Na semináři Výzvy digitalizace finančních procesů jsme řešili i tohle aktuální téma. Dobrou zprávou je, že na bezpapírový trend se zaměřuje čím dál tím více firem a že se zrychluje návratnost do „paperless“ projektů. Z části i proto, že klesá cena technologií, které jsou pro realizaci tohoto kroku nejdůležitější. Nový trend ve firmě zpravidla odstartuje zadání vedení, rozhoduje i potřeba snížit náklady, ale také změny v regulatorice a reportingu nebo zavedení nových procesů.

V dnešní době často skloňované GDRP je jednou z regulatorních změn, které nahrávají projektům paperless. Kontrola elektronických dat je totiž mnohem propracovanější, než kontrola přístupu k papírovým dokumentům. Naopak brzdou bývá nejasné nastavení procesů, přesvědčování financí a právníků o smysluplnosti tohoto trendu nebo edukace zaměstnanců, aby začali pracovat v novém procesu.

NA CESTĚ KE KANCELÁŘI BEZ PAPÍRU

Papír se ve firmách vyskytuje v celé řadě oblastí, a způsobů, jak vygenerovat další, je opravdu hodně. Pokud tedy společnost chce nastartovat změnu, nemusí se hned vrhat na plný přechod a nasazení nejmodernějších technologií, zpočátku může jít o jednodušší kroky nebo o kombinaci různých kroků, které spočívají ve změnách v procesech, nasazení různých netechnických opatření. Jak tedy na kancelář bez papíru?

V první řadě je potřeba zanalyzovat stávající stav, identifikovat konkrétní oblasti, ale i rizika a dopady v rámci plánovaných změn. Následovat musí strategie, doporučení vhodných variant a dalších kroků, které povedou k jejímu naplnění. Tyto kroky by měly být realizovány ve spolupráci s odborníky, kteří mají přesah do všech dotčených oblastí. Nejde totiž jen o technologické provedení, ale například o dostání závazkům vyplývajících z Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které stanovuje, jak uchovávat, archivovat nebo skartovat dokumenty s citlivými daty.

Jak se zbavit papíru v pěti krocích

1. Definujte si rozsah, cíle: Je to investice, a nemusí být úplně malá, do „odpapírování“ kanceláře zapojte všechna oddělení, protože to není jen o účtárně

2. Navrhněte proces: Jděte do detailů, zaměřte se na tzv. budoucí konzumenty, tedy všechny ty, kteří budou vaše dokumenty potřebovat (např. Finanční úřad v rámci kontroly, nebo dokonce i soud, pokud dojde ke zpochybnění nároku na odpočet DPH); zaměřte se také na různé scénáře a kanály, kterými daný typ dokumentu do firmy přichází nebo vzniká.

3. Vyberte odpovídající technické řešení, napojte se na robotiku

4. Investujte čas do implementace a následného ladění

5. Nezapomeňte na revize, nepodceňte analýzu: Bez pravidelné kontroly se neobejde, důležité je pohlídat si skartační lhůty, přístup k dokumentům, obnovu archivu, pokud budete potřebovat použít dokumenty staršího data

PRÁVNÍ ÚPRAVA JAKO KLÍČOVÝ FAKTOR

Rozhodující je samozřejmě také právní úprava, která stanovuje, jak uchovávat „vnitřní“ dokumenty (Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví), účetní dokumentaci (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví), daňové doklady (Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH) či zaměstnanecké dokumenty (např. Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti).

Při převodu dokumentu do elektronické podoby (např. skenováním) musí jít o formát, který zaručí neměnnost jeho obsahu a umožní následnou čitelnost – třeba pro potřeby daňové kontroly. Data tedy musí být uchovávána tak, aby byla zaručena věrohodnost původu daňových dokladů, neporušenost jejich obsahu a čitelnost pro fyzickou osobu.

Výhody převedení dokumentů do digitální podoby

• Lepší vytěžování dat
• Rychlejší komunikace
• Zjednodušení celé řady procesů
• Automatické zálohování
• Eliminace ztráty či poškození dat
• Rychlé vyhledávání v dokumentech
• Ekologický aspekt