Poradenství 

ISO audity: strašák, nebo pomocník?

Mezinárodní normy ISO jsou standardy, které pomáhají nastavit procesy ve firmách dynamickým a fungujícím způsobem a netýkají se jen velkých podniků, ale jakékoliv společnosti. Osvědčení jsou potřeba při účasti na veřejných i soukromých zakázkách, pomocí norem můžete vytvořit skutečně praktické fungující manažerské systémy, které vás jako firmu posouvají dál a umožňují vám neustále pracovat na zlepšování interních procesů. Jak zajistit, aby celý proces probíhal hladce? A jaké omezení přinesla doba covidová? Projděte si naše desatero s tipy pro hladký průběh ISO auditů.

Aktuální situace s sebou přináší různé výzvy a omezení i při výkonu interních a externích ISO auditů. Je proto potřeba připravit se i na situace, kdy audity proběhnou online. Aby mohly proběhnout auditní pohovory v dobré kvalitě, ideálně jako videohovor, kde půjde prezentovat příslušnou dokumentaci, je potřeba dobrá technická podpora v rámci firmy. Co se týká různých výrobních provozů, tak není výjimkou, že pověřený pracovník prochází během auditů provozem s kamerou a dle pokynů auditorů předvádí např. výrobní linky atd.

Problematika manažerských systémů dle ISO standardů
Desatero tipů, které vám pomohou projít celým procesem hladce

(1) Základní rada zní: Nepodceňujte přípravu k auditům! Zde platí víc než kde jinde: „těžko na cvičišti, lehko na bojišti“. Co je důležité?

  • Logistika a výběr vhodného místa na schůzky s auditory. Drobnosti jako dostatek lehkého občerstvení (káva, čaj, voda), světlá vzdušná místnost a poskytnutí stálé asistence auditorovi v případě potřeby mohou výrazně přispět k pohodovému průběhu auditu.
  • Projít si dokumentaci, kterou budete předkládat (ať už v papírové nebo elektronické formě). Zkontrolujte, zda je vše aktualizované a nechybí parametry řízené dokumentace (verzování, vlastník dokumentu, schvalovatel, data atd.)
  • A projít si i kanceláře či provozy a zajistit informování zaměstnanců o tom, že u vás bude probíhat audit a že mohou být tázáni na svoji práci.

(2) Důležité je porozumět specifickému jazyku normy a auditorů, kteří jej používají. Pokud otázce auditorů nerozumíme, je potřeba se jednoduše zeptat, neboť často se za složitými formulacemi skrývá naprosto jednoduchá otázka, na kterou známe odpověď.

(3) Pro účely auditů je vhodné maximálně využít stávající funkční procesy v naší organizaci a existující dokumentaci, která nám, jako organizaci, vyhovuje. Vytvářet dokumentaci jen pro oko auditora je neefektivní a navíc se tím zvyšuje možnost chybovosti.

(4) Audit je jednou z příležitostí ke zlepšení a inovacím a tak je potřeba ho i chápat. V době, kdy inovace vládnou světem, využijte interní i externí audity jako možnost, jak odhalit skryté nedostatky, zjistit, kde lze inovace účinně prosadit a kde pomohou růstu vaší firmy.

(5) Čím méně „papírování“, tím lépe. Verzování a change management jsou obecně pověstným ďáblem skrývajícím se v detailu. Auditoři svým cvičeným okem odhalí i formální chyby v dokumentaci.

Nepřehlédněte další téma
Mezinárodní normy ISO zdaleka nejsou jen o tom, že získáte papír

Za svou více než patnáctiletou praxi v oboru ISO norem jsem se mnohokrát setkala s názorem, že certifikáty jsou jenom o tom „mít papír, kterým se prokážu“. Tyto „ústrky“ si však mezinárodní normy ISO rozhodně nezaslouží, protože se jedná o standardy, které pomáhají nastavit procesy dynamickým a fungujícím způsobem. Co je v této oblasti největší výzvou? Jaká je budoucnost ISO norem?

Přečtěte si další článek >

(6.) Maximálně využijte technologií jak pro implementované manažerské systémy, tak pro dokumentaci k auditům. Dobrý DMS (Document management system) ušetří mnoho práce s řízením dokumentace, s archivováním a dodržením GDPR požadavků.

