Začali jste přemýšlet o tom, jak posunout váš business zase o kousek dál. Rádi byste například používali nové kanály, měli komunikaci s klienty na jednom místě, měli integrované komunikační služby (jako třeba Outlook) atp. Vytvořili jste proto business case a následně přesvědčili management, aby vám dal peníze.

Čeká vás toho hodně. Tak to podchyťte už od začátku!

Stálo vás to nemalé úsilí dostat se až sem a chcete, aby vaše prostředky byly správně investované a opravdu bylo dosaženo benefitů, které jste si naplánovali. Provedli jste dokonce interní analýzu a posbírali požadavky, které by budoucímu dodavateli měly usnadnit nacenění a vám porozumění, co vlastně chcete.

Máte před sebou důležitý, vlastně strategický projekt. Implementaci nového CRM (nebo jiného) systému. Firmy, které si to neuvědomí, jsou poté paralyzovány nebo krachují, pokud se implementace nezdaří nebo pokud trvá mnohem déle, než se předpokládalo. Bojíte se, jestli bude budget dodržen, a to i když máte oněch 10–15 procent na změnové požadavky.

Bojíte se, jestli se vše stihne v termínu. Bojíte se, aby vás dodavatel neždímal na změnových požadavcích, protože jste všechno dobře nespecifikovali již v zadávací dokumentaci.

Problémem může být kvalita dodavatele a jeho lidí, spolupráce s vašimi zaměstnanci, ale i nástroje, které neznáte a dodavatel je bude chtít používat, či metodiky, které dodavatel přinese. Je toho prostě mnoho, co vás čeká, a musíte vše podchytit, už na začátku.

Dalším krokem je vypsání výběrového řízení. Ale jak na něj?

Typické výběrové řízení bude obsahovat:

1. krok: Pošlete všem účastníkům své požadavky a oni vám pošlou nacenění prací a odhad ceny
2. krok: Přijde vám dvě stě dotazů na upřesnění požadavků, protože jim dodavatelé nerozumí. Vy se ale nevzdáte a pošlete odpovědi
3. krok: Přijde předběžná nabídka s cenou
4. krok: Srovnáte ceny všech dodavatelů a pozvete si 4 nejlevnější, ať vám představí tým a přístup k projektu
5. krok: Vyřadíte špatné prezentátory a zhodnotíte tým, který byl přítomen, navrhovanou metodiku a přístup k projektu
6. krok: Řeknete si znovu o slevu a vyberete tu nejlevnější nabídku

Hotovo. Dodavatele máte vybraného. Ale jste si opravdu jistí, že jste vybrali správně? Jediné, co je jisté, je, že jde o levného dodavatele.

Pojďme si připomenout, co znamená agile z pohledu času, rozpočtu a rozsahu. Na následujícím obrázku vidíte všechny tři proměnné a to, jak s nimi pracujeme, tedy jestli jsou fixní, anebo nikoli. V agile přístupu je hlavní proměnou rozsah. Rozpočet a čas jsou stabilní a neměnné v čase.

Jak by tyto poznatky měly vstupovat do výběrového řízení? Podívejme se například, co jste původně chtěli zjistit o dodavateli.

Znáte už odpovědi na následující otázky?

• Nepřesáhnete budget? Podle agile přístupu by měl být fixní.
• Stihnete vše v časovém limitu? Opět podle principů agile se čas předpokládá jako neměnný.
• Vyhovuje vám spolupráce s týmem dodavatele?
• Jakou metodiku váš dodavatel používá?
• A jaké nástroje?
• Vyhovuje vám zvolená technologie?
• Bude kvalita odvedené práce taková, jakou si představujete?
• Bude opravdu dodáno to, co nakonec chcete/potřebujete, nebo to, co jste si na začátku mysleli, že chcete a dali jste to tak i do smlouvy?

K vyřešení těchto bodů vám stávající metody výběru dodavatele moc nepomohou. Tak co tedy? Následující tři úpravy:

(1) Dodavatelé by měli soutěžit kvalitou, a ne cenou!

Zkuste otázku na dodavatele otočit a zeptat se: co jste schopni mi za tento budget dodat a v jaké kvalitě? Nechte dodavatele předhánět se, v jaké kvalitě bude dodávka a co dodají ve stanoveném pevném budgetu a čase.

(2) Správně byste se měli ptát: A vyhovuje nám vůbec dodavatel?

Můžete si ho přece vyzkoušet. Jelikož máte jasně stanovený pevný budget, nepotřebujete takové rezervy a můžete investovat do testování. Pokud si vyberete dva dodavatele, mezi nimiž se chcete rozhodnout, zvolte klíčový proces a zadejte ho oběma dodavatelům ke zpracování (samozřejmě za stanovenou odměnu). Určete interní řešitelský tým, a ať ten rozhodne, se kterým dodavatelem se jim nejlépe pracuje, které nástroje a metodiky jsou ty  užitečné a jaká úroveň kvality vám nejvíce vyhovuje.

(3) Na závěr se připravte na to, že požadavky na systém se budou v průběhu projektu měnit.

Zkušenost říká, že zhruba 40 procent požadavků v původním zadání nepřispívá k vyšší hodnotě dodaného projektu a budou v průběhu projektu změněny nebo nahrazeny jinými. Čili důležitější je se zaměřit na kontrolu dodávané hodnoty než na kontrolu, jestli dodáváme to, co jste na začátku chtěli.

Naším společným cílem je úspěšný projekt a takový projekt je z velké míry ovlivněn už při výběrovém řízení. Pokud obecně platí „dvakrát měř a jednou řež“, pak u výběru dodavatele to platí dvojnásob.

Chcete  s takovým výběrem pomoci? Hledáte zkušeného implementačního partnera? Neváhejte se na nás obrátit.