Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) představuje jednu z nejzásadnějších změn v oblasti pracovněprávní, mzdové a daňové administrativy za poslední dekády. Od letošního roku se výrazně mění způsob, jakým budou zaměstnavatelé předávat informace státu. Co to znamená? Centrálním správcem dat se stává Česká správa sociálního zabezpečení a místo několika reportů různým institucím budou zaměstnavatelé od dubna reportovat údaje o zaměstnancích v jednom jediném typu elektronického hlášení. Pojďme se na to, co JMHZ přináší, podívat blíže.
Zatímco dosud zaměstnavatelé posílali údaje o zaměstnancích České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), finanční správě, úřadům práce a dalším institucím, přičemž každá měla vlastní formuláře, termíny i strukturu dat, jednotné měsíční hlášení přináší od dubna letošního roku zásadní změnu. Data budou nově předávána měsíčně, elektronicky a prostřednictvím ČSSZ, která se stane centrálním správcem systému. Cílem nového systému je snížení administrativy, lepší kvalita dat a efektivnější kontroly. Pro firmy to ale zároveň může znamenat zásadní rozšíření rozsahu povinností.
Jednoduše řešeno – téměř všech. JMHZ se bude týkat všech subjektů, které mají zaměstnance nebo vyplácejí příjmy ze závislé činnosti, jsou to tedy:
Pokud vyplácíte mzdu, plat či odměnu např. jednateli nebo členu představenstva, JMHZ se vás týká.
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele nesbírá jen „nové“ údaje, ale především sjednocuje a koncentruje data, která dnes zaměstnavatelé poskytují různým institucím odděleně – nebo je neposkytují vůbec.
Zatímco velcí zaměstnavatelé zapojení do statistických šetření (např. Trexima/ISPV) už část těchto informací evidují, pro menší a střední zaměstnavatele půjde často o zcela novou povinnost.
V rámci JMHZ se budou pravidelně reportovat zejména:
Proč je to zásadní hlavně pro menší zaměstnavatele?
Pro zaměstnavatele, kteří dosud:
znamená JMHZ výrazné rozšíření rozsahu evidovaných a předávaných dat, nikoli jen technickou změnu formuláře.
Zásadní změna!
Firmy budou muset nahlásit nového zaměstnance (z ČR i ze zahraničí) ještě před jeho nástupem. Jakékoli změny pak musí hlásit už do 8 dnů ode dne, kdy nastanou, jde např. o změnu místa výkonu práce, změnu pracovního poměru či přestup na jinou pozici.
JMHZ zasáhne fungování celé firmy, protože spojuje data, která dnes vznikají v různých odděleních a systémech. Firmy proto musí počítat s tím, že se změny dotknout zejména těchto oblastí:
HR bude muset sbírat širší okruh údajů už při nástupu zaměstnance, nastavit formuláře, odpovědnosti a procesy pro průběžné změny, zajistit správnost dat, která vstupují do měsíčního hlášení, a nově také reflektovat pravidla tzv. rovného a transparentního odměňování.
Mzdové oddělení ponese kromě samotného zpracování mezd odpovědnost za správnost, úplnost a včasnost měsíčních hlášení, za návaznost na odvody na pojistné a daň z příjmů a také za řešení oprav, doplnění a komunikace s úřady v případě nesrovnalostí.
Daňové a finanční oddělení bude řešit správnou aplikaci daňových pravidel, vazbu na roční zúčtování, daňová přiznání i možné dopady případných nesrovnalostí.
IT čekají úpravy HR a mzdových systémů, propojení databází, nastavení rozhraní pro odesílání dat státu a vyšší míru automatizace a kontrol kvality dat.
Management bude muset nastavit jasné odpovědnosti za data a jejich správnost, schvalovací a kontrolní mechanismy a řízení rizik spojených s chybami v hlášeních a příp. sankcemi.
Klíčové termíny, které by si firmy měly pohlídat
- leden 2026: JMHZ vstupuje do praxe, začíná se sledovat první vykazované období.
- duben 2026: je zpřístupněn systém pro všechny zaměstnavatele s povinností tzv. doregistrace údajů o zaměstnavateli, registrace příp. mzdové účtárny a doregistrace údajů o zaměstnancích.
- květen 2026: Podává se první řádné JMHZ – za měsíc duben 2026.
- 30. června 2026: Do tohoto data lze dodatečně doplnit údaje za období leden–březen 2026.
- 1. července 2026: Od tohoto dne bude systém fungovat v plném režimu, bez přechodných úlev.
Co je důležité vědět? JMHZ se bude podávat každý měsíc za předchozí období, vždy od 1. do 20. dne měsíce následujícího po vykazovaném měsíci. První řádné JMHZ tedy musí firmy podat po řádné (do)registraci nezbytných údajů do 20. května 2026.
Času na přípravu tedy není mnoho – zejména s ohledem na úpravy systémů a práci s daty.
JMHZ výrazně posílí analytické možnosti státu. Propojená data umožní automatizované křížové kontroly, cílenější daňové a pojistné kontroly, rychlejší odhalování nesrovnalostí a efektivnější boj proti nelegální práci či zneužívání daňových výhod.
Současně s JMHZ přichází i nový sankční rámec – pokuty nejen za nepodání hlášení, ale i za chybnou registraci zaměstnavatele, zaměstnance či za opakované chyby v datech. Sankce se navíc mohou sčítat. O jaké sankce konkrétně jde:
Systém bude rozlišovat propustné a nepropustné chyby. U propustných chyb bude zaměstnavatel vyzván k opravě (typicky do 8 dnů). Nepropustné chyby mohou podání zcela zablokovat – a pokud se na ně přijde až se zpožděním, může zaměstnavatel snadno propásnout zákonnou lhůtu.
JMHZ bezpochyby znamená novou administrativní zátěž. Zároveň ale může být impulzem k dlouho odkládaným změnám: sjednocení HR a mzdových dat, vyčištění databází, zefektivnění a digitalizaci procesů, automatizaci reportingu a nastavení jasných pravidel datové správy.
Firmy, které pojmou přípravu na JMHZ jen jako „splnění zákonné povinností“, riskují chaotický start a dodatečné komplikace. Naopak organizace, které JMHZ využijí jako příležitost ke zlepšení interních procesů, mohou získat kvalitnější data, vyšší transparentnost i pevnější základ pro řízení lidí a nákladů.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
