Lidé  Právo 

Radosti i strasti personalistů aneb jak GDPR ovlivní databáze s životopisy a další osobní údaje zaměstnanců

Kontaktní údaje, životopisy, fotografie nebo videa z firemních akcí patří mezi zlomek dat, s nimiž personalisté denně pracují. HR oddělení zpracovávají velké množství osobních údajů nejen o současných a bývalých zaměstnancích, ale také o těch, kteří se o práci ve společnosti zajímají. Kvůli novému nařízení o ochraně osobních údajů ale musí nastavit nová pravidla a prověřit, zda souhlasy s jejich zpracováním vyhovují požadavkům GDPR. Jinak jim hrozí pokuty.

Od května 2018 vstupuje v účinnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, zkráceně GDPR. Firmy a organizace se tak musí připravit na nová pravidla při zpracování osobních údajů zaměstnanců. Z praxe vyplývá, že souhlasy jsou mnohdy nadbytečné, nebo nejsou dostatečně informované (zaměstnanec neobdržel dostatek informací o zpracování osobních údajů, jak vyžaduje GDPR).

Co je tedy klíčové? Na jakém základě mohou tyto údaje uchovávat:

  • Zákonné povinnosti – povinnost zpracovávat osobní údaje stanoví zákoník práce, jiné právní předpisy týkající se zdravotního pojištění, důchodového pojištění, nemocenského pojištění a další
  • Plnění pracovněprávní smlouvy (nebo plnění dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr)
  • Oprávněného zájmu – například kamerový systém monitorující výrobu (a tím pádem i zaměstnance) z důvodu ochrany osob

Možnost využít souhlas zaměstnanců ke zpracování osobních údajů, který byl doposud hojně uplatňován v rámci HR, bude kvůli novému nařízení značně omezen. Souhlas bude možné získávat v situacích, kdy nepůjde využít jiný právní základ, tedy pokud neexistuje speciální zákonná povinnost, nevyplývá v souvislosti s plněním pracovní smlouvy a podobně. O jaké situace se může konkrétně jednat? Například když chce zaměstnavatel zveřejňovat fotky svých zaměstnanců na interním webu společnosti, v tomto případě by měl získat souhlas.

Jedním z důvodů zvýšeného zájmu o GDPR jsou mimo jiné také sankce, které mohou činit až 20 milionů EUR či 4 % celosvětového obratu, a to podle toho, která částka je vyšší.

Krok po kroku: povinnosti zaměstnavatele

  1. Zaměstnavatel by ve vztahu k HR měl zmapovat veškeré zpracování osobních údajů a stanovit, jaké osobní údaje od svých zaměstnanců skutečně potřebuje nad rámec těch, u nichž to vyžadují právní předpisy, případně pracovní smlouva.
  2. K těmto účelům by si měl vytvořit záznamy o činnostech zpracování, v nichž bude uveden název a kontaktní údaje společnosti, důvod zpracování údajů, popis kategorií subjektů a osobních údajů, kategorie příjemců, které údaje obdrží, eventuální přenos údajů do jiné organizace či země, lhůta pro jejich výmaz a popis bezpečnostních opatření uplatňovaných při zpracování.
  3. Nastavit bude potřeba také vnitřní systém ochrany osobních údajů, a to tak, aby bylo vše v souladu s GDPR.
  4. Dále bude zapotřebí zrevidovat stávající souhlasy v oblasti HR a upravit je dle požadavků GDPR, zejména doplnit rozsah a účel zpracovávaných osobních údajů.
  5. V případech, kdy zaměstnavatel bude chtít pro zpracovávání využít nové technologie, nebo když zpracovávání bude pro zaměstnance příliš rizikové, pak bude nezbytné posoudit ještě před zahájením nového zpracování vliv jednotlivých zpracování na ochranu osobních údajů, tj. posoudit rizika a ošetřit je.

NEPŘEHLÉDNĚTE

Co je důležité? Nezapomenout na to, že každá žádost o souhlas by měla být dle GDPR svobodná, konkrétní, informovaná a jednoznačná. Zaměstnanci se pak výjimečně nachází vůči zaměstnavateli v pozici, kdy mohou dát souhlas svobodně nebo ho odmítnout či odvolat, což je dáno závislostí vyplývající ze vztahu podřízenosti zaměstnance vůči zaměstnavateli.

Jde vám z GDPR už hlava kolem? Nevíte si rady? Zkuste naši aplikaci GDPR Detective, která záhadu ochrany osobních údajů vyřeší za vás.

Zaměstnanci Ochrana osobních údajů (GDPR)
Technologie  Právo 

Právo musí rychle reagovat na technologické trendy, v době pandemie roste zájem o e-commerce či komunikační nástroje

Pozornost světa je v době pandemie koronaviru na oblast technologií upírána více než kdy dřív. Ať už se ale jedná o zavádění chytré karantény, masivní zájem o e-commerce nebo boom online komunikačních nástrojů, za každým z těchto trendů musí stát kvalitní právní rámec. Jak se legislativním institucím v tomto ohledu daří a co se ve světě technologií a práva odehrálo v uplynulých týdnech, jsme pro vás shrnuli v našem květnovém TechLaw zpravodaji. 

14. 5. 2020
Technologie  Právo 

Soudní dvůr EU se opět zabývá otázkou stahování přes torrenty, zaměří se na jednotlivé uživatele

Na základě autorských práv architekta nařídil soud odstranit velkoplošnou reklamu, která zakrývala významnou část budovy. Billboard podle soudu svým umístěním a rozměry snižoval architektonickou hodnotu nemovitosti. Chcete se dozvědět více? Podrobnosti najdete v našem květnovém TechLaw zpravodaji, ve kterém se zabýváme také oblastí IP/IT práva. Dále se v něm věnujeme vznikající praxi při rozhodování o registraci ochranných známek odkazujících na COVID-19 nebo řízení u Soudního dvora Evropské Unie ohledně torrentového seedingu. 

14. 5. 2020