Situace vyvolaná bezpečnostními opatřeními je bezesporu nepříjemná a na jednotlivce a firmy klade nemalé nároky. Kouzelné tlačítko, které by nám pomohlo od všeho se odprostit, vypnout a zase se připojit až poté, co epidemie pomine, bohužel neexistuje. Navzdory tomu ale máme k dispozici nástroje, které nám negativní dopady pomohou (v rámci možností) alespoň trochu zmírnit. Jak? Tam, kde to jde, můžete využívat flexibilní pracovní nástroje, tedy práci z domova. Místo osobního setkávání zase poslouží technologie – video hovory, konferenční hovory, sdílení dokumentů na cloudu. Ze seminářů se mohou stát webináře.

DOBA KORONAVIROVÁ NA WEBU DELOITTE
Jak čelit dopadům pandemie COVID-19?

Na speciální webové stránce Deloitte jsme pro vás shrnuli přehled klíčových kroků, které je potřeba učinit na cestě ke zmírnění dopadů pandemie na fungování vaší organizace. Od rychlého zavedení home office přes daňové dopady, závazky ze smluv až po vytvoření krizových scénářů pro zajištění kontinuity podnikání. Najdete tam i kontakt na naše odborníky, kteří vám pomohou reagovat na konkrétní opatření s ohledem na potřeby vaší firmy.

Aktuální informace najdete i na tomto blogu v sekci pandemie koronaviru.

Pracovní život se mění. Jaké alternativy můžeme využít?

• Práce z domova (home office), pro kterou platí stejné pracovní podmínky, jako kdyby zaměstnanci byli na pracovišti.
• Pokud to jde, z prezenčních seminářů se mohou stát webináře
• Komunikaci s týmem lze vyřešit přes chatovací nástroje
• Schůzky s klienty se mohou přesunout do virtuální roviny
• Pracovní dokumenty lze zpřístupnit všem dotčeným přes cloud

V Deloitte patří home office mezi jeden z klíčových benefitů, který teď nachází velké opodstatnění. U zaměstnanců, kteří jsou z preventivních důvodů v karanténě proto, že se pohybovali v rizikových oblastech, je tak i navzdory opatřením zajištěna kontinuální komunikace s kolegy, zahraničními týmy, ale hlavně s klienty. Z práce z domova vyplývají stejné povinnosti, jako kdyby byl kolega na svém pracovním místě v kanceláři. Jen to klade vyšší nároky na plánování pro lídry týmů. Ruku v ruce s tím jde zajištění komunikace jako takové. Aby práce nadále jela bez omezení, musí fungovat komunikace.

V rámci přeshraniční spolupráce a práce v mezinárodních týmech jsme zvyklí využívat při každodenní komunikaci technologie. Rozdělování práce v týmu a sledování stavu a plnění jednotlivých úkolů probíhá přes aplikace a v reálném čase – dostane se k nim tak kdokoliv, pro nějž jsou relevantní, odkudkoliv a kdykoliv. Komunikace přes video hovory a Skype, které využíváme při práci na mezinárodních zakázkách, tak můžeme využít i nyní. V rámci rušení schůzek, omezování kontaktu na veřejnosti a zavádění dalších preventivních opatřeních to bude v následujících dnech nutnost pro každou firmu založenou na poradenských službách.

Co je a bude i nadále za mne kritické?
Na co se dnes nejvíce koncentruji?

1. Využívání technologií, které nám umožňují pracovat z domova, a zároveň sledovat efektivitu práce z domova, a tím i adekvátně reagovat na existující situaci.
2. Nastavení home office z pohledu práva (pracovněprávní aspekty práce z domova v pracovní smlouvě, interní směrnice, evidence) a daní (daňové ošetření nákladů zaměstnance).
3. Vzhledem k tomu, že technologie se dostávají nyní na vrchol pyramidy, bezpečnost se stává klíčovým parametrem. Zaměřili jsme naši veškerou pozornost na tyto oblasti:

   – infrastrukturní rizika
   – kybernetická rizika
   – zaměstnanecká rizika
   – obchodní rizika
   – komunikační rizika

4. Šíření koronaviru napříč celý světem ukazuje, že půjde o dlouhodobější záležitost. S tím bude spojena i případná restrukturalizace, respektive optimalizace firem. Sami si tímto aktuálně procházíme.

