Základním předpokladem pro další práci s GDPR je orientace v základních pojmech ochrany osobních údajů. Uvá­díme alespoň ty nejdůležitější, které napo­mohou k odpovědi na otázku, zda se GDPR vztahuje i na vás.

Osobní údaje: jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (tj. subjektu údajů).

Správce: subjekt, který sám nebo spo­lečně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů nebo kterému je zpracování určeno zákonem – tedy např. podnikatel, který má vytvořenou databázi klientů či zaměstnanců.

Zpracovatel: subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce a podle jeho pokynů – tedy např. externí společnost, která pro podnikatele, který je zaměst­navatelem, zpracovává externě agendu mezd, případně marketingová agentura, která externě spravuje věrnostní program zákazníků.

Zpracování: jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořá­dání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení – tedy např. pokud mzdová účetní vyhledá v databázi zaměstnanců údaje o konkrétním zaměstnanci a připraví pod­klady pro mzdu za uplynulý měsíc.