Lidé 

Informace a znalosti jsou pro úspěch v podnikání zásadní i kritické. Klíčové je nepřehltit se

Není žádným tajemstvím, že znalosti a informace v jakémkoliv oboru jsou klíčovým faktorem pro úspěch v dané oblasti. Bez informací se nelze správně rozhodovat, řídit tým ani společnost. Udržet ale správnou hladinu informovanosti v dnešním informačně přehlceném světě v rámci jednotlivých organizací, společností či týmů, není vůbec jednoduché. Problémem navíc není jen informační přehlcenost, ale i množství nástrojů a platforem, přes něž se dokumenty sdílí. Potvrzuje to i průzkum v rámci studie Deloitte Trendy v oblasti lidského kapitálu, v němž 94 % respondentů uvedlo, že je zapotřebí zvýšit sdílení informací. Jaké nástroje znalostního managementu pomohou?

Shromáždit fakta, ať už jde o pracovní či osobní život, a dát jim řád a strukturu a umět si z nich vybrat to důležité, abychom došli ke kvalifikovanému závěru, to je nezbytnost pro každého z nás. Je těžké si představit obchodování na burze, přijímání nových kolegů či přípravu nové obchodní strategie “jen tak”, bez znalosti trhu v dané oblasti, revize životopisu či aktuálních hospodářských výsledků. Stejně tak je obtížně představitelné zakoupení nábytku od jistého švédského výrobce bez již skoro ikonických návodů na sestavení. Informace, návody a doporučení nám zkrátka zjednodušují život a pomáhají nám vyhýbat se omylům či slepým uličkám.

Sdílení informací s uživateli: v rozumném množství, stručně, jasně

Pokud už informace budeme mít shromážděné a strukturované, je potřeba se zamyslet nad formou a způsobem, jak je s uživateli sdílet. Jednoznačně se ukazuje, že zdlouhavé návody a manuály nejsou využívány a ani obliba osobních či online procesních a znalostních tréninků není příliš vysoká. Uživatelé si přejí mít informace přesně v tom okamžiku, kdy je skutečně potřebují. A rozhodně ne všechny, jen ty, které jsou potřebné pro projekt či aktivitu, jimž se aktuálně věnují. K tomu se nabízí různé nástroje znalostního managementu, které dovedou poskytnout tzv. kontextuální nápovědu (SAP Enable Now, WalkMe, Whatfix, ServiceNow).

Vedle správné hladiny informovanosti je podle studie Deloitte Trendy v oblasti lidského kapitálu důležité i zachování informací a znalostí, a to konkrétně pro 76 % respondentů. Na tuto oblast je potřeba nahlédnout ze dvou stran. Jednak z pohledu ztráty informace, pokud daný člověk ze společnosti odejde a informace nebude zaznamenaná, ale pak také z hlediska možné ztráty její aktuálnosti. Nezbytností jsou proto pravidelné kontroly a aktualizace.

Toto jsou nástroje, které umožní vytvoření znalostní databáze a přípravy interaktivních průvodců. Ty jsou pak k dispozici uživatelům přímo v systému. To znamená, že získají relevantní informaci přesně v okamžiku, kdy ji potřebují. Není tedy nutné se dopředu učit proces či ovládání dané aplikace. Důležité je, že k jejich vytvoření není zapotřebí programátorská znalost – lze je vytvořit se základní sadou počítačových dovedností.

Jaká je přidaná hodnota těchto nástrojů?

  • poskytují relevantní informace ve správný čas,
  • ušetří čas na trénink,
  • sníží počet uživatelských dotazů na linku zákaznické podpory.

Oblast řízení znalostí je ale samozřejmě ještě širší.
Rozlišujeme 4 základní okruhy:

  1. zákaznický systém (Customer management system),
  2. expertní znalostní systém (Expert Knowledge system),
  3. správa dokumentů (Document management system),
  4. systém pro správu obsahu (Content management system).

Pro každou společnost je tedy důležité si vždy dobře rozmyslet, jaké řešení je nejvhodnější a které půjde propojit s jejich systémy a aplikacemi. A to s jak již implementovanými, nebo teprve výhledově zvažovanými. Každá z těchto oblastí umožňuje více a více aktivit posouvat do digitální podoby. Ať již formou správných a aktuálních informací v dashboardech, online formulářích a dokumentech či navazujících workflow. Trend digitalizace pracovního prostředí je již plně rozběhnutý a nezastavitelný. Čím dříve se na něj připravíte, tím lépe.

V současné době jsou informace relativně snadno dostupné, a to převážně online. Ne vždy tomu ale bylo stejně. Pokud se ohlédneme pár (desítek) let zpět, dostat se ke správné informaci mohl být oříšek. Statista.com uvádí, že před 10 lety byly vytvořeny 2 zettabyty informací (2 triliardy bytů, 2×1021) a v letošním roce je odhad již na úrovni 59 zettabytů a v roce 2024 pak 149 zettabytů.

HR trendy
Technologie  Lidé 

Práce odkudkoliv jako trend blízké budoucnosti. Jak se virtualizace organizací promítne na obsahu práce?

Díky přesunu zaměstnanců na home office v době pandemie se podařilo zachovat kontinuitu provozu celé řady firem. Zároveň s tím se ukázalo, že model práce z domova mnoha zaměstnancům vyhovoval. Vyjít těmto pracovníkům vstříc, a přitom si zachovat dobré výsledky, je proto novou výzvou pro zaměstnavatele i teamleadery. Řešením může být tzv. hybridní pracovní místo nebo umožnění práce odkudkoliv. Co tyto modely obnáší? Jak se s jejich zavedením promění nároky na práci samotnou? A jak svou firmu na nové formy distanční práce vůbec připravit? To jsou jen některé z mnoha otázek, které by si měla pokládat každá moderní organizace. 

22. 7. 2021
Lidé 

Zaměstnanci se postupně vrací do kanceláří. Jak je udržet spokojené i po roce stráveném na home office?

Fyzická i duševní pohoda zaměstnanců je pro mnoho firem již delší dobu zásadním tématem. Wellbeing společnosti intenzivně řešily ještě před nástupem koronavirové pandemie, současná situace ale tento trend ještě akcelerovala a fyzické a psychické zdraví zaměstnanců se tak stalo klíčovým elementem pro její zvládnutí. Proč je wellbeing zaměstnanců důležitý? A jaká je v tomto směru role firem po návratu zaměstnanců do kanceláří? Těmto a dalším otázkám jsme se věnovali v našem live streamu. 

28. 6. 2021