Díky vlastním zkušenostem, ale i expertíze, rádi pomůžeme všem, aby se na výzvy a dopady koronaviru připravili z provozně-finančního hlediska a zmírnili tak negativní dopady na jejich byznys. Spolu s tím je naším cílem nabídnout pomoc i školám, aby s ohledem na výpadek výuky dokázaly zajistit plynulé vzdělávání dětí i studentů a pomocí technologií nacházely řešení, jak přenést výuku ze školních lavic do domácího prostředí. Stejně tak, aby ustály narůstající administrativu spojenou s nově vzniklými pracovněprávními otázkami.

Desatero pravidel pro domácí kancelář

1. Pokud vám to podmínky umožňují, vytvořte si v domácnosti koutek, který využijete pouze k práci. Myslete ale na to, co je kolem vás, pokud se zúčastníte video hovoru s klientem.

2. Nastavte si pravidelnou denní rutinu, kopírujte svůj běžný denní pracovní režim.

3. Buďte dostupní. Pokud nejste v karanténě a nečerpáte nemocenskou nebo „ošetřovačku“, platí pro vás stejné podmínky, jako kdybyste byli v kanceláři.

4. Omezte osobní setkávání jen na bezpodmínečně nutné případy. Dejte přednost telefonickému kontaktu nebo video hovoru – u něj preferujte hovor se zapnutou kamerou.

5. Místo e-mailů raději volejte, informace bude předána rychleji, rovnou získáte zpětnou vazbu a snadněji se domluvíte na dalších krocích.

6. Během virtuálních hovorů mějte vždy jasno, koho všechno na ně zvete, a jaké informace v dané chvíli sdílíte. Pozor na citlivé údaje.

7. Pravidelně informujte ostatní členy týmu o tom, jak postupuje vaše práce na zakázkách. Držte se navzájem v informačním toku, sledujte, zda dodržujete nastavený plán a pokud ne, zavčasu o změnách informujte své nadřízené. A následně pak i klienty.

8. S klienty mluvte otevřeně. Mějte navzájem pochopení pro situaci, v níž se nacházíte. Některé věci zkrátka po určitou dobu vůbec nepůjdou, u jiných může vzniknout prodleva v doručení.

9. Dopředu plánujte, snažte se dodržovat nastavený režim a opatření. Stanovte si se svým nadřízeným pravidelné informační schůzky na denní bázi.

10. Sdílejte dokumenty na cloudových uložištích, ať k nim mají přístup všichni ti, kteří s nimi pracují. Zajištěte přístup všem, aby nevznikala prodleva kvůli tomu, že klíčová data nebudou dostupná.

Aktuální situace je bezesporu nepříjemná a jen stěží můžeme předvídat, jak se bude dále vyvíjet a jak dlouho bude trvat. Důležité je, abychom situaci nezlehčovali, ale současně si zachovali chladnou hlavu, dodržovali preventivní opatření a respektovali nařízení. V tomto případě totiž nejde o byznys, ale o každého z nás. Na to prosím nezapomínejme…

NEPŘEHLÉDNĚTE DALŠÍ AKTUÁLNÍ TÉMA

Koronavirus z pohledu pracovního práva: jak vyřešit nepřítomnost v práci kvůli péči o dítě, které nemůže jít do školy?

Co je to karanténa a jaká výše výdělku během ní zaměstnancům náleží? Je zaměstnavatel povinen omluvit rodiče, kteří pečují o děti navštěvující školu, jež byla v rámci preventivních opatření uzavřena? Kdy může zaměstnavatel nařídit práci z domova nebo dovolenou? A jak je to s odmítnutím vyslání na pracovní cestu? Epidemie koronaviru má dopady na naše každodenní životy, ten pracovní nevyjímaje. V šesti bodech jsme shrnuli, jak se ke koronaviru a situacím, které z něj vyplývají, staví pracovní právo.

Chci si přečíst celý článek.