Jednou z klíčových činností při roční uzávěrce a závěrkových pracích je provedení inventarizace. Zjištění skutečného stavu majetku a závazků a jeho porovnání s účetnictvím je jedním za základních předpokladů pro kvalitní sestavení účetní závěrky. Pozornost věnovaná procesu inventarizace může naznačit procesní nedostatky nebo možná zlepšení v řízení společnosti, interních kontrolách i v jejím účetnictví. V článku uvádíme časté problémy, které se vážou s procesem inventarizace v praxi.
Fyzickou inventuru zásob a majetku nelze provést tvrzením, že skutečnost odpovídá stavům vygenerovaným z účetnictví. Tam, kde je to možné, je stav nutné zjišťovat a ověřovat vždy fyzicky. Inventura provedená jen „na oko“ postrádá smysl, kterým je zjištění skutečného stavu. Za fyzickou inventuru se nepovažuje opsání stavu skladových karet. Cílem fyzické inventury tedy není opisovat stav zásob z předem vytištěné sestavy nebo odsouhlasovat takto definované stavy, ale za pomoci různých metod (počítaní kusů, vážení, měření, kombinací postupů…) zjistit skutečný stav a případné rozdíly oproti účetnictví. Doporučujeme proto vždy používat prázdné sestavy, kde sčítací komise neuvidí stav evidovaný v účetnictví.
Nahrazení fyzické inventury tzv. dokladovou inventurou není obvykle možné, jak se občas v praxi říká. Například u hotovosti v pokladně, která by měla být fyzicky přepočítaná, nestačí ověřit zůstatek na jinou (účetní) evidenci, například pokladní knihu, ale v tomto případě je nutné fyzicky sčítat jednotlivé mince a bankovky a porovnat je s účetnictvím.
K zamyšlení je i požadavek na nezávislost inventarizační komise. Bude mít vedoucí skladu, který má podepsanou hmotnou odpovědnost, zájem zjistit skutečný stav, nebo raději upřednostní „bezproblémový“ průběh inventury bez případných následků? Aneb jak se říká: důvěřuj, ale prověřuj. Není namístě, aby nastal „řetězec spoléhání jednoho článku ne ten předcházející…“. Naopak, celý systém, kvalitu a efektivitu inventury posiluje předem avizovaný systém namátkových kontrol dílčích inventarizačních komisí, přepočítání a ověření zjištěných stavů.
Chybějící dokladová inventura bývá častým problémem u menších nebo nově vznikajících účetních jednotek s malým účetním týmem. Prioritou v hektickém čase kolem konce účetního období je inventarizace zásob, případně dlouhodobého hmotného majetku, ale povinnost dokladové inventury, kterou ukládá zákon o účetnictví v odst. 2 § 30 dle písmena b), je pak občas opomíjena:
„Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky při inventarizaci zjišťují a) fyzickou inventurou u hmotného majetku, popřípadě nehmotného majetku, nebo b) dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru.“
Dokladová inventura spočívá v podstatě v prověření správnosti a průkaznosti konečného zůstatku příslušného účtu (včetně podrozvahových účtů) na základě dokladů, které ověřují či dokumentují jednotlivé položky (účetní zápisy) tvořící tento konečný zůstatek (skutečný stav).
Vedle toho je vhodné zjišťovat nebo potvrzovat ještě další skutečnosti charakteristické pro daný druh majetku či závazku, jako například u pohledávek, zda byla jejich existence odsouhlasena s dlužníky nebo zda výše opravné položky k pohledávkám odpovídá metodice účetní jednotky pro stanovení opravné položky k pohledávkám nedobytným, po splatnosti atd.
Součástí dokladové inventury je i případné opravení stavů a doplnění o zjištěné chyby při inventuře fyzické.
Východiskem pro celý proces inventarizace by měl být správně sestavený vnitřní předpis s časovým harmonogramem a věcným popisem procesu. Plán inventarizací a inventur je nutné sestavit ještě před zahájením první inventury a nemělo by se zapomenout na dokladové inventury.
