Lidé  Právo 

Radosti i strasti personalistů aneb jak GDPR ovlivní databáze s životopisy a další osobní údaje zaměstnanců

Kontaktní údaje, životopisy, fotografie nebo videa z firemních akcí patří mezi zlomek dat, s nimiž personalisté denně pracují. HR oddělení zpracovávají velké množství osobních údajů nejen o současných a bývalých zaměstnancích, ale také o těch, kteří se o práci ve společnosti zajímají. Kvůli novému nařízení o ochraně osobních údajů ale musí nastavit nová pravidla a prověřit, zda souhlasy s jejich zpracováním vyhovují požadavkům GDPR. Jinak jim hrozí pokuty.

Od května 2018 vstupuje v účinnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, zkráceně GDPR. Firmy a organizace se tak musí připravit na nová pravidla při zpracování osobních údajů zaměstnanců. Z praxe vyplývá, že souhlasy jsou mnohdy nadbytečné, nebo nejsou dostatečně informované (zaměstnanec neobdržel dostatek informací o zpracování osobních údajů, jak vyžaduje GDPR).

Co je tedy klíčové? Na jakém základě mohou tyto údaje uchovávat:

  • Zákonné povinnosti – povinnost zpracovávat osobní údaje stanoví zákoník práce, jiné právní předpisy týkající se zdravotního pojištění, důchodového pojištění, nemocenského pojištění a další
  • Plnění pracovněprávní smlouvy (nebo plnění dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr)
  • Oprávněného zájmu – například kamerový systém monitorující výrobu (a tím pádem i zaměstnance) z důvodu ochrany osob

Možnost využít souhlas zaměstnanců ke zpracování osobních údajů, který byl doposud hojně uplatňován v rámci HR, bude kvůli novému nařízení značně omezen. Souhlas bude možné získávat v situacích, kdy nepůjde využít jiný právní základ, tedy pokud neexistuje speciální zákonná povinnost, nevyplývá v souvislosti s plněním pracovní smlouvy a podobně. O jaké situace se může konkrétně jednat? Například když chce zaměstnavatel zveřejňovat fotky svých zaměstnanců na interním webu společnosti, v tomto případě by měl získat souhlas.

Jedním z důvodů zvýšeného zájmu o GDPR jsou mimo jiné také sankce, které mohou činit až 20 milionů EUR či 4 % celosvětového obratu, a to podle toho, která částka je vyšší.

Krok po kroku: povinnosti zaměstnavatele

  1. Zaměstnavatel by ve vztahu k HR měl zmapovat veškeré zpracování osobních údajů a stanovit, jaké osobní údaje od svých zaměstnanců skutečně potřebuje nad rámec těch, u nichž to vyžadují právní předpisy, případně pracovní smlouva.
  2. K těmto účelům by si měl vytvořit záznamy o činnostech zpracování, v nichž bude uveden název a kontaktní údaje společnosti, důvod zpracování údajů, popis kategorií subjektů a osobních údajů, kategorie příjemců, které údaje obdrží, eventuální přenos údajů do jiné organizace či země, lhůta pro jejich výmaz a popis bezpečnostních opatření uplatňovaných při zpracování.
  3. Nastavit bude potřeba také vnitřní systém ochrany osobních údajů, a to tak, aby bylo vše v souladu s GDPR.
  4. Dále bude zapotřebí zrevidovat stávající souhlasy v oblasti HR a upravit je dle požadavků GDPR, zejména doplnit rozsah a účel zpracovávaných osobních údajů.
  5. V případech, kdy zaměstnavatel bude chtít pro zpracovávání využít nové technologie, nebo když zpracovávání bude pro zaměstnance příliš rizikové, pak bude nezbytné posoudit ještě před zahájením nového zpracování vliv jednotlivých zpracování na ochranu osobních údajů, tj. posoudit rizika a ošetřit je.

NEPŘEHLÉDNĚTE

Co je důležité? Nezapomenout na to, že každá žádost o souhlas by měla být dle GDPR svobodná, konkrétní, informovaná a jednoznačná. Zaměstnanci se pak výjimečně nachází vůči zaměstnavateli v pozici, kdy mohou dát souhlas svobodně nebo ho odmítnout či odvolat, což je dáno závislostí vyplývající ze vztahu podřízenosti zaměstnance vůči zaměstnavateli.

Jde vám z GDPR už hlava kolem? Nevíte si rady? Zkuste naši aplikaci GDPR Detective, která záhadu ochrany osobních údajů vyřeší za vás.

HR oddělení zaměstnanci životopis GDPR Detective Osobní údaje Nařízení o ochraně osobních údajů GDPR
Technologie  Právo 

TechLaw zpravodaj: IP/IT právo a nové technologie [únor 2019]

Jedním z hlavních témat IP/IT oblasti je i nadále rekodifikace autorského práva na jednotném digitálním trhu, jehož nyní již schválené paragrafové znění je připraveno pro finální volbu v evropském parlamentu. Na poli ochranných známek pak vešla v účinnost novela zákona o ochranných známkách a překvapilo i rozhodnutí, kterým v Evropě společnost McDonald’s přišla o svou ochrannou známku na označení Big Mac. V oblasti umělé inteligence došlo k vydání vodítek Radou Evropy, tentokrát ve vztahu ke zpracování osobních údajů. 

18. 2. 2019
Technologie  Právo 

TechLaw zpravodaj: Telekomunikace a média [únor 2019]

Na poli telekomunikací byla vydána zpráva Českého telekomunikačního úřadu, ve které uvádí hlavní priority pro rok 2019 – úřad chce primárně podporovat již fungující trh mobilních služeb a vytvářet podmínky pro rozvoj nových sítí. Mimo zprávy pak došlo k rozhodnutí prvního sporu o přístup k infrastruktuře podle zákona č. 194/2017 Sb., o opatřeních ke snížení nákladů na zavádění vysokorychlostních sítí elektronických komunikací. 

18. 2. 2019