Cizinci, kteří usilují o vydání pobytového oprávnění v České republice, musejí v rámci svého imigračního řízení doložit českým úřadům určitou sadu dokumentů. Na seznamu těchto dokumentů jsou téměř vždy i zahraniční veřejné listiny, tedy doklady vydávané orgány státní moci (např. úřady a soudy) jiného státu. Nejčastěji se jedná o výpisy z rejstříku trestů a rodné či oddací listy. Než však cizinec tyto zahraniční listiny vydané jiným státem doloží do své žádosti o pobytové oprávnění v ČR, je potřeba ověřit, zda listina nepodléhá povinnosti disponovat dodatečným vyšším ověřením nadřazeného orgánu jednoho či obou států. Další postup lze přitom rozdělit do tří kategorií:

1. Ověření není potřeba

S některými státy Česká republika v minulosti uzavřela bilaterální smlouvy ve věcech občanských a rodinných. Na základě těchto dohod mají v České republice dokumenty vydané orgány těchto států důkazní moc veřejných listin a mohou být použity v řízení před českými úřady bez nutnosti dalšího ověření. Smluvních států jsou necelé čtyři desítky a z velké části se jedná o země bývalého východního bloku či země významné historické hospodářské spolupráce.

V únoru 2019 nabylo navíc účinnosti nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/1191, na základě kterého byl stanoven omezený okruh veřejných listin vydávaných ve státech EU, které jsou osvobozeny od všech forem ověřování a podobných formalit pro další uznání a použití v rámci EU. Zde je třeba zdůraznit, že nařízení se vztahuje pouze na listiny týkající se osobního stavu, za který nařízení považuje narození, skutečnost, že osoba je naživu, úmrtí, manželství, registrované partnerství, bydliště nebo místo pobytu či neexistence záznamu v rejstříku trestů. V případě výpisů z rejstříku trestů se navíc nařízení vztahuje jen na situaci, kdy občan EU požádá o vydání výpisu ve státě, jehož je sám občanem. Je třeba také myslet na to, že všechny listiny vydané v cizím jazyce musejí být opatřeny úředním překladem do češtiny, případně je třeba spolu s listinou doložit speciální vícejazyčný formulář, který byl pro účely nařízení vytvořen.

2. Ověření je potřeba – vyžaduje se apostila

V roce 1954 uzavřela skupina západoevropských států Úmluvu o vyloučení požadavků legalizace cizích veřejných listin, známou též jako Haagskou úmluvu. Tato úmluva, ke které od roku 1961 přistoupilo již 120 států (včetně ČR), zavedla pojem „apostila“, tedy zvláštní ověřovací doložku, která slouží k ověření podpisu a otisku razítka na listině vydávajícího státu za účelem jejího použití v zahraničí. V tomto případě tedy listina nemusí být dále ověřována přijímacím státem, v němž má být použita. Seznam úřadů ve všech signatářských státech lze dohledat na webových stránkách Haagské konference o mezinárodním právu soukromém. Je důležité zmínit, že institut apostily si neklade za cíl ověřit obsah předloženého dokumentu, potvrzuje pouze pravost úředního razítka a podpisu na veřejné listině. Samotná přítomnost apostily na listině tudíž negarantuje její přijetí českými úřady.

 3. Dokument je nutné superlegalizovat

Můžeme se také setkat se situací, kdy zahraniční veřejné listiny, které je nutné předložit českým úřadům, byly vydané orgánem státu, který není signatářem Haagské úmluvy a se kterým Česká republika neuzavřela bilaterální smlouvu o právní pomoci. Jedná se zejména o africké a blízkovýchodní státy, ale spadá sem například i Čínská lidová republika či Kanada. V případě veřejných listin vydaných těmito státy je nutné, aby listinu nejprve ověřil příslušný vyšší úřad vydávajícího státu (nejčastěji se jedná o ministerstvo zahraničních věcí cizího státu), který ověří pravost podpisu a razítka vydávajícího úřadu, a poté česká strana (obvykle tento úkon provede příslušný zastupitelský úřad České republiky v daném cizím státě) vydá nejvyšší ověření neboli superlegalizaci. Takto superlegalizovaný doklad je připravený k použití v České republice.

Nesprávné či nedostatečné ověření cizozemských veřejných listin vede k výrazným průtahům v procesu relokace zahraničních pracovníků do České republiky. Pokud si nejste jistí, zda a jak nějakou listinu ověřit, obraťte se na nás – rádi s vámi situaci prověříme a případně pomůžeme se samotným ověřením či s komunikací se zahraničními úřady.