Na jaká zajímavá místa může auditora zavést jeho práce? Přečtěte si články o inventurách, díky nimž se naši auditoři dostali na leckdy opravdu netradiční místa, například na chirurgický sál, do firmy, která uchovává biologický materiál chovných býků, nebo do zbrojařských společností.
Průběžnou inventarizaci lze provádět v průběhu celého účetního období, ovšem pouze u zásob, u nichž je evidence vedena podle druhů, podle míst jejich uložení anebo hmotně odpovědných osob, jak uvádí odstavec 2, § 29 zákona o účetnictví.
Jak navádí zákonná úprava, je důležité zejména zvážit povahu zásob. V případě evidence zásob podle druhu se provede inventura u konkrétního druhu zásob, byť jsou uloženy v jednotlivých prodejnách nebo skladech. Místem uložení u maloobchodu v oblasti papírnictví může být jedna konkrétní prodejna s umístněním zásob v regálech. Využít se dá i v případě, že existuje více odpovědných osob, které hospodaří se zásobami, např. vedoucí jednotlivých prodejen.
Provádění průběžných inventarizací je proto žádoucí řádně organizačně zabezpečit, například vydáním vnitřního předpisu vedení účetní jednotky. Každoroční písemný plán, v němž se určí předmět a lhůty inventarizace, je také nezbytný a slouží k tomu, že například jmenovitě určí jednotlivé druhy zásob a den provedení jejich inventarizace – to ale platí i pro periodickou inventarizaci. Průběžná inventarizace může fungovat pouze v případě, že existuje řádné vedení skladové evidence a účetní jednotka má ve skladech „pořádek“ a nedochází k přesunům zásob apod. Vyhne se tak možným problémům, kdy v měsíci červen vznikne na skladě A manko a v měsíci červenec na skladě B přebytek stejného druhu materiálu ve stejné výši.
Průběžná inventarizace může být vhodná i u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který je vzhledem k funkci, již plní v účetní jednotce, v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží (např. vagóny/kontejnery). Je vhodné ji zvážit při velkém množství položek dlouhodobého majetku nebo zásob, kdy navíc dochází k pohybu majetku a zastavení provozu není z technických nebo obchodních důvodů kvůli inventarizaci vhodné.
Benefitem je i menší zátěž pro společnost a její rozložení do celého roku, stejně tak jako menší potřebný počet zaměstnanců k jejímu provedení. Všechny druhy zásob a uvedeného hmotného majetku musí být inventarizovány alespoň jednou za účetní období.
Přítomnost pandemie v posledních dvou letech komplikuje kromě běžného provozu účetních jednotek i proces inventarizace. Současný stav by ale neměl být důvodem inventuru a inventarizaci neprovést. Nelze ani předpokládat, že covid v nejbližší době zmizí.
V této souvislosti účetní jednotky o to více zvažují přechod na průběžnou inventarizaci. Ta by mimo jiné mohla snížit riziko, že do organizace a logistiky inventur zasáhne karanténa nebo vysoká nemocnost zaměstnanců.
Nezapomínejme také na skutečnost uvedenou v § 30 odst. 6 písm. b) zákona o účetnictví, podle které je možné provést (zahájit a ukončit) periodickou inventarizaci v intervalu až 4 měsíce před rozvahovým dnem a až 2 měsíce po rozvahovém dni. Tedy i v době, kdy vychází náš článek, zbývá stále více než měsíc k dokončení fyzických inventur! Nese to s sebou samozřejmě potřebu prokázat stav tzv. rolováním zjištěných stavů od data inventury do rozvahového dne.
I přes nepříznivou situaci je potřeba včas a předem informovat svého auditora. A to i v případě, kdy se jeví účast auditora z bezpečnostních důvodů jako nemožná. Auditor zváží například použití moderních metod a techniky pro sledování průběhu inventury nebo naplánuje případné alternativní postupy (včetně mimořádné inventury nebo přepočítání zásob mimo termín fyzických inventur), kterými se přesvědčí o stavu a existenci zásob.
Semináře, webcasty, pracovní snídaně a další akce pořádané společností Deloitte.
