„Klasické“ zpracovávání zaměstnaneckých daní je často spojeno s náročným papírováním. K tomu vedle složitosti daňové agendy samotné nepřispívá ani provázanost s dalšími administrativními činnostmi, jako je správa docházky, distribuce výplatních pásek, práce se self-service systémem nebo ticketing. Jaké konkrétní výhody z digitalizace těchto procesů plynou?

7 důvodů, proč přejít na elektronické zpracovávání zaměstnaneckých daní

1. Zaměstnanci si mohou o roční zúčtování daně požádat kdykoli a kdekoli. Nemusí tak nikde stát fronty na podpisy a předání dokumentů, vše vyřeší bezkontaktně.
2. Potřebné dokumenty lze nahrát do aplikace v elektronické podobě – zaměstnanci je mohou například oskenovat nebo vyfotit chytrým telefon.
3. HR oddělení ušetří čas se sběrem všech potřebných papírových dokumentů.
4. Formuláře obsahují osobní a citlivé údaje. V online podobě jsou však tyto informace lépe utajeny – nic se netiskne, dokumenty jsou dostupné pouze elektronicky v rámci portálu.
5. Zaměstnanec si může kdykoli ověřit, v jakém stavu je jeho zpracování daní. Veškeré dokumenty a formuláře má pohromadě a může si je i kdykoliv stáhnout do jednoho souboru.
6. Mzdové účetní mohou dokumenty pro roční zúčtování daně zpracovávat i z domova.
7. Při kontrole z finančních úřadů ušetří digitalizace dokumentů a procesů čas i náklady.

Mzdová agenda online

Deloitte nabízí vlastní chytrý nástroj pod názvem Deloitte PeoplePort, který zvládne zcela nahradit daňovou papírovou agendu. Jednoduchá aktualizace zaměstnaneckých dat, sdílení důležitých interních dokumentů, bezpečná distribuce výplatních pásek, ELDP, sledování docházky či snadná komunikace mezi zaměstnanci a HR patří mezi další funkcionality PeoplePortu.

Co je Deloitte PeoplePort?

• Cloudová aplikace, která je přístupná online 24 hodin denně odkudkoli
• Šetří čas zaměstnancům, mzdovým účetním i HR oddělení
• Plní funkci online kartotéky, papírové dokumenty už není potřeba nikde archivovat
• Obsahuje video tutoriál, textovou nápovědu a podporu zaměstnancům při uplatňování jednotlivých daňových slev a zvýhodnění
• Bezpečnost je prvním místě, samozřejmostí je proto dvoufázové ověření uživatele při přihlašování (tedy pomocí hesla a SMS kódu)
• Jde o „multi-country“ portál – lze jej využít i pro pobočky v zahraničí a je dostupný v češtině, slovenštině, angličtině, němčině a dalších jazycích
• PeoplePort byl po celou dobu vývoje v rukou IT odborníků, daňových poradců a právníků. Výsledkem je proto nástroj vytvořený po vzoru best practice a v souladu se všemi regulatorními požadavky

People Port v praxi: elektronicky a bez jediného papíru

Novému zaměstnanci je vytvořen profil, díky kterému se přihlásí do PeoplePortu. Dostupné mu jsou všechny funkcionality a možnosti, které zaměstnavatel sám zpřístupní. Doprovodný manuál a ukázková videa, jak systém používat, jsou samozřejmě vždy k dispozici.

Zaměstnanci stačí k ovládání nástroje PeoplePort jen internetový prohlížeč. Pokud se rozhodne například podat prohlášení poplatníka, zvolí příslušnou aktivitu a vyplní předem připravený formulář. Ten následně – stále v rámci prostředí PeoplePortu – odešle mzdovému oddělení. Účetní posléze dokument zkontroluje a zpracuje (schválí), případně vrátí zaměstnanci na úpravu. Celý proces tak lze uskutečnit bez jediného papíru, kompletně online a v řádu několika minut.

Nástroj PeoplePort také neustále aktualizujeme a přinášíme nové, praktické funkcionality. Jednou z nich je například podrobný záznam uživatelských aktivit (systém zaznamenává, kdy například byl formulář podán, odeslán či zpracován, kdy dorazila odpověď apod.). To je praktické nejen pro zaměstnance a HR oddělení, ale také při kontrolách z finančního úřadu. Pro komunikaci se zmíněným finančním úřadem může přijít vhod i další novinka, a sice zaslání oskenovaného potvrzení o zdanitelných příjmech v rámci PeoplePortu. Finanční úřady totiž v tomto případě nevyžadují dodání fyzických dokumentů.

A co když mzdovou agendu řešíte skrze outsourcing?

I v případě, že mzdy zpracovává pro firmu externí mzdová účtárna, má pořizování elektronického řešení smysl. Kupříkladu právě zmíněný PeoplePort je možné provázat jak s interní mzdovou účtárnou, tak s tou externí. Řešení pak funguje velice podobně, jen s tím rozdílem, že na straně interního mzdového oddělení jsou uživatelem zaměstnanci externí mzdové účtárny.

Použití PeoplePortu může mít vliv i na nákladovou stránku. Sběrem dokumentů pro roční zúčtování daně prostřednictvím tohoto nástroje je totiž možné ušetřit čas a peníze. Odpadají osobní schůzky na pracovišti a samotné zpracování ročního zúčtování daně je jednodušší a efektivnější.

Uvažujete o elektronickém zpracovávání zaměstnaneckých daní? Nebo jste už digitální transformací prošli, ale hledáte nové, efektivní řešení? Online nástroj PeoplePort z dílny Deloitte je tou správnou volbou! Jak funguje, se dozvíte v našem webcastu, kde jsme si pro vás připravili i praktickou ukázku použití tohoto nástroje.