Jaká je vaše výchozí pozice?

Vyúčtování a náhrada cestovních výdajů a výdajů zaměstnanců je obecně řečeno součástí účetnictví a našich závazků vůči zaměstnancům. Při vykazování náhrad cestovních výdajů a jejich vyúčtování je třeba myslet na platné účetní a daňové předpisy. Zaměřme se nyní na porovnání moderního digitalizovaného procesu s tradičním zpracováním cestovních výdajů.

• Moderní proces zpracování cestovních výdajů

Tento proces automatického zpracování účtenek je již téměř dvě desítky let předmětem neustále se rozšiřující digitalizace. Stále častěji jsou dodané papírové účtenky a faktury naskenovány, načteny pomocí programů pro rozpoznávání textu (OCR technologie) a podrobeny automatickým nebo částečně automatickým kontrolám. V případě, že nebyly systémem identifikovány abnormality, dojde k jejich automatickému zprocesování, zaúčtování a proplacení zaměstnancům. Jde o sofistikované a efektivní zadání cestovního příkazu a výdajového reportu jak ve webovém rozhraní, tak v mobilní aplikaci, taktéž zaslání e-mailové notifikace zainteresovaným osobám při změnách statusu cestovního příkazu a výdajového reportu. Firma díky digitalizaci získá rovněž cenná data a statistiky, které následně může vygenerovat v reportingových nástrojích (např. IBM – Cognos, PowerBI, Tableu) a následně zpracovávat podle svých potřeb.

• Tradiční zpracování cestovních výdajů

V mnoha firmách je zpracování cestovních výdajů dalece vzdálené plně digitalizovaným procesům. Údaje o služební cestě jsou zaznamenávány v Excelu a vytištěny, účtenky jsou přiloženy a zaslány (interní) poštou na účetní oddělení zodpovědné za správu cestovních výdajů nebo případně externím poskytovatelům těchto služeb. Tam se ručně kontroluje jejich soulad s interní směrnicí o cestovních výdajích, s formálními daňovými požadavky a zákoníkem práce. Často se stává, že k proplacení výkazů je potřeba několik e-mailových komunikací, než dojde k celkovému proplacení a zaúčtování. Celý tento proces je poměrně zdlouhavý, často decentralizovaný a chybí standardizovaná kontrola a komplexní přehled. Dodnes se digitalizace často omezuje pouze na skenování účtenek, avšak možnosti automatizace a digitalizace jsou daleko širší.

Komplikovanost těchto procesů má často dvě hlavní příčiny. Na jedné straně je to samotný proces evidence a proplácení cestovních výdajů, který je organizován decentralizovaným způsobem. Zaměstnanci vracející se ze služební cesty často předkládají k proplacení větší množství malých částek na základě účtenek a faktur z celého světa, a to od dodavatelů (věřitelů), kteří nejsou systematicky evidováni na svých dodavatelských účtech. Na straně druhé je třeba počítat s daňovými důsledky a povinnostmi, které zvyšují náročnost celého procesu.

Jaké možnosti nabízí digitalizace cestovních výdajů?

V moderním světě správy cestovních výdajů se velká část procesu digitalizuje a přesouvá do uživatelsky přívětivých IT systémů (např. SAP Concur). Digitalizovaný výkaz cestovních výdajů se vyznačuje následujícími prvky:

• Zaměstnanci zadávají své cestovní údaje přímo do webového rozhraní v cloudovém řešení, které je celosvětově a kdykoliv dostupné z jejich vlastního notebooku, nebo prostřednictvím mobilní aplikace. Cestovní údaje jsou přebírány přímo z rezervačních portálů a není nutné je manuálně zadávat.
• Papírové účtenky (účtenky za ubytování, taxi, parkování atd.) zaměstnanci okamžitě digitalizují, obvykle vyfocením pomocí chytrých telefonů již během služební cesty nebo ihned po návratu. Systém pro správu cestovních nákladů převezme rozpoznávání textu (tzv. OCR -Optical Character Recognition technologie) a díky inteligentním, učícím se algoritmům načte údaje o účtence (částka, datum, místo atd.). Dále je poté zpracuje do návrhu transakce ve výdajovém výkazu. Zaměstnanec musí pouze zkontrolovat hodnoty a opravit údaje, které nebyly přečteny správně nebo na účtence nejsou.
• Tam, kde existují odpovídající systémová rozhraní, se údaje o účtence automaticky přenášejí do systému pro správu cestovních výdajů (např. při platbě firemní kreditní kartou – AmEx, Visa/MasterCard). To výrazně snižuje jak nutnost manuálního zadání, tak i náchylnost a riziko k chybně zadané částce a měně. Použití firemní platební karty zvyšuje transparentnost, na rozdíl od transakcí placených zaměstnancem z vlastních zdrojů.
• Inteligentní kontrolní systémová pravidla zabraňují nesprávné evidenci výdajů. Zajišťují tak dodržování interních směrnic společnosti o cestovních nákladech a již při jejich zadání probíhá systémová kontrola příslušných daňových pravidel.
• V případě potřeby je možné nastavit proces schvalování cestovního příkazu digitálně, kdy se po schválení oprávněným uživatelem identifikovaným systémem propojí s výdajovým reportem a dojde k proplacení cestovních výdajů.