(7.) Udělejte si z interních auditů jakousi „generálku“ na audity externí. Při auditu se nejedná o souboj s někým, kdo vás přišel poučovat o tom, co sami znáte nejlépe, ani o apriorním hledání chyb ve vaší práci. Je to služba, za kterou vaše vedení platí. Využijte tedy přidanou hodnotu spočívající v nezávislém posouzení vašich systémů někým, kdo zná interní procesy (v případě interních auditů) a může vnést jiný druh expertízy do vašich činností.

(8) To, že neznáte odpověď na každou auditorovu otázku, je zcela v pořádku. Bohatě stačí informace: „nevím přesně, ale zjistím a dodám během dne dokumentaci, případně zařídím schůzku s kolegou, který je expertem v dotazované oblasti“.

(9) Snažte se pomoci externímu auditorovi, aby pochopil váš business a jeho specifika. On vám pak může na oplátku poskytnout opravdovou přidanou hodnotu nezávislého pozorovatele se zkušeností z jiných organizací, a pomoci s tzv. provozní slepotou.

(10) Nálezy z interních i externích ISO auditů řešte pokud možno co nejdříve. Neshody (non-conformities) mají jasně stanovené lhůty pro vyřízení samotnou normou. Ale i pozorování a příležitosti ke zlepšení je lépe řešit ihned, dokud je vedení firmy aktivované a vy máte v čerstvé paměti komentáře auditorů, které třeba nejsou uvedené v oficiální zprávě.

Ač mají ISO audity svá pravidla, tak stejně jako samotná implementace manažerských systémů dle ISO umožňují, aby do nich jak organizace, tak auditoři vnesli lidský prvek a pozitivitu a aby výsledkem byla spokojenost na všech stranách ve stylu WIN-WIN.

ISO standardy
Poradenství  Právo 

Kdo ponese odpovědnost za úpadek společnosti? Novela zákona o obchodních korporacích klepe na dveře

České společnosti čekají v příštím roce zásadní změny v oblasti legislativy. Od 1. ledna 2021 totiž nabyde účinnosti velká novela zákona o obchodních korporacích, která s sebou přináší nová pravidla zejména v oblasti odpovědnosti managementu. Jak bude nově probíhat schvalování smlouvy o výkonu funkce? Kdo ponese následky za způsobení úpadku společnosti? A jaké sankce jej v takovém případě čekají? Těmto a dalším otázkám jsme se věnovali v našem tematickém webcastu. 

22. 9. 2020
Poradenství 

Nekalé praktiky v obchodním prostředí jsou stále sofistikovanější, účinnou ochranou je datová analýza

Koronavirová pandemie s sebou nepřinesla pouze celospolečenskou vlnu solidarity, ale také nové podvodné praktiky do byznysového prostředí. Obchodní procesy byly vlivem krizové situace narušeny a oslabeny, a to mělo za následek razantní nárůst podvodných transakcí všeho druhu. O jaké podvody se v praxi jedná? A lze je odhalit ještě dříve, než způsobí společnosti výraznější finanční újmu? Klíčem k úspěchu je forenzní datová analýza a její vizualizace. 

21. 8. 2020
COVID-19  Poradenství 

Krize má své vítěze i poražené, finančním ředitelům komplikuje další kroky přetrvávající nejistota

Opatrnost. To je teď klíčové slovo, pokud jde o další rozhodnutí. A finanční ředitelé to moc dobře ví. Jak ale řídit finance v době, kdy nevíte, jak se bude situace dále vyvíjet? Na jaké klíčové kroky je potřeba se zaměřit? Martin Buranský, seniorní poradce Deloitte pro CFO, říká, že finanční ředitelé teď musí začít řídit společnost od fundamentálních základů: „Už dnes je jasné, kdo jsou vítězové, a kdo jsou poražení, a kdo se pravděpodobně dostane z krize rychleji, či koho naopak čekají problémy. Na základě změn, které se teď dějí opravdu rychle, musí CFO začít upravovat finanční a obchodní strategii.“ 

30. 6. 2020