Klasická setkání v zasedačkách mají své nesporné výhody: všichni účastníci jsou v přímém kontaktu, všichni mají k dispozici nástroje, jako jsou tabule, flipcharty, papíry, barevné post-ity, fixy i tužky, židle a stoly, a nikoho z účastníků není potřeba učit, jak je používat. A pokud se zapojí i dobrý facilitátor, který dokáže účastníky vést na individuální i skupinové úrovni, výsledek v podobě nové strategie, produktu, služby nebo slibného řešení problému se brzy dostaví. Co se ale změní, když se přesuneme do „online“ módu?

Online Session Framework v kostce aneb jak připravit projekt na dálku

• Úvodní fáze
  Před samotnou přípravou a realizací projektu je potřeba ujasnit si, jaký je jeho účel. Jako první je tedy potřeba jasně stanovit cíle, seznámit se s backgroudem a získat základní kontext chystané akce. Zrovna tak je třeba sezvat účastníky design sprintu.
• Přípravná fáze
  Jako druhá následuje fáze příprav. Tehdy vznikají první „hmatatelné“ podklady, připravují se scénáře, volí se a chystají vhodné nástroje. Vzniká také prework projektu, každý účastník dostává instrukce, jak se na chystanou akci připravit. Výstupem by měla být rovněž doprovodná prezentace.
• Onboarding
  Ve třetí fázi dochází k rozdělení rolí, seznámení členů projektového týmu s průběhem připravované akce a vzniká (a je odeslán) i její harmonogram.
• Akce
  V rámci závěrečné fáze jsou testovány jednotlivé nástroje, případně odhalovány a napravovány nedostatky, a probíhá rovněž finální facilitace akce skrze různá cvičení a diskuzi.

Stáhněte si kompletní Online Session Framework od Deloitte NEXT (.pdf)

Na první pohled to vypadá, že potkávat se online není žádná věda. Call hodíme do kalendáře, rozjedeme Skype/Zoom/Teams a je to. Většina obyčejných týmových meetingů skutečně může takto jednoduše fungovat. Jakmile totiž stačí jen mluvené slovo a nenáročné sdílení informací, call zkrátka funguje.

Ale co když jsou na meetingu desítky účastníků a všichni se musí zapojit? Co když potřebujeme společně tvořit, ukazovat, malovat, diskutovat, domlouvat se a hlasovat? Co když potřebujeme víc než jen hodinu času a zároveň chceme udržet absolutní pozornost všech přítomných po celou dobu? Tak to totiž fungovalo v offline zasedačkách, ve kterých jsme společně mohli trávit kolaborativní workshopy, brainstormingy a sprinty. Ale když jsme na callech, nesedíme spolu v jedné místnosti, nemůžeme jednoduše něco nakreslit na tabuli a pozornost uniká.

Jak vytěžit z pracovních schůzek maximum?

Schůzky jsou základními stavebními kameny každého projektu, ať už jde o setkání osobní či distanční. Jak ale takový úspěšný status vést? Pokud si podobnou otázku pokládáte i vy, potom nepřehlédněte naše krátké shrnutí klíčových informací, tipů a řešení, díky kterým budou vaše meetingy ještě produktivnější.

Deloitte NEXT uspořádal před pandemií kolem 60 několikadenních design sprintů ročně. Společně s klientem sestavili tým, který skrze jejich vedení a procesy musel přijít s řešením v podobě definování nových produktů a služeb, vizí, strategických rozhodnutí, zlepšení současného stavu apod. Několik dní seděli společně v jedné místnosti plně soustředěni na zadání. O tohle je však koronavirus ze dne na den připravil a museli se okamžitě adaptovat na nové prostředí. Na online.

Proč? Protože potřeba jejich služeb a touha po velkých a zásadních týmových řešeních tu stále byla. Otázkou jen zůstávalo, jak to udělat? Jak nastavit společnou vizi a iniciativy k ní vedoucí s dvacetičlenným mezinárodním týmem, kdy každý sedí v jiné evropské zemi? Jak vymyslet společné řešení v oblasti „workplace of the future“ se zapojením pětačtyřiceti talentů během karantény? Ambicí bylo mnoho, ale největší z nich byla jejich vlastní – jak to udělat online?

„Pokusili jsme se převést naše know how z design sprintů a jejich facilitace do online prostředí, vytipovali jsme vhodné nástroje, vytvořili pevná pravidla a postupy, abychom měli maximální jistotu, že jakoukoli online session o desítkách účastníků dokážeme úspěšně dovést do konce. Protože když organizujete a řídíte online session, je to jako při potápění – co pod vodou máte, to tam máte. A když se cokoli pokazí, musíte si s tím vystačit. Jinak nepřežijete,“ popisuje situaci Jirka Vávra, manažer z týmu Deloitte NEXT.

Během desítek online kolaborativních workshopů se týmu Deloitte NEXT podařilo nejen přežít, ale současně udělat z těchto setkání zážitek a novou zkušenost pro všechny zúčastněné, vytěžit jejich maximální zapojení a participaci na výsledku, který vždy naplnil kýženou ambici. Jednoduše se naučili, jak efektivně organizovat a řídit online kolaborativní workshopy.

A proto se rozhodli – Jirka Vávra, Michal Sutto a Nicole Fatinová – své know-how přetavit do jednoduchého frameworku, který v současné situaci může inspirovat či pomáhat firmám, jak takovou kolaborativní online session organizovat a řídit, aby to stálo za to a investice do online session se vyplatila.

Deloitte NEXT: Inovace, které vedou od nápadu k fakturám

Jak zavádět inovace takovým způsobem, aby byly skutečně efektivní? To je otázka, kterou se klade většina firem, které se chtějí vyvíjet a dostát stále se zvyšujícím nárokům trhu. Ne vždy ale stačí inovaci pouze „chtít“, zrovna tak je důležité vymyslet či zvolit tu nejvhodnější a správně ji implementovat. Deloitte NEXT pomáhá společnostem vytvářet prototypy nových produktů a služeb, objevovat tržní příležitosti a ověřovat hypotézy na trhu. Kromě toho také pomáhá zlepšovat a rozvíjet vnitřní mechanismy, systémy a strategie, a to vše ve spolupráci s dalšími odbornými týmy Deloitte, které se zaměřují na oblasti práva, daní, technologií a řadu dalších.