projektů je klíčové dobře analyzovat stávající procesy a získat dostatečný přehled o stavu, v jakém se vaše logistika nachází. Ze získaných dat můžete odhalit neefektivity, jež je potřeba v budoucím stavu odstranit, a zjistíte, které procesy či struktury můžete optimalizovat. Automatizace nemusí být vždy nutným, respektive tím nejlepším řešením dané oblasti. Je správné být na to připraven, a pokud se neprokáže jednoznačný přínos konkrétního projektu, doporučujeme uložit jej pro vhodnější dobu nebo ho zcela shodit ze stolu.
2. Zpracujte důkladný business case
Do automatizace je dobré se pustit tehdy, prokazuje-li dobře zpracovaný „obchodní případ“ (business case) přínosy a návratnost investice. Business case musí kalkulovat se všemi položkami kapitálových/investičních nákladů (CAPEX), provozních nákladů (OPEX) a s finančně ohodnocenými riziky a příležitostmi daného investičního záměru. Pořízení samotné technologie může přitom tvořit jen zhruba polovinu CAPEX nákladů. Zbývající část obvykle tvoří přidružené náklady, jako například stavební projektová připravenost (včetně požární bezpečnosti), samotné stavební náklady, procesní připravenost, IT systémy, infrastruktura a integrace, náklady spojené s konzultacemi a poradenstvím a podobně. V oblasti OPEX pak významné položky tvoří údržba a obnova technologií (zejména v delším časovém období). Je vhodné myslet i na náklady spojené s řešením přechodného období během výstavby. Součástí přípravy projektu by mělo být vytvoření jasného zadání pro potenciální dodavatele a nastavení hodnoticích kritérií, přičemž cena by neměla být hlavním rozhodovacím parametrem.
3. Nezapomeňte na lidský faktor a dobrou komunikaci
Projekty automatizace jsou často dlouhodobé a vyžadují silného projektového manažera a jeho full time nasazení. Také je důležité, aby všechna oddělení společnosti, kterých se bude automatizace přímo týkat, byla do projektu zapojena již v přípravných fázích. Ostatně, správná interní komunikace uvnitř společnosti je důležitým předpokladem pro hladký průběh daného projektu. Pokud by nebyl celý tým s projektem patřičně seznámen, mohlo by dojít ke zpomalení implementace projektu a někteří členové týmu by z různých důvodů mohli proces i blokovat, což by vedlo k průtahům a vícenákladům.
Především u menších firem pak bývá obvyklé určité pozice věnující se automatizačním projektům outsourcovat, protože potřební odborníci často nebývají součástí standardního týmu pracovníků nebo současní zaměstnanci nemají na daný projekt dostatečnou kapacitu. Druhou možností je včas hledat vhodné nové pracovníky.
Spuštěním automatického skladu si ale neoddechnete. Pro projektový (nebo náběhový) tým sice aktivity pomalu končí, ale jejich agendu je nutné předat operativě, která se bude o sklad starat v běžném provozu. Nepodceňte předání aktivit a správné zaškolení obsluhy, aby nevznikla mezera ve znalostech.
Zcela samostatnou kapitolou je pak údržba, s níž souvisí zvolení správného formátu údržby (full-service dodavatele či využití vlastních zdrojů), zajištění sady prvního vybavení či případné zalistování náhradních dílů.
4. Pracujte se scénáři budoucnosti
Automatizace je mnohdy náročná na vstupní investice – to asi není nutné zdůrazňovat. Z tohoto důvodu je vhodné připravit v rámci studie proveditelnosti výhledy do budoucna s důrazem na růst v průběhu času, respektive požadavky na budoucí skladovou kapacitu nebo jiný klíčový ukazatel, například požadovaný průtok skladu, a projekt připravit v několika odpovídajících fázích. Cílem této části studie proveditelnosti je prověřit možnost škálování skladu včetně automatické technologie a definovat předpoklady, které musí být splněny. Jinými slovy jde o to postavit v první fázi sklad o určité kapacitě (či průtoku) s možným rozšířením skladu ve fázi další. Tím zajistíte, že budete mít sklad přesně odpovídající potřebám – bez zbytečně velkých rezerv pro budoucí stav – a investice budou rozděleny do více milníků.
