Lidé  Právo 

Radosti i strasti personalistů aneb jak GDPR ovlivní databáze s životopisy a další osobní údaje zaměstnanců

Kontaktní údaje, životopisy, fotografie nebo videa z firemních akcí patří mezi zlomek dat, s nimiž personalisté denně pracují. HR oddělení zpracovávají velké množství osobních údajů nejen o současných a bývalých zaměstnancích, ale také o těch, kteří se o práci ve společnosti zajímají. Kvůli novému nařízení o ochraně osobních údajů ale musí nastavit nová pravidla a prověřit, zda souhlasy s jejich zpracováním vyhovují požadavkům GDPR. Jinak jim hrozí pokuty.

Od května 2018 vstupuje v účinnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, zkráceně GDPR. Firmy a organizace se tak musí připravit na nová pravidla při zpracování osobních údajů zaměstnanců. Z praxe vyplývá, že souhlasy jsou mnohdy nadbytečné, nebo nejsou dostatečně informované (zaměstnanec neobdržel dostatek informací o zpracování osobních údajů, jak vyžaduje GDPR).

Co je tedy klíčové? Na jakém základě mohou tyto údaje uchovávat:

  • Zákonné povinnosti – povinnost zpracovávat osobní údaje stanoví zákoník práce, jiné právní předpisy týkající se zdravotního pojištění, důchodového pojištění, nemocenského pojištění a další
  • Plnění pracovněprávní smlouvy (nebo plnění dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr)
  • Oprávněného zájmu – například kamerový systém monitorující výrobu (a tím pádem i zaměstnance) z důvodu ochrany osob

Možnost využít souhlas zaměstnanců ke zpracování osobních údajů, který byl doposud hojně uplatňován v rámci HR, bude kvůli novému nařízení značně omezen. Souhlas bude možné získávat v situacích, kdy nepůjde využít jiný právní základ, tedy pokud neexistuje speciální zákonná povinnost, nevyplývá v souvislosti s plněním pracovní smlouvy a podobně. O jaké situace se může konkrétně jednat? Například když chce zaměstnavatel zveřejňovat fotky svých zaměstnanců na interním webu společnosti, v tomto případě by měl získat souhlas.

Jedním z důvodů zvýšeného zájmu o GDPR jsou mimo jiné také sankce, které mohou činit až 20 milionů EUR či 4 % celosvětového obratu, a to podle toho, která částka je vyšší.

Krok po kroku: povinnosti zaměstnavatele

  1. Zaměstnavatel by ve vztahu k HR měl zmapovat veškeré zpracování osobních údajů a stanovit, jaké osobní údaje od svých zaměstnanců skutečně potřebuje nad rámec těch, u nichž to vyžadují právní předpisy, případně pracovní smlouva.
  2. K těmto účelům by si měl vytvořit záznamy o činnostech zpracování, v nichž bude uveden název a kontaktní údaje společnosti, důvod zpracování údajů, popis kategorií subjektů a osobních údajů, kategorie příjemců, které údaje obdrží, eventuální přenos údajů do jiné organizace či země, lhůta pro jejich výmaz a popis bezpečnostních opatření uplatňovaných při zpracování.
  3. Nastavit bude potřeba také vnitřní systém ochrany osobních údajů, a to tak, aby bylo vše v souladu s GDPR.
  4. Dále bude zapotřebí zrevidovat stávající souhlasy v oblasti HR a upravit je dle požadavků GDPR, zejména doplnit rozsah a účel zpracovávaných osobních údajů.
  5. V případech, kdy zaměstnavatel bude chtít pro zpracovávání využít nové technologie, nebo když zpracovávání bude pro zaměstnance příliš rizikové, pak bude nezbytné posoudit ještě před zahájením nového zpracování vliv jednotlivých zpracování na ochranu osobních údajů, tj. posoudit rizika a ošetřit je.

NEPŘEHLÉDNĚTE

Co je důležité? Nezapomenout na to, že každá žádost o souhlas by měla být dle GDPR svobodná, konkrétní, informovaná a jednoznačná. Zaměstnanci se pak výjimečně nachází vůči zaměstnavateli v pozici, kdy mohou dát souhlas svobodně nebo ho odmítnout či odvolat, což je dáno závislostí vyplývající ze vztahu podřízenosti zaměstnance vůči zaměstnavateli.

Jde vám z GDPR už hlava kolem? Nevíte si rady? Zkuste naši aplikaci GDPR Detective, která záhadu ochrany osobních údajů vyřeší za vás.

HR oddělení Zaměstnanci Životopis GDPR Detective Osobní údaje Nařízení o ochraně osobních údajů GDPR
Právo 

Budoucí výzvy startupových společností: Co se může stát, pokud nevěnujete pozornost red flagům?

Když do vyhledávače zadáte slovo „compliance“, okamžitě se vám objeví více než 1 miliarda výsledků. V posledních letech se na veřejnosti propíralo nemalé množství podnikových skandálů, což odbornou i laickou veřejnost přimělo zamyslet se nad tématem compliance víc než kdy předtím. Compliance by vaší pozornosti nemělo ujít zejména, pokud vaše společnost patří na trhu k těm rychle rostoucím. Jak předejít komplikacím, které mohou vést k trestnímu stíhání, obrovským finančním ztrátám či dokonce zániku společnosti? 

14. 6. 2019
Lidé  Deloitte živě 

Kritické myšlení: Cesta k profesnímu růstu i osobnímu rozvoji

Nepodléhat prvnímu dojmu, nepřebírat slepě názory druhých, udržet si odstup a být schopen vytvořit si vlastní názor na základě vědomostí a zkušeností – to jsou schopnosti, které jsou nezbytné pro orientaci v nepřeberném množství informací, které se na nás každý den valí ze všech stran. Ať už mluvíme o soukromém či pracovním životě, bez kritického myšlení se v budoucnu zkrátka neobejdeme. Lze se této schopnosti naučit? A jaké jsou její praktické přínosy? Na tyto a další otázky jsme se zaměřili na třetím z našich MeetUp setkání, kde mladým lidem přinášíme semináře a workshopy věnované trendům z oblasti budoucnosti práce. 

10. 6. 2019
Právo 

Zásadní novinky v cenové regulaci zdravotnických prostředků: nový cenový předpis účinný již od 1. června 2019

Ve středu 29. května 2019 zveřejnilo Ministerstvo zdravotnictví na svých internetových stránkách nový cenový předpis 1/2019/CAU ze dne 22. května 2019, o regulaci cen zdravotnických prostředků („cenový předpis“). Nový cenový předpis nahradí doposud platnou právní úpravu z roku 2012, a to s účinností již od 1. června 2019. Co nový cenový předpis přináší? Vybrané aspekty shrnujeme níže. 

4. 6. 2019