Žijeme ve světě, v němž technologie usnadňují každý náš krok. Jejich prostřednictvím objednáváme věci z e-shopů, odpovídáme na pracovní maily, sledujeme vývoj cen akcií na burze anebo se přihlašujeme do internetového bankovnictví. To v oblasti finančního plánování a analýzy (FP&A) to ale vypadá, jakoby se doba zastavila v 90. letech 20. století. Navzdory technologickému boomu ovlivňujícímu jiné sféry života je totiž stále patrné, že nejrozšířenějším a často jediným programem využívaným k práci s daty je Microsoft Excel. Jak zefektivnit finanční procesy a podnikové plánování?
Finanční plánování budgetů, forecastů nebo jiných podnikových procesů je to, co si patrně každý představí, když se řekne FP&A. Vytvoření takového plánu je vždy zodpovědná a náročná práce. Plánování obvykle obnáší dlouhé přípravy a nekonzistentní informace. Ty si pak vybírají svou daň v podobě neaktuálnosti a nepřesnosti dat. Jelikož jsou informace ve výsledku už několik měsíců staré, není daný proces dostatečně adaptivní pro změny. V důsledku nepřesných výsledků pak vzrůstá frustrace s FP&A, čímž firma celkově ztrácí. V rámci plánování se tak snažíme opravit minulost, ale na přítomnost a budoucnost už není čas.
Connected planing propojují systémy i lidi
Nulový rozdíl mezi realitou a informacemi získanými z dat je cesta, po které se Deloitte vydává. Jedná se o agilní plánování využívající myšlenku tzv. connected planinng. Jde tedy o snahu propojit systémy a sjednotit pohledy lidí ve firmě pro efektivní plánování a hladší chod firmy. Tento přístup generuje smysluplné výsledky a poskytuje možnost jejich simulace. Právě tyto vlastnosti pak činí z tohoto přístupu neuvěřitelně silný nástroj pro podnik. V souvislosti s plánováním je proto třeba zamýšlet se nad sběrem dat, technologiemi i otázkami týkajícími se zaměstnanců společnosti, a zároveň řešit, zdali jsou dané zdroje subjektu optimalizovány.
Data a informace jsou základním kamenem FP&A. Jejich sběr je však nejchaotičtější částí, která pod FP&A spadá. Sběr dat, jejich verifikace a sjednocení jsou často i pro malý podnik náročným, či někdy dokonce takřka nemožným úkolem. Opomíjeným problémem je taxonomie napříč firmou, v jejímž rámci se nezřídka stává, že jedno oddělení nerozumí výsledkům vypracovaným druhým oddělením a naopak. Týmy se pak dohadují o správnosti čísel, a přitom se vůbec nemusí jednat o čísla stejná.
Řešení uvedených problémů je aplikace modelu jednoho zdroje pravdy (one single source of truth). Tím je myšlena jedna databáze, která je využívána v celé firmě, v důsledku čehož není možná záměna dat. Jedna databáze takřka vyzývá ke kooperaci a propojení uvnitř firmy. Důležité je najít platformu, jež neopomíjí otázku zabezpečení dat a která zároveň nabízí adaptabilní volbu parametrů systému. Ačkoliv se tato změna, která má dalekosáhlé dopady, může z krátkodobého hlediska jevit jako náročná, či takřka nemožná, jedná se z dlouhodobého hlediska o záležitost velmi výhodnou a rentabilní.
Je zřejmé, že pro efektivní plánování je platforma důležitá. Typické jsou krysí závody, kdy dokola implementujeme jeden systém a hned po dokončení jedné implementace se implementuje systém nový, ať už lepší, nebo stejný, alespoň co se kvality týče. Přibližně 80 % implementací procesů probíhá se zpožděním. Z toho vyplývá, že se jedná o neefektivní a velmi stresující metody, používané bohužel i dnes většinou firem.
Řešení? Vhodnější je mít dynamickou intuitivní platformu, která dovolí lehké změny bez nutnosti pomoci třetí strany a jež může být implementována agilním způsobem. Systém, který se vyvíjí pomocí menších, ale častých updatů založených na zpětné vazbě klientů, upevňuje dynamiku connected planning.
Jednou z takových možností je cloud platforma Anaplan, s níž lze procházet obrovská množství dat v reálném čase a výsledky pak využít k lepšímu a informovanějšímu obchodnímu rozhodování Anaplan je jedním z inovativních systémů, které splňují vizi Deloitte ohledně finančního plánování a connected planning.
FP&A je závislé na výkonosti všech členů týmu a jejich vzájemné komunikaci. Osoby zabývající se FP&A musí alespoň v obecné rovině zohlednit fungování a procesy všech oddělení ve firmě, a nikoliv jen vlastní sektor. Vzniklé spektrum, které se před nimi otevírá, pak dělá jejich práci pestrou i náročnou zároveň. Analýza dat a s ní spojené úkony bohužel zabírají tolik času, že profesionální rozvoj zaměstnanců je velmi omezen. Jejich kritické myšlení je pak velmi limitováno a není rozvíjeno, v důsledku čehož pak často dělají pouze to, co jim bylo řečeno, resp. jak jim to bylo řečeno. Jen velmi málo z nich tudíž přemýšlí v dimenzích “out of box“.
Dalším problémem je alarmující fakt, že je často zanedbáváno to, jak a nakolik si lidé uvnitř společnosti osvojují nové technologie, s nimiž by měli být schopni pracovat. S tím úzce souvisí zkušenosti zaměstnanců s implementací, které vzhledem k uvedenému nejsou v mnoha případech pozitivní. Zároveň zde platí, že strach z neúspěchu spolu s nedostatečnou informovaností brzdí rozvoj technologií v FP&A. Není nic špatného na tom, když se do určité míry uvažuje konzervativně, bez změny ale další posun není možný.
Korelace mezi FP&A a ziskovostí firmy je nesporná. Proto nastává nejvyšší čas, aby se firmy oprostily od Excelu a začaly hledat určitou alternativu. Deloitte se s otevřenou myslí rozhodl jít směrem ke cloudové platformě Anaplan s využitím connected planning, zahrnující myšlenku one single source of truth, agilního přístupu a existenci oddělení, jež spolu navzájem komunikují a spolupracují. I zde nám totiž moderní technologie mohou ukázat, jak přínosná, užitečná a pro práci usnadňující může být jejich aplikace ve firmách snažících se o zefektivnění procesů a plánování.
NEPŘEHLÉDNĚTE: Anaplan v praxi
V České republice je Deloitte jediným implementačním partnerem Anaplanu, který centrům sdílených služeb umožňuje posunout se do role strategického partnera a transformovat způsob, jakým se dělají strategická rozhodnutí. Od plánování, práce s talenty, řešení financí až po provozní efektivitu – Anaplan je platforma, kterou lze využít pro lepší a informovanější obchodní rozhodování i k rychlejším reakcím na měnící se dynamiku trhu. Je to nástroj v cloudu, dají se v něm odlišit jednotlivé role i přístupy. Chci si přečíst celý článek.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
