Aktuální situace s sebou přináší různé výzvy a omezení i při výkonu interních a externích ISO auditů. Je proto potřeba připravit se i na situace, kdy audity proběhnou online. Aby mohly proběhnout auditní pohovory v dobré kvalitě, ideálně jako videohovor, kde půjde prezentovat příslušnou dokumentaci, je potřeba dobrá technická podpora v rámci firmy. Co se týká různých výrobních provozů, tak není výjimkou, že pověřený pracovník prochází během auditů provozem s kamerou a dle pokynů auditorů předvádí např. výrobní linky atd.

Problematika manažerských systémů dle ISO standardů
Desatero tipů, které vám pomohou projít celým procesem hladce

(1) Základní rada zní: Nepodceňujte přípravu k auditům! Zde platí víc než kde jinde: „těžko na cvičišti, lehko na bojišti“. Co je důležité?

• Logistika a výběr vhodného místa na schůzky s auditory. Drobnosti jako dostatek lehkého občerstvení (káva, čaj, voda), světlá vzdušná místnost a poskytnutí stálé asistence auditorovi v případě potřeby mohou výrazně přispět k pohodovému průběhu auditu.
• Projít si dokumentaci, kterou budete předkládat (ať už v papírové nebo elektronické formě). Zkontrolujte, zda je vše aktualizované a nechybí parametry řízené dokumentace (verzování, vlastník dokumentu, schvalovatel, data atd.)
• A projít si i kanceláře či provozy a zajistit informování zaměstnanců o tom, že u vás bude probíhat audit a že mohou být tázáni na svoji práci.

(2) Důležité je porozumět specifickému jazyku normy a auditorů, kteří jej používají. Pokud otázce auditorů nerozumíme, je potřeba se jednoduše zeptat, neboť často se za složitými formulacemi skrývá naprosto jednoduchá otázka, na kterou známe odpověď.

(3) Pro účely auditů je vhodné maximálně využít stávající funkční procesy v naší organizaci a existující dokumentaci, která nám, jako organizaci, vyhovuje. Vytvářet dokumentaci jen pro oko auditora je neefektivní a navíc se tím zvyšuje možnost chybovosti.

(4) Audit je jednou z příležitostí ke zlepšení a inovacím a tak je potřeba ho i chápat. V době, kdy inovace vládnou světem, využijte interní i externí audity jako možnost, jak odhalit skryté nedostatky, zjistit, kde lze inovace účinně prosadit a kde pomohou růstu vaší firmy.

(5) Čím méně „papírování“, tím lépe. Verzování a change management jsou obecně pověstným ďáblem skrývajícím se v detailu. Auditoři svým cvičeným okem odhalí i formální chyby v dokumentaci.

Nepřehlédněte další téma
Mezinárodní normy ISO zdaleka nejsou jen o tom, že získáte papír…

Za svou více než patnáctiletou praxi v oboru ISO norem jsem se mnohokrát setkala s názorem, že certifikáty jsou jenom o tom „mít papír, kterým se prokážu“. Tyto „ústrky“ si však mezinárodní normy ISO rozhodně nezaslouží, protože se jedná o standardy, které pomáhají nastavit procesy dynamickým a fungujícím způsobem. Co je v této oblasti největší výzvou? Jaká je budoucnost ISO norem?

Přečtěte si další článek >

(6.) Maximálně využijte technologií jak pro implementované manažerské systémy, tak pro dokumentaci k auditům. Dobrý DMS (Document management system) ušetří mnoho práce s řízením dokumentace, s archivováním a dodržením GDPR požadavků.

(7.) Udělejte si z interních auditů jakousi „generálku“ na audity externí. Při auditu se nejedná o souboj s někým, kdo vás přišel poučovat o tom, co sami znáte nejlépe, ani o apriorním hledání chyb ve vaší práci. Je to služba, za kterou vaše vedení platí. Využijte tedy přidanou hodnotu spočívající v nezávislém posouzení vašich systémů někým, kdo zná interní procesy (v případě interních auditů) a může vnést jiný druh expertízy do vašich činností.

(8) To, že neznáte odpověď na každou auditorovu otázku, je zcela v pořádku. Bohatě stačí informace: „nevím přesně, ale zjistím a dodám během dne dokumentaci, případně zařídím schůzku s kolegou, který je expertem v dotazované oblasti“.

(9) Snažte se pomoci externímu auditorovi, aby pochopil váš business a jeho specifika. On vám pak může na oplátku poskytnout opravdovou přidanou hodnotu nezávislého pozorovatele se zkušeností z jiných organizací, a pomoci s tzv. provozní slepotou.

(10) Nálezy z interních i externích ISO auditů řešte pokud možno co nejdříve. Neshody (non-conformities) mají jasně stanovené lhůty pro vyřízení samotnou normou. Ale i pozorování a příležitosti ke zlepšení je lépe řešit ihned, dokud je vedení firmy aktivované a vy máte v čerstvé paměti komentáře auditorů, které třeba nejsou uvedené v oficiální zprávě.

Ač mají ISO audity svá pravidla, tak stejně jako samotná implementace manažerských systémů dle ISO umožňují, aby do nich jak organizace, tak auditoři vnesli lidský prvek a pozitivitu a aby výsledkem byla spokojenost na všech stranách ve stylu WIN-WIN.