V tomto článku uvedeme četné výhody elektronické fakturace na platformě Coupa, i náš názor na to, proč je tento nástroj sice uživatelsky přívětivý, ale společnostmi využívaný jen sporadicky. Uvedeme také několik praktických příkladů, kdy došlo k úspěšnému zefektivnění elektronické fakturace a k výraznému snížení nákladů. Automatizace fakturace přinese zákazníkům i dodavatelům totiž značné výhody.

1. Vyšší přesnost a nižší chybovost

Je všeobecně známo, že tradiční papírová fakturace je náchylná k lidským chybám, což vede ke zpoždění při zpracování a rekonciliaci plateb. Elektronická fakturace prostřednictvím CSP nebo cXML na platformě Coupa eliminuje ruční zadávání dat, čímž riziko chyb snižuje. Data jsou automaticky přenášena ze systému dodavatele do systému odběratele, což zajišťuje konzistenci a přesnost fakturačních údajů. Navíc je plně v souladu s předpisy Evropské unie.

Zaznamenali jsme řadu společností, které se dostaly do nákladné pasti OCR, a byly tak nuceny sestavit další provozní tým, který by vzniklé chyby řešil. Tyto potíže nastaly proto, že si společnosti neuvědomily hmatatelné výhody intersystémových EDI transakčních dat. Ačkoliv některá IT oddělení jsou toho názoru, že cXML je riskantní počin se zbytečně nákladnou implementací, my takový názor nesdílíme.

Z našeho pohledu není jazyk cXML ze své podstaty rizikový, zejména pokud je zašifrovaný, neboť šifrováním lze míru rizika snížit. Coupa umí jazyky dešifrovat, a takto zašifrované zprávy tak dekódovat. K fakturám musejí dodavatelé navíc poskytnout i jedinečné klíče, na jejímž základě platforma Coupa ověří pravost daného finančního dokumentu. Zároveň je důležité, že jazyk cXML není rozhraní API, kde by dodavatelé mohli získávat data a manipulovat s nimi. Coupa přijímá výhradně požadavky v rámci metody odesílání dat POST a přijetí faktury je podmíněno jejím úspěšným ověřením.

2. Rychlejší zpracování a platby

Čas jsou peníze, což ve světě podnikání platí dvojnásob. Elektronická fakturace celý proces urychluje, protože faktury jsou doručeny okamžitě a automatizované pracovní postupy v rámci platformy Coupa mohou výrazně zkrátit schvalovací cykly. Dodavatelé tak mohou očekávat rychlejší platby, což zlepší jejich cash flow i vaše vzájemné vztahy.

Coupa navíc nabízí sadu automatizačních nástrojů, které se dají snadno integrovat do procesu fakturace. Po obdržení faktur je možné je na základě předem definovaných pravidel a kritérií automaticky přesměrovat ke schválení příslušnému oddělení nebo jednotlivci. Automatizace tak eliminuje nutnost ručního třídění a dalšího zasílání, což výrazně urychluje proces schvalování. Faktury tudíž procházejí schvalovacím řetězcem s nebývalou rychlostí, minimalizují se překážky procesu a zpracování probíhá svižněji. Výhody elektronické fakturace na platformě Coupa se netýkají pouze zvýšení efektivity v rámci podniku. Díky zefektivnění procesu fakturace docházejí platby dodavatelům rychleji, což podporuje jejich konzistentní cash flow. Včasné platby bývají důležité zejména pro menší podniky, protože přispívají k jejich finanční stabilitě. Coupa zkracuje dobu potřebnou pro zpracování faktur a provádění plateb, a umožňuje tak dodavatelům lépe spravovat jejich finance, investovat do příležitostí k růstu a plnit finanční závazky.

V neposlední řadě je na přístupu platformy Coupa podmanivá i její schopnost pracovat na kvalitě vztahů s dodavateli. A protože rychlé a spolehlivé platby vzbuzují v dodavatelích důvěru a pocit jistoty, je pravděpodobné, že s obchodním partnerem, který jim bude platby odvádět včas, budou chtít spolupracovat i nadále. To může v důsledku vést k lepší spolupráci, zvýhodněným obchodním podmínkám a potenciálně výhodnějším cenám. Elektronická fakturace na platformě Coupa proto může v péči o dlouhodobé a vzájemně výhodné vztahy s dodavateli sehrát klíčovou roli.

3. Úspory nákladů

Přechod na elektronickou fakturaci snižuje náklady spojené s papírovými fakturami, jako jsou tisk, poštovné a skladování. Kromě toho snižuje potřebu manuální práce spojené se zadáváním dat a zpracováním faktur. Úspory nákladů se mohou významně propsat do hospodářského výsledku společnosti.

