Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele („JMHZ“), byl vydán ve Sbírce zákonů 3. září 2025. O týden později byl Poslaneckou sněmovnou schválen doprovodný zákon k JMHZ v upraveném senátním znění a nyní čekáme na podpis prezidenta. Nicméně plná funkčnost systému bude možná až po vydání nařízení vlády, které by mělo podle předběžných informací vyjít na přelomu října a listopadu.
Od 1. ledna 2026 tak vstoupí v účinnost změna, která zásadně ovlivní komunikaci mezi zaměstnavateli a státem. Na první pohled může tato změna představovat další administrativní břemeno, ale ve skutečnosti se jedná o zásadní systémovou změnu, jež v počátku sice může přinést zaměstnavatelům jistá úskalí, ale v budoucnosti i řadu příležitostí ke zjednodušení a zefektivnění personálních a mzdových činností.
Jedná se o elektronické podání, které nově sloučí většinu povinností zaměstnavatele vůči orgánům státní správy: od sociálního pojištění přes evidenci zaměstnanců a statistická vykazování až po daň z příjmů ze závislé činnosti. V současnosti ještě nebude zahrnovat zdravotní pojištění, ale v budoucnu by měla být tato agenda rovněž začleněna. Namísto několika různých výkazů se vše soustředí do jednoho dokumentu.
Hlášení má tři části:
Podává se vždy za uplynulý měsíc, a to nejpozději do 20. dne měsíce následujícího.
Prakticky každého, kdo je v roli zaměstnavatele. Zákon se vztahuje nejen na firmy či instituce, ale i na fyzické osoby, které zaměstnávají třeba jen jednoho brigádníka na dohodu. Povinnosti mají i zahraniční společnosti, pokud jsou v ČR plátci daně z příjmů ze závislé činnosti.
Nový systém má ambici zjednodušit komunikaci se státem a odstranit duplicity v podávání hlášení. V praxi ale přináší i řadu otazníků:
Pro mezinárodní firmy je navíc klíčové porozumět pravidlům vysílání zaměstnanců a tomu, kdy vzniká povinnost hlášení i v ČR.
Každá firma by měla učinit následující kroky:
1. Prověřit své povinnosti: Spadá do definice zaměstnavatele podle nového zákona
2. Zkontrolovat interní procesy: Jak budou sbírány a validovány údaje o zaměstnancích?
3. Nastavit systém evidence: Aby bylo možné plnit povinnosti včas a bez chyb.
4. Připravit se na přechodné období: Od dubna do června 2026 poběží zvláštní režim, kdy bude nutné podat dodatečná hlášení za první čtvrtletí roku 2026.
Technickou stránku provedení jednotného měsíčního hlášení ve většině případů zajistí provozovatel mzdového informačního systému. V praxi se však často ukazuje, že personální data a data pro mzdy nejsou plně kompatibilní nebo se nesbíhají na jednom místě. A to může být zásadní problém.
Je nezbytné upravit interní procesy tak, aby se data o zaměstnancích sjednotila a byla připravena pro nové povinnosti hlášení. Stejně důležité je definovat, která data budou nově potřebná. Zatímco velcí zaměstnavatelé tyto informace obvykle získávají již v rámci náborového procesu nebo mají nastaveny mechanismy, kdy a jak je zaměstnanec povinen oznamovat změny údajů, u menších zaměstnavatelů tomu často tak není. To může vést k tomu, že zákon bude na tyto zaměstnavatele dopadat přísněji, pokud procesy a sběr dat nebudou odpovídajícím způsobem upraveny.
Správně nastavený systém hlášení může přinést i přidanou hodnotu – kvalitní data o zaměstnancích, rychlejší zpracování mzdových podkladů, menší chybovost v odvodech a při plné funkčnosti také úsporu času a nákladů. V praxi se tato úspora může projevit i v podobě snížení potřeby pracovních kapacit (FTE), které dosud bylo nutné vynakládat na zpracování hlášení pro jednotlivé instituce a na tvorbu statistických přehledů. Pro mnoho firem to však bude znamenat zásadní změnu ve způsobu, jakým pracují s personální a mzdovou agendou.
Jednotné měsíční hlášení není jen další kolonka ke splnění – je to systémový zásah, který se dotkne každého zaměstnavatele v ČR. A právě proto se vyplatí mít po ruce partnera, který dokáže srozumitelně vysvětlit souvislosti, upozornit na rizika a nastavit procesy tak, aby byly v souladu se zákonem i efektivní pro vaši firmu.
Pokud řešíte, jak se na změny připravit, rádi vám pomůžeme: od rychlé konzultace až po komplexní nastavení procesů odměňování a evidence zaměstnanců.
Nečekejte na první pokutu. Připravte se včas.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
