Pokud zaměstnanec jezdí autem pouze pracovně, má zaměstnavatel plný nárok na odpočet DPH u pořízení a provozu automobilu (nákup pohonných hmot, opravy, údržba) a tento nárok mu zůstává zachován i v případě jeho vyřazení (prodej, havárie, odcizení). „Pokud však zaměstnanec jezdí autem i soukromě, zaměstnavatel takový nárok nemá a je povinen krátit nárok na odpočet DPH v případě pořízení i provozu automobilu,“ říká Bohdana Mandová, manažerka v oddělení daní společnosti Deloitte.

Zaměstnavatel má povinnost prokazovat soukromé i služební kilometry. S tím souvisí povinnost zaměstnance vést knihu jízd. Pokud mu to však není uloženo jako povinnost, podle zkušeností mnohých zaměstnavatelů ji většinou nevede. V dnešní době přitom kniha jízd nemusí mít papírovou podobu, může být vedena v mobilní aplikaci, nebo elektronicky za pomoci GPS zařízení instalovaného v automobilu. V takovém případě zaměstnanec používá jen jednoduchou přepínací páčku (ze služebního na soukromý mód) na palubní desce auta.

„Co se týče monitorování jízd prostřednictvím GPS, pozor na GDPR. I pohyb zaměstnance v pracovní době je specificky chráněný údaj. Zaměstnavatel musí zaměstnance informovat mimo jiné o tom, že pohyb automobilu monitoruje a za jakým účelem to dělá,“ říká Anna Szabová, legal manažerka společnosti Deloitte, a vzápětí dodává, že zpracování údaje o poloze automobilu v době, kdy jej zaměstnanec používá k soukromým účelům, bude v rozporu s GDPR prakticky za všech okolností.

Věděli jste, že…

• Zaměstnavatel odpovídá na pracovní cestě za soukromé auto zaměstnance (či auto jeho manželky/jejího manžela, souseda). Používat soukromý vůz v rámci služební cesty však není právem zaměstnance. Pokud zaměstnavatel, takovou možnost zaměstnanci poskytne, musí stejně přistupovat k ostatním zaměstnancům ve stejném či srovnatelném postavení.
• Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci uhradit amortizaci jeho soukromého vozu za každý kilometr služební cesty a proplatit PHM na základě skutečných nákladů, příp. průměrné spotřeby PHM daného vozu. U elektromobilu je však třeba cenu za dobití prokázat – v tomto případě neexistuje paušalizace.
• Zákoník práce rozlišuje, zda zaměstnanec jede na pracovní cestu vlastním vozem na žádost zaměstnavatele, nebo „jen“ s jeho souhlasem. V posledně uvedeném případě má zaměstnanec nárok na náhradu výdajů do výše ceny za jiný, zaměstnavatelem původně doporučovaný, dopravní prostředek (např. cena jízdenky na vlak aj.).

Co se vyplatí:

• Mějte ve smlouvě či vnitřním předpisu ošetřeno, kdy je možné zaměstnanci služební auto odebrat (např. při dlouhodobé nemoci, ve výpovědní době).
• Vnitřní směrnicí ošetřete, že parkovat služební vůz je možné pouze na hlídaných parkovištích.
• Že pro nárok na odpočet DPH jsou pro zaměstnavatele zcela zásadní daňové doklady, ví asi každý. Nezapomeňte však zaměstnanci uložit odevzdávání účtenek jako povinnost.

Jak nejlépe ošetřit právní rizika spojená s užíváním firemního automobilu pro soukromé a pracovní účely?
„Zásadní je smlouva mezi vámi a zaměstnancem. Je třeba se domluvit na tom, jakým způsobem auto smí nebo nesmí používat. Podmínky užívání automobilu je možné upravit ve vnitřním předpisu, příp. pracovní smlouvě nebo smlouvě o užívání služebního automobilu. Třebaže si lze si představit situaci, kdy postačí podepsat předávací protokol, jako nejlepší variantu doporučuji kombinaci vnitřního předpisu a dohody se zaměstnancem,“ doplňuje Anna Szabová.