Podle připravované studie společnosti Deloitte, která má vyjít ke konci letošního roku, může zavedení elektronických a automatizovaných fakturačních procesů, ve srovnání s běžnými metodami papírového zpracování, vést k výraznému snížení nákladů – a to v rozmezí 60 až 80 %. Kromě toho tyto iniciativy obvykle přinášejí návratnost investic v relativně krátkém časovém horizontu, často v rozmezí 1 až 1,5 roku.

Níže naleznete stručnou tabulku, která zobrazuje potenciální úspory nákladů, kterých mohou společnosti dosáhnout díky řešení elektronické fakturace na platformě Coupa.

Potenciální úspory s platformou Coupa pro příjemce faktur (skutečný případ zákazníka):

4. Kvalitnější vztahy s dodavateli

Jak jsme již zdůrazňovali, efektivní elektronická fakturace a rychlé platby hrají při zvyšování spokojenosti dodavatelů klíčovou roli. Dodavatelé jsou nejen ochotni za včasné platby poskytovat slevy, ale jsou také otevřenější vyjednávat o výhodných podmínkách a udržovat dlouhodobá partnerství se společnostmi, které upřednostňují efektivnější fakturační procesy.

Z našich odborných zkušeností vyplývá, že pro dosažení co nejvyšší návratnosti investic (ROI) při implementaci řešení elektronické fakturace na platformě Coupa je zásadní, aby se do procesu plně zapojil celý váš nákupní tým. V minulosti se jeden z našich klientů setkal se zajímavým případem, kdy se jeho nejúspěšnější projekty uskutečnily teprve ve chvíli, kdy nákupní tým jeho společnosti navázal úzkou spolupráci s fakturačním oddělením. Tato součinnost umožnila identifikovat příležitosti k úspoře nákladů a vylepšení procesů. Neustále se nám potvrzuje, že pokud jsou nákupní týmy dobře informovány o možných úsporách, které následně aktivně začlení do smluv, lze dosáhnout podstatného snížení nákladů.

5. Přínosy pro životní prostředí

Snížení spotřeby papíru prostřednictvím elektronické fakturace má pozitivní dopad na životní prostředí. Snižuje uhlíkovou stopu spojenou s výrobou a přepravou papíru. Přijetí ekologicky šetrných postupů je nejen společensky odpovědné, ale může zároveň sloužit jako argument při prodeji.

6. Škálovatelnost a integrace

Elektronická fakturace založená na jazyku cXML na platformě Coupa je vysoce škálovatelná a vyhovuje firmám všech velikostí. Bezproblémově ji lze integrovat s dalšími nákupními a finančními systémy, čímž se zajistí kompatibilita i efektivita v rámci celé organizace.

7. Vylepšené zabezpečení

Elektronická fakturace prostřednictvím jazyka cXML na platformě Coupa zahrnuje robustní bezpečnostní opatření, která chrání citlivé finanční údaje. Šifrované přenosy a bezpečné ověřovací protokoly chrání před podvody a neoprávněným přístupem.

8. Soulad s předpisy Evropskou unií

EU zavedla směrnici (směrnice 2014/55/EU), která vyžaduje, aby všechny orgány veřejné správy v EU byly schopny přijímat a zpracovávat elektronické faktury, které jsou v souladu s evropskou normou pro elektronickou fakturaci. Cílem směrnice je usnadnit přeshraniční obchod, snížit náklady a zvýšit efektivitu při zadávání veřejných zakázek. Lhůta pro implementaci směrnice byla stanovena na 18. dubna 2019, ale některé země požádaly o její prodloužení nebo aby jim v tomto bodě byla udělena výjimka.

Nicméně nyní, v roce 2023, je nutné v rámci regionu EU splnit ještě další nové povinnosti. Znáte je všechny? Pokud ne, sledujte nás dál, jelikož právě pracujeme na komplexní zprávě s veškerými informacemi o směrnicích o elektronické fakturaci, které EU vydala v letošním roce.

Závěrem lze říci, že elektronická fakturace prostřednictvím jazyka cXML na platformě Coupa mění pro moderní podniky pravidla hry. Zefektivňuje provoz, snižuje náklady a zvyšuje celkovou efektivitu procesu fakturace. Výhody se neomezují pouze na finanční oblast, ale pozitivně ovlivňují i vztahy s dodavateli a dopad na životní prostředí. S pokračujícím technologickým pokrokem není zavedení elektronické fakturace pro udržení konkurenceschopnosti a připravenosti na budoucnost ve světě podnikání pouhou možností, nýbrž nutností.

Jste připraveni zásadně proměnit svůj proces fakturace a využít výhod elektronické fakturace prostřednictvím platformy Coupa? Vydejte se na cestu k efektivnější a udržitelnější budoucnosti svého podnikání ještě dnes! Kontaktujte nás a získejte všechny potřebné informace.