Co je třeba vzít v úvahu z hlediska českých zákonů?

Způsob a podmínky poskytování cestovních náhrad je upraven v zákoníku práce, zákon č. 262/2006 Sb. – Část sedmá – Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce, § 151 – § 190. Dále je třeba vzít v potaz aktuální vyhlášku o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP), §6 Příjmy ze závislé činnosti, poukazuje na náhrady cestovních výdajů, které jsou poskytnuty zaměstnanci v souvislosti s výkonem činnosti, nejsou zdanitelným příjmem do výše stanovené zvláštním právním předpisem (např. část sedmá, hlava III, zákoník práce). Pokud se například jedná o kombinaci služební cesty s cestou soukromou nebo pokud se účetní jednotka rozhodne proplatit zaměstnanci soukromé výdaje či výdaje za členy rodiny, musí proběhnout úvaha o dodanění případného benefitu na straně zaměstnance. Kromě toho musí být dodrženy formální náležitosti daňových dokladů (§ 29–30, zákon o DPH č. 235/2004 Sb.).

Z formálního a věcného hlediska by měly být mimo jiné zváženy následující body:

1. Digitalizace papírových účtenek a faktur cestujícími zaměstnanci musí splňovat zvýšené požadavky na čitelnost a schopnost vyhodnotit výsledky skenování. Proces musí být účetní jednotkou organizačně a technicky podrobně zdokumentován a zajištěn automatickými nebo manuálními kontrolami. Doklad musí splňovat formální náležitosti daňových dokladů, avšak forma může být jak papírová, tak digitální.
2. Jak údaje ze samotných výkazů cestovních výdajů, tak vyobrazení účtenek musí být uloženy neměnným způsobem po celou dobu uchovávání. Neúmyslné změny nebo ztráta dat musí být vyloučeny, stejně jako úmyslná manipulace. Zaměstnanci mohou vyfotografovat účtenky ze služební cesty nebo jiné zaměstnanecké výdaje a nahrát je elektronicky přes výdajový report pomocí některého ze systémů na správu cestovních výdajů.
3. Stejně tak musí být zajištěn přístup k datům pro daňovou kontrolu po celou dobu uchovávání. Tato skutečnost je upravena daňovými zákony a odlišuje se v závislosti na typu daně. Z hlediska cestovních výdajů se jedná zejména o cestovní příkazy a k nim související účtenky.
4. Všechna systémová rozhraní, přes která se přesouvají daňově relevantní data do systému cestovních výdajů a jsou z něj předávána do mzdových a účetních systémů, musí být zkontrolována z hlediska souladu s daňovými požadavky a účetní jednotkou zdokumentována.
5. Výpočty provedené systémem, např. část úhrad za cestovní výdaje, která podléhá dodanění v rámci mezd zaměstnanců, musí vést ke správným výsledkům ve všech scénářích, jinak hrozí neoprávněné krácení daně.
6. Stejně jako logika zúčtování (např. zúčtování části zálohy na služební cestu) musí také pravidla věrohodnosti a automatické kontroly přesně odrážet aktuální platnou legislativu, jinak jsou neúčinná nebo poskytují účetní jednotce falešný pocit bezpečí.
7. Implementace předpisů o ochraně údajů nesmí vést k předčasnému vymazání údajů, na které se vztahují požadavky na archivaci účetních a daňových dokladů.

Při splnění výše uvedených podmínek v rámci zavedení systému pro správu cestovních a zaměstnaneckých výdajů, zrevidování interních procesů a neustálé kontrole zákonných pravidel může představovat digitalizace cestovních výdajů významný přínos ke zvýšení efektivity a kontroly a současně k eliminaci chyb v rámci vedení účetnictví způsobené lidským faktorem.