Poradenství 

Framework: Jak efektivně řídit online session

Řídit kolaborativní workshop v zasedačce je v podstatě jednoduché. Účastníci na sebe vidí, všichni jsou společně na jednom místě a celou dobu mají maximální přehled o tom, co se v místnosti zrovna děje. Společná pozornost se upírá směrem k řešení. Tak tomu alespoň bývalo, než přišel koronavirus, zasedačky se musely pro větší skupiny zavřít a my se začali potkávat online. Tým Deloitte NEXT proto připravil jednoduchý framework, s jehož pomocí lze kolaborativní online session organizovat stejně efektivně, jako byste byli ve skutečné kanceláři se svými kolegy po boku.

Klasická setkání v zasedačkách mají své nesporné výhody: všichni účastníci jsou v přímém kontaktu, všichni mají k dispozici nástroje, jako jsou tabule, flipcharty, papíry, barevné post-ity, fixy i tužky, židle a stoly, a nikoho z účastníků není potřeba učit, jak je používat. A pokud se zapojí i dobrý facilitátor, který dokáže účastníky vést na individuální i skupinové úrovni, výsledek v podobě nové strategie, produktu, služby nebo slibného řešení problému se brzy dostaví. Co se ale změní, když se přesuneme do „online“ módu?

Online Session Framework v kostce aneb jak připravit projekt na dálku

  • Úvodní fáze
    Před samotnou přípravou a realizací projektu je potřeba ujasnit si, jaký je jeho účel. Jako první je tedy potřeba jasně stanovit cíle, seznámit se s backgroudem a získat základní kontext chystané akce. Zrovna tak je třeba sezvat účastníky design sprintu.
  • Přípravná fáze
    Jako druhá následuje fáze příprav. Tehdy vznikají první „hmatatelné“ podklady, připravují se scénáře, volí se a chystají vhodné nástroje. Vzniká také prework projektu, každý účastník dostává instrukce, jak se na chystanou akci připravit. Výstupem by měla být rovněž doprovodná prezentace.
  • Onboarding
    Ve třetí fázi dochází k rozdělení rolí, seznámení členů projektového týmu s průběhem připravované akce a vzniká (a je odeslán) i její harmonogram.
  • Akce
    V rámci závěrečné fáze jsou testovány jednotlivé nástroje, případně odhalovány a napravovány nedostatky, a probíhá rovněž finální facilitace akce skrze různá cvičení a diskuzi.

Stáhněte si kompletní Online Session Framework od Deloitte NEXT (.pdf)

Na první pohled to vypadá, že potkávat se online není žádná věda. Call hodíme do kalendáře, rozjedeme Skype/Zoom/Teams a je to. Většina obyčejných týmových meetingů skutečně může takto jednoduše fungovat. Jakmile totiž stačí jen mluvené slovo a nenáročné sdílení informací, call zkrátka funguje.

Ale co když jsou na meetingu desítky účastníků a všichni se musí zapojit? Co když potřebujeme společně tvořit, ukazovat, malovat, diskutovat, domlouvat se a hlasovat? Co když potřebujeme víc než jen hodinu času a zároveň chceme udržet absolutní pozornost všech přítomných po celou dobu? Tak to totiž fungovalo v offline zasedačkách, ve kterých jsme společně mohli trávit kolaborativní workshopy, brainstormingy a sprinty. Ale když jsme na callech, nesedíme spolu v jedné místnosti, nemůžeme jednoduše něco nakreslit na tabuli a pozornost uniká.

Jak vytěžit z pracovních schůzek maximum?

Schůzky jsou základními stavebními kameny každého projektu, ať už jde o setkání osobní či distanční. Jak ale takový úspěšný status vést? Pokud si podobnou otázku pokládáte i vy, potom nepřehlédněte naše krátké shrnutí klíčových informací, tipů a řešení, díky kterým budou vaše meetingy ještě produktivnější.

Deloitte NEXT uspořádal před pandemií kolem 60 několikadenních design sprintů ročně. Společně s klientem sestavili tým, který skrze jejich vedení a procesy musel přijít s řešením v podobě definování nových produktů a služeb, vizí, strategických rozhodnutí, zlepšení současného stavu apod. Několik dní seděli společně v jedné místnosti plně soustředěni na zadání. O tohle je však koronavirus ze dne na den připravil a museli se okamžitě adaptovat na nové prostředí. Na online.

