Představte si situaci, kdy k vám do podniku přijde nečekaná kontrola například z Evropské komise. Jak budete reagovat? Pro většinu podnikatelů je tento scénář noční můrou, nemusí tomu tak ale nutně být – při správně nastaveném compliance by taková situace neměla vyústit v nic špatného. Všichni pracovníci od řadových zaměstnanců po nejvyšší management by však měli být o vnitřních pravidlech dostatečně poučeni a motivováni je dodržovat.

Nejčastější mýty o compliance

• Mýtus: Čím větší hrozba trestu, tím lépe.
  Realita: Nastavení compliance není jenom o vyhnutí se pokutě, jde o zvýšení hodnoty vaší společnosti, reputaci na trhu atd.
• Mýtus: Je to o správné evidenci – tedy papírování.
  Realita: Důležité je zaměřit se na faktické procesy a angažování vedení společnosti.
• Mýtus: Problémy bychom měli řešit, až přijdou.
  Realita: Compliance by mělo mít vlastní životní cyklus a být standardem firemní kultury už v rámci prevence.
• Mýtus: Potřeba je dělat (jen) to, co říká zákon a vyžaduje úřad.
  Realita: Compliance není jen teorie nebo dogma, je třeba v něm hledat praktický užitek.
• Mýtus: Neotevírejme Pandořinu skříňku, může to rozložit firmu.
  Realita: Problémy je potřeba řešit, řešení samotné však nemusí být nutně destruktivní.

Proměna compliance v čase

Spolu s příchodem právních, technologických, ale například i společenských změn se ruku v ruce zvyšuje i důraz na compliance programy, které musí na tyto změny reagovat. Před 20 lety kupříkladu nebyla tolik palčivá otázka bezpečnostních kamerových záznamů, právo dopodrobna neřešilo, co a koho smí podniky natáčet, jak dlouho mají záznamy uchovávat apod. Avšak dnes, kdy je kamerový systém naprosto běžnou a nezbytnou součástí i sebemenšího obchodu, je potřeba tato témata právně ošetřit.

Nemění se však jen technologie – ke změnám dochází i v rámci všech typů kontrol ze strany státních nebo dozorových orgánů, které se compliance nějakým způsobem týkají. Proměny spočívají jak v jejich formě, tak obsahu, ale i objektu daného pozorování. Zatímco například hlavní náplní daňových kontrol bylo ještě před pěti lety prověřování účetnictví cestou nekonečného dokladování, dnes je pozornost věnována i samotným obchodníkům, procesům, řízení rizik a firmy obecně atp.

Trojice poučení, jak správně ošetřit compliance

Ať už vlastníte mladou, rychle rostoucí firmu nebo zaběhnutou společnost, následující pravidla lze uplatnit při nastavování compliance programu vždy, nezávisle na stáří nebo velikosti vaší firmy:

1. Papírové compliance nefunguje

• • Nastavená pravidla musí být praktická a smysluplná a zejména funkční i v praxi.
  • Při nastavování pravidel musíme mít realistická očekávání, před robustní dokumentací dejte přednost stručným pravidlům, která jsou si zaměstnanci schopni zapamatovat a dodržovat.
  • Zaměstnanci musí být správně proškoleni a odměňováni – agresivní KPIs mohou naopak zaměstnance motivovat k nekalým obchodním praktikám.

2. Compliance je potřeba patřičně řídit

• • Compliance role ve společnosti musí být vhodně rozděleny a odděleny, vedoucí compliance by měl být odpovědný přímo nejvyššímu vedení.
  • Kontrolu ze strany státních orgánů je nezbytné řídit od samého počátku a znát svá práva, nedovolte státním orgánům a úřadům překračovat jejich pravomoci.
  • V případě incidentu – odhaleného nekalého jednání – se poraďte s odborníkem, klíčové je zajistit důkazy a znát svá práva vůči zaměstnancům.

3. Compliance program musí být dotažen do konce

• • Nastavením praktických pravidel to nekončí, dodržování těchto pravidel je třeba pravidelně kontrolovat a vyhodnocovat jejich aktuálnost.
  • V případě, že dojde k porušení nastavených pravidel, je třeba důsledně dovozovat odpovědnost příslušných osob.

Proč být compliant?

Pokud již víme, co to compliance je, jak jej správně nastavit a dodržovat, nabízí se otázka – proč vlastně být compliant (vyjma skutečnosti, že to nařizuje zákon)? Nejedná se jenom o pokrytí trestněprávních, daňových nebo soutěžněprávních rizik. To, na co bychom se měli ve skutečnosti ptát, jsou i obchodní důsledky – co se stane, když společnost nebude compliant?

Důvody jsou poměrně pádné: potenciální propad hodnoty akcií nebo podílů ve společnosti a ztráta důvěry obchodních partnerů a investorů, ztráta obchodních příležitostí, pokles hodnoty společnosti v případě jejího prodeje nebo hledání strategického investora, ochromení některých procesů v důsledku interního/externího šetření, poškození dobré pověsti a značky, negativní publicita v médiích a na sociálních sítích apod.

Jak to máte s compliance programem ve své společnosti vy? Začínáte a potřebujete pomoct s jeho nastavením? Nebo máte již zavedenou firmu a chcete ověřit, zda její compliance systém vyhovuje moderním standardům a situaci na trhu? Potom neváhejte a obraťte se na nás! Rádi vám poskytneme kompletní právní poradenství.