5. Nepodceňujte řízení rizik
Každý projekt nese svá rizika. S těmito riziky je nutné v rámci celého projektu pracovat: pojmenovat je, analyzovat a připravit adekvátní opatření (mitigation). Kromě projektových rizik musíme zvažovat i možná provozní technologická rizika – ani u automatizované technologie nelze očekávat, že bude naprosto funkční a „bezprostojová“. Stejně jako u konvenční techniky není ani u automatizace spolehlivost a pohotovost stoprocentní a je potřeba počítat i s výpadky. Kromě samotné technologie představují velké riziko i obaly, jejich provedení, kvalita a standardizace balení – robot se nezastaví kvůli poruše, ale mnohem častěji z důvodu špatně zabalené a zhroucené palety. Podle toho, jak je samotné zařízení kritické pro návazné procesy společnosti, je nezbytné vytvořit nouzové koncepty, které zabezpečí zachování provozu, pomohou v případě nepříznivého vývoje událostí minimalizovat případné škody a uspíší návrat k normálu.
Nedílnou součástí celého projektu musí být i zkušební provoz, na kterém se určitě nevyplatí šetřit časem. Samotné spuštění automatizace bývá obvykle výkonově škálováno tak, aby byl zaručen hladký náběh do ostrého provozu.
6. Připravte se na komplexnost řešení
Při přípravě automatické technologie je třeba zaměřit se na procesy, které předcházejí automatizaci a navazují na ni. Mnohdy je nutné nejen zapojit i jiná oddělení ve společnosti, ale často také přimět ke spolupráci své dodavatele. Například dohodnout se s dodavatelem na změně balení, případně označení zboží/materiálu (etiket) tak, aby ho snadno a bez úprav mohla zpracovávat automatizovaná technologie.
Se spuštěním automatizovaného skladu je spojená i zvýšená administrativa společnosti, zejména co se tvorby interní dokumentace týče. Jde například o takové dokumenty, jako je provozní řád skladu, pracovní instrukce, balicí předpisy apod.
7. Začněte včas
Projekty automatizace by neměly být poháněny pouze pocitem, že automatizace je v dnešní době trendy. Důležité je mít takové projekty podložené daty. Pokud zadavatel automatizační technologie neprovozuje tzv. data-driven business, což se i v dnešní době stále děje, je potřeba začít klíčové ukazatele sledovat včas a sbírat data, která je později možné analyzovat a využít pro správné naplánování projektu.
S projektem je prostě dobré začít včas. Zadavatel má před sebou prvotní analýzu (případně tvorbu studie proveditelnosti), přípravu a obhajobu budgetu, přípravu technického zadání, samotné výběrové řízení a mnohdy časově náročné interní procesy v oddělení nákupu. Nepočítejte s tím, že realizace projektu začne ihned po vyhodnocení výběrových řízení – velká rizika zpoždění se skrývají ještě ve fázi smluvního ujednání (contracting). Přípravné aktivity zaberou nezřídka i jeden celý rok, a to se ještě ani „nekoplo do země“, ať už obrazně, či doslova.
Poté přichází na řadu samotná realizace, která může v případě složitějších projektů pro plně automatizovaný sklad (AS/RS) trvat až 18 měsíců, a to nepočítáme čas strávený nad stavebním projektem v případě, že AS/RS projekt instalujete do nově stavěné haly. Zkušenosti z posledních let naznačují, že dodavatelé i zákazníci podceňují rizika růstu cen a časové dostupnosti kapacit dodavatelů. Tyto vlivy mohou snadno prodražit i již běžící projekty o vyšší desítky procent CAPEX nákladů a prodloužit průběžnou dobu realizace.
Článek vznikl ve spolupráci se společností Logio s.r.o., spoluautory textu jsou Jan Žižka, Consultant, a Tomáš Hladík, Senior Consultant a Project Manager.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