Proč? Protože potřeba jejich služeb a touha po velkých a zásadních týmových řešeních tu stále byla. Otázkou jen zůstávalo, jak to udělat? Jak nastavit společnou vizi a iniciativy k ní vedoucí s dvacetičlenným mezinárodním týmem, kdy každý sedí v jiné evropské zemi? Jak vymyslet společné řešení v oblasti „workplace of the future“ se zapojením pětačtyřiceti talentů během karantény? Ambicí bylo mnoho, ale největší z nich byla jejich vlastní – jak to udělat online?

„Pokusili jsme se převést naše know how z design sprintů a jejich facilitace do online prostředí, vytipovali jsme vhodné nástroje, vytvořili pevná pravidla a postupy, abychom měli maximální jistotu, že jakoukoli online session o desítkách účastníků dokážeme úspěšně dovést do konce. Protože když organizujete a řídíte online session, je to jako při potápění – co pod vodou máte, to tam máte. A když se cokoli pokazí, musíte si s tím vystačit. Jinak nepřežijete,“ popisuje situaci Jirka Vávra, manažer z týmu Deloitte NEXT.

Během desítek online kolaborativních workshopů se týmu Deloitte NEXT podařilo nejen přežít, ale současně udělat z těchto setkání zážitek a novou zkušenost pro všechny zúčastněné, vytěžit jejich maximální zapojení a participaci na výsledku, který vždy naplnil kýženou ambici. Jednoduše se naučili, jak efektivně organizovat a řídit online kolaborativní workshopy.

A proto se rozhodli – Jirka Vávra, Michal Sutto a Nicole Fatinová – své know-how přetavit do jednoduchého frameworku, který v současné situaci může inspirovat či pomáhat firmám, jak takovou kolaborativní online session organizovat a řídit, aby to stálo za to a investice do online session se vyplatila.

Deloitte NEXT: Inovace, které vedou od nápadu k fakturám

Jak zavádět inovace takovým způsobem, aby byly skutečně efektivní? To je otázka, kterou se klade většina firem, které se chtějí vyvíjet a dostát stále se zvyšujícím nárokům trhu. Ne vždy ale stačí inovaci pouze „chtít“, zrovna tak je důležité vymyslet či zvolit tu nejvhodnější a správně ji implementovat. Deloitte NEXT pomáhá společnostem vytvářet prototypy nových produktů a služeb, objevovat tržní příležitosti a ověřovat hypotézy na trhu. Kromě toho také pomáhá zlepšovat a rozvíjet vnitřní mechanismy, systémy a strategie, a to vše ve spolupráci s dalšími odbornými týmy Deloitte, které se zaměřují na oblasti práva, daní, technologií a řadu dalších.

Framework Deloitte NEXT
Poradenství 

Dost bylo krize, nové příležitosti na trhu čekají. Co to znamená pro finanční ředitele?

Odolná firma je ta, která se umí přizpůsobit. Má management, který dokáže firmu řídit ze dne na den a reagovat na aktuální situaci, i když se pohybuje ve světě, kde rostou náklady, zpožďují se dodávky a vlivem restrikcí váznou běžné procesy. Takových lidí je ale bezesporu málo. Jenže odolnost firmy je rozhodujícím faktorem nejen pro přežití, ale hlavně pro nastartování prosperity. A o tu se teď hraje. 

29. 3. 2021
Poradenství 

Téma pro CFO: Jak zajistit odolnost firmy v době nejistoty?

České firmy musí být odolnější vůči všem rizikům. To je jasné poselství z loňského roku. Ať už jde o zákazníky, změny v dodavatelském řetězci, zaměstnance či dopady spojené s napojením na globální síť, to všechno jen umocňuje přetrvávající nejistotu. Krize už ale trvá dlouho a teď už je potřeba přejít z pouhého „přežívání“ do fungování v novém normálu a prosperitě. Změnit procesy a přijít s komplexním řešením, které z firmy udělá odolnější, efektivnější a především digitálnější společnost. Co to znamená především pro finanční ředitele? 

27. 1. 2021