Implementace SAP ERP systému bývala synonymem pro projekty trvající roky. Dnes se ale přístup mění. Cloudová řešení, standardizované procesy a využití best practices umožňují firmám nasadit SAP výrazně rychleji – v některých případech už během několika měsíců.
Rychlost sama o sobě ale není cílem. Klíčové je dodat stabilní řešení, které bude od prvního dne fungovat. Ukazuje to i zkušenost evropské skupiny působící v chemickém průmyslu, která potřebovala rychle připravit ERP systém pro novou výrobní společnost ve Spojených státech. Skupina přesouvala výrobu do nového závodu v Ohiu a potřebovala spolehlivé řešení pro klíčové procesy – od nákupu, skladového hospodářství a výroby přes kvalitu až po prodej a finance.
Situace byla specifická tím, že nešlo o náhradu existujícího systému v zavedené organizaci. Nový závod se teprve připravoval, lokální tým vznikal za běhu a procesy nebyly ještě plně definované. Termín spuštění provozu byl přitom pevně daný, a právě proto bylo potřeba zvolit přístup, který umožní rychlý začátek, ale zároveň nebude vytvářet zbytečné komplikace.
Co se změnilo oproti tradičním implementacím?
Ještě před několika lety byly ERP projekty často spojeny s rozsáhlými analýzami, dlouhým návrhem procesů a vysokou mírou úprav na míru. Implementace se tak snadno protáhla na rok i déle.
Dnes je situace jiná. Moderní cloudové systémy přicházejí s předpřipravenými procesy, lokalizacemi i pravidelnými aktualizacemi. Firmy už nemusí budovat vše od nuly a stále častěji se soustředí na rychlé spuštění základních procesů, které mohou dále rozvíjet podle potřeb byznysu.
Jak začít?
Základem úspěchu byl takzvaný přístup „minimum viable scope” – tedy soustředění na nezbytný rozsah, který firma skutečně potřebuje pro zahájení provozu. Cílem nebylo od prvního dne pokrýt všechny možné scénáře, ale postavit stabilní jádro systému a další rozvoj řešit postupně.
Takový přístup ale nemusí být vhodný pro každou organizaci. Nejlépe funguje tam, kde je firma připravená přijmout standardizované procesy, omezit individuální úpravy systému a soustředit se na rychlé spuštění klíčových funkcionalit.
Systém SAP S/4HANA Cloud v tomto směru nabízí zásadní výhodu: obsahuje přednastavené a okamžitě použitelné firemní procesy vycházející ze zkušeností firem napříč obory. Místo toho, aby se systém od začátku přizpůsoboval každému individuálnímu požadavku, firma přijímá standardizované procesy tam, kde dávají smysl. A právě ochota přijmout standard je jedním z hlavních předpokladů rychlé implementace. V procesu se tak omezují zbytečné customizace, snižuje se složitost a vytváří se lepší základ pro budoucí rozvoj.
Bez disciplíny to nefunguje
Právě disciplína v rozsahu projektu byla jedním z klíčových faktorů úspěchu. Tým se od začátku soustředil pouze na procesy nezbytné pro spuštění výroby a odolával snaze přidávat další funkcionality, které by projekt komplikovaly nebo prodlužovaly.
To ale neznamená, že by firma byla do budoucna omezená. Naopak – jakmile je základní řešení stabilní a provoz funguje, lze systém postupně rozšiřovat o další procesy a funkcionality podle aktuálních potřeb byznysu.
Rozhodují lidé
Samotná technologie však rychlou implementaci nezajistí. Zkušenosti z projektu ukázaly, že stejně důležitá je připravenost organizace přijmout změnu. V případě nového závodu navíc vznikala firma i systém současně. Klíčovou roli proto hrála otevřená komunikace mezi byznysem, interním IT týmem a implementačním partnerem.
Projektový tým pracoval s pravidelnými krátkými schůzkami, rychlým rozhodováním a průběžným ověřováním nastavených procesů. Díky tomu bylo možné včas zachytit případné problémy a reagovat na změny, které při budování nové pobočky přirozeně vznikaly.
Rychlost i kvalita zároveň
Zkušenost zároveň ukazuje, že rychlá implementace neznamená nižší kvalitu. Naopak vyžaduje jasně stanovené priority, podporu managementu a ochotu přizpůsobit fungování firmy osvědčeným procesům místo snahy upravit systém podle historických zvyklostí.
Firmy, které dokážou přijmout standardní řešení a soustředit se na to podstatné, dnes mohou získat moderní ERP systém výrazně rychleji než dříve. Nejde přitom jen o úsporu času, rychlejší nasazení znamená také rychlejší přístup k datům, lepší řízení procesů a možnost soustředit se na další rozvoj byznysu místo dlouhých implementačních projektů.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
