Jednotné měsíční hlášení: další povinnost, nebo revoluce v administrativě?‎

Od 1. ledna 2026 tak vstoupí v účinnost změna, která zásadně ovlivní komunikaci mezi zaměstnavateli a státem. Na první pohled může tato změna představovat další administrativní břemeno, ale ve skutečnosti se jedná o zásadní systémovou změnu, jež v počátku sice může přinést zaměstnavatelům jistá úskalí, ale v budoucnosti i řadu příležitostí ke zjednodušení a zefektivnění personálních a mzdových činností.

Co je jednotné měsíční hlášení?

Jedná se o elektronické podání, které nově sloučí většinu povinností zaměstnavatele vůči orgánům státní správy: od sociálního pojištění přes evidenci zaměstnanců a statistická vykazování až po daň z příjmů ze závislé činnosti. V současnosti ještě nebude zahrnovat zdravotní pojištění, ale v budoucnu by měla být tato agenda rovněž začleněna. Namísto několika různých výkazů se vše soustředí do jednoho dokumentu.

Hlášení má tři části:

• souhrnnou – základní údaje o zaměstnavateli,
• pojistnou – údaje o sociálním pojištění,
• individualizovanou – detailní informace o každém zaměstnanci a jeho zaměstnání.

Podává se vždy za uplynulý měsíc, a to nejpozději do 20. dne měsíce následujícího.

Koho se povinnost týká?

Prakticky každého, kdo je v roli zaměstnavatele. Zákon se vztahuje nejen na firmy či instituce, ale i na fyzické osoby, které zaměstnávají třeba jen jednoho brigádníka na dohodu. Povinnosti mají i zahraniční společnosti, pokud jsou v ČR plátci daně z příjmů ze závislé činnosti.

Proč je to důležité?

Nový systém má ambici zjednodušit komunikaci se státem a odstranit duplicity v podávání hlášení. V praxi ale přináší i řadu otazníků:

• časová náročnost – měsíční reporting vyžaduje nové procesy a často i software či jeho úpravu;
• chyby – systém pracuje s pojmem neúčinné podání, takže formální vada může vést k tomu, že hlášení bude považováno za nepodané;
• sankce – zákon počítá s vysokými pokutami, které se mohou násobit počtem zaměstnanců.

Pro mezinárodní firmy je navíc klíčové porozumět pravidlům vysílání zaměstnanců a tomu, kdy vzniká povinnost hlášení i v ČR.

Co to znamená pro zaměstnavatele?

Každá firma by měla učinit následující kroky:

1. Prověřit své povinnosti: Spadá do definice zaměstnavatele podle nového zákona

2. Zkontrolovat interní procesy: Jak budou sbírány a validovány údaje o zaměstnancích?

3. Nastavit systém evidence: Aby bylo možné plnit povinnosti včas a bez chyb.

4. Připravit se na přechodné období: Od dubna do června 2026 poběží zvláštní režim, kdy bude nutné podat dodatečná hlášení za první čtvrtletí roku 2026.

Technická a datová stránka

Technickou stránku provedení jednotného měsíčního hlášení ve většině případů zajistí provozovatel mzdového informačního systému. V praxi se však často ukazuje, že personální data a data pro mzdy nejsou plně kompatibilní nebo se nesbíhají na jednom místě. A to může být zásadní problém.

Je nezbytné upravit interní procesy tak, aby se data o zaměstnancích sjednotila a byla připravena pro nové povinnosti hlášení. Stejně důležité je definovat, která data budou nově potřebná. Zatímco velcí zaměstnavatelé tyto informace obvykle získávají již v rámci náborového procesu nebo mají nastaveny mechanismy, kdy a jak je zaměstnanec povinen oznamovat změny údajů, u menších zaměstnavatelů tomu často tak není. To může vést k tomu, že zákon bude na tyto zaměstnavatele dopadat přísněji, pokud procesy a sběr dat nebudou odpovídajícím způsobem upraveny.

Jak z toho vytěžit maximum?

Správně nastavený systém hlášení může přinést i přidanou hodnotu – kvalitní data o zaměstnancích, rychlejší zpracování mzdových podkladů, menší chybovost v odvodech a při plné funkčnosti také úsporu času a nákladů. V praxi se tato úspora může projevit i v podobě snížení potřeby pracovních kapacit (FTE), které dosud bylo nutné vynakládat na zpracování hlášení pro jednotlivé instituce a na tvorbu statistických přehledů. Pro mnoho firem to však bude znamenat zásadní změnu ve způsobu, jakým pracují s personální a mzdovou agendou.

Potřebujete se zorientovat?

Jednotné měsíční hlášení není jen další kolonka ke splnění – je to systémový zásah, který se dotkne každého zaměstnavatele v ČR. A právě proto se vyplatí mít po ruce partnera, který dokáže srozumitelně vysvětlit souvislosti, upozornit na rizika a nastavit procesy tak, aby byly v souladu se zákonem i efektivní pro vaši firmu.

Pokud řešíte, jak se na změny připravit, rádi vám pomůžeme: od rychlé konzultace až po komplexní nastavení procesů odměňování a evidence zaměstnanců.

Nečekejte na první pokutu. Připravte se včas.