Díky COVID-19 jsme si v podstatě okamžitě mohli vyzkoušet nový styl práce, nové řízení týmu „na dálku“, ověřili jsme si, že našim zaměstnancům můžeme důvěřovat, a objevili jsme kouzlo nových komunikačních aplikací s videem. Počítačová gramotnost celé řady zaměstnanců (ale i zaměstnavatelů) v průběhu několika málo dní výrazně vzrostla. Pokud zaměstnavatel při práci z domova stanovil i pevnou pracovní dobu určenou např. pro virtuální schůzky s týmem v kombinaci s flexibilní pracovní dobou pro plnění pracovních úkolů, ukázalo se, že týmy mohou fungovat i na dálku, aniž by to negativně ovlivnilo efektivitu jejich práce. V řadě případů se ukázalo, že častější a pravidelný kontakt s vedoucími týmu dokonce zlepšuje komunikaci a vede k vyšší angažovanosti zaměstnanců.

Po krátkém letním uvažování, zda práci z domova v určité omezené formě zachovat i nadále jako oblíbený  benefit, jsme ze dne na den pochopili, že práce na dálku tu zůstane už jako tzv. „nový normál“, takže se nelze spokojit s krátkodobě fungujícím řešením.

Řada zaměstnavatelů si uvědomila, že pro dlouhodobý úspěch je zapotřebí přistoupit k implementaci práce na dálku strukturovaně tak, aby nová pravidla odpovídala požadavkům zaměstnavatele, představám zaměstnance i pracovněprávním předpisům.

Někteří zaměstnavatelé uvažují o práci na dálku jako o nedílné součásti dalšího fungování firmy, neboť v zavedení tohoto konceptu spatřují prostor pro výrazné úspory plynoucí z využívání menších kancelářských prostor i nižších nákladů na související služby.

Lze umožnit zaměstnanci práci na dálku ze zahraničí?

Často se u našich klientů setkáváme s dotazy, jak postupovat v případě, kdy zaměstnanci zůstali v zahraničí, ať už z důvodu vládních opatření a/nebo z rodinných důvodů, a chtěli by odtamtud pracovat. V této souvislosti je potřeba si uvědomit, že v případě zahraničních zaměstnanců mohou (a často musí) být procesy a pravidla výrazně složitější, neboť je potřeba zvážit, zda na zaměstnance i zaměstnavatele nebude nutno aplikovat zahraniční právní předpisy. Vzhledem k dlouhotrvající situaci s COVID-19 některé státy sice otevřely debatu o snížení byrokratické zátěže zaměstnavatelů v souvislosti s prací na dálku, avšak jen málo z nich přistoupilo k doporučení OECD ke zmírnění daňových dopadů v případě práce na dálku vykonávané z jiného státu.

Co je tedy dobré vzít v úvahu?

HR strategie

• HR strategie v sobě zahrnuje zejména základní filozofii a strategii podnikání, jejímž cílem je vysoce výkonný tým fungující ve virtuálním prostředí.

Interní pravidla

• Definují základní role, odpovědnosti, procesy a nástroje, ale také základní komunikační pravidla nezbytná pro efektivitu týmů.

Technologie, ochrana dat, ochrana duševního vlastnictví

• Je potřeba nastavit technologie i pravidla pro jejich využívání ze strany zaměstnanců tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

A na co rozhodně nezapomenout?

Pracovněprávní dokumenty

• Tyto dokumenty by měly reflektovat možnost/nutnost práce na dálku a detailně definovat práva a povinnosti obou stran, tj. zaměstnavatele i zaměstnance, tak aby bylo zřejmé, že nejde o služební cestu se spojenými náklady na straně zaměstnavatele. Také je nutné zohlednit, že i v případě práce na dálku zaměstnavatel odpovídá za bezpečnost a ochranu zdraví při práci. V případě práce ze zahraničí je nutno vzít v úvahu i potenciální riziko aplikace lokálních pracovněprávních předpisů.

Odměňování

• Zaměstnavatel by měl zaměstnanci kompenzovat náklady, které mu vznikají v souvislosti s prací na dálku. V případě zaměstnance v zahraničí je také zapotřebí posoudit aplikaci tamních právních předpisů týkajících se případných kompenzací.

Ohlašovací povinnost v rámci Evropské unie

• V rámci EU může vzniknout zaměstnavateli povinnost ohlásit práci zaměstnance lokálním úřadům v rámci tzv. PWD (Posted Workers Directive) rámce.

Zdanění příjmů zaměstnance, sociální a zdravotní pojištění

• V případě práce na dálku je potřeba též zvážit, jakému daňovému systému bude zaměstnanec podléhat a do jakého systému sociálního a zdravotního pojištění bude spadat, neboť v případě nedodržení zákonných postupů mohou hrozit zaměstnanci a/nebo zaměstnavateli výrazné sankce a nepříjemná reputační rizika.

Daňové dopady na straně zaměstnavatele

• Přeshraniční práce na dálku s sebou také může přinášet dopady na zdanění právnických osob, jako je např. riziko vzniku stálé provozovny či riziko převodních cen.

A jak je to s prací na dálku u zahraničního pracovníka v Česku?

V rámci výkonu povolání se můžeme setkat se situacemi, kdy zahraniční zaměstnanec nebude vykonávat závislou činnost v místě, které v rámci ohlašovací povinnosti ohlásil českým úřadům, ať už z jakýchkoliv důvodů. V této situaci bychom měli dodržet doporučení, které si rozdělíme dle vztahu k českému zaměstnavateli a dle místa výkonu práce.

1. Zahraniční zaměstnanci ze zemí EU a mimo EU s pracovněprávním vztahem k zaměstnavateli na území ČR a nacházející se také na území ČR

V případě výkonu práce cizince mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě záleží, zda se jedná o práci z domova, o dočasné přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli dle § 43a zákoníku práce, nebo o vyslání na služební cestu. Podrobněji se této problematice věnujeme v článku Místo výkonu práce zahraničního zaměstnance.

2. Zahraniční zaměstnanci ze zemí EU a mimo EU s pracovněprávním vztahem k zaměstnavateli mimo ČR a nacházející se na území ČR

I v tomto případě doporučujeme v rámci ohlašovací povinnosti informovat příslušný Úřad práce o probíhajícím výkonu zaměstnání na území ČR.

Jako příklad můžeme uvést současnou pandemickou situaci, která zastihne občana SRN v ČR a který v rámci přeshraničních opatření nebude moci zpět do vlasti a začne na základě vzdáleného přístupu pro svého mateřského (německého) zaměstnavatele vykonávat práci z České republiky – i zde platí tedy ohlašovací povinnost.

Jak bylo uvedeno v předchozích odstavcích, je zapotřebí vybavit strany pracovněprávního vztahu odpovídající dokumentací, kde bude práce na vzdálený přístup smluvně ošetřena, a to včetně místa výkonu práce.

Obecně lze říci, že zahraniční zaměstnanci mohou práci na dálku v České republice vykonávat, nicméně je vždy zapotřebí myslet na povinnosti, které jsou spojené se zákonem o zaměstnanosti, uvedené zejména v § 87 zmíněného zákona a ověřit, zda daný cizinec nebude potřebovat i speciální pobytové či pobytové oprávnění.

Víte, že… Britové vyslaní do České republiky budou nově od 1. 1. 2021 potřebovat pracovní povolení. Jaké pobytové oprávnění si občané Velké Británie mají zajistit do konce roku a jaký dopad bude brexit mít na sociální a zdravotní zabezpečení? Odpovědi přineseme v dalším vydání dReportu.