Lidé 

Jak úspěšně vést virtuální tým na home office?

Práce z domova – dříve příjemný benefit, posledních pár měsíců nutnost a vlastně spíše povinnost než výhoda. Z domova ale kromě práce zajišťujeme chod domácnosti, učíme děti, staráme se o ostatní členy, řídíme tým, motivujeme zaměstnance, online je školíme. Mezi jednotlivými činnostmi přepínáme a na konci dne často zjistíme, že je toho na nás možná až příliš. Jak se posledních pár měsíců proměnila role leaderů? Jak motivovat na dálku? Jak udržet tempo a pracovní výkon a přitom nevyhořet? Jak efektivně využívat digitální technologie?

V minulosti patřil home office k zaměstnaneckým benefitům, v budoucnu bude u profesí, u kterých je to z jejich podstaty možné, zcela běžnou záležitostí. Alespoň takový je tedy výhled podle jednoho ze tří scénářů z dílny Human Capital týmu Deloitte. Podle dalšího z nich dojde k vyvážení a zaměstnanci budou trávit například 2 dny prací doma a 3 dny v kanceláři. Nakonec podle posledního scénáře k větším změnám po odeznění pandemie nedojde a home office bude opět převážně občasným benefitem.

Co je teď důležité? Oprostit se od toho, zda jde o virtuální nebo prezenční práci v kanceláři, a z pohledu firmy začít řešit, jak jsou procesy, které se týkají lidí, uzpůsobeny na novou realitu práce.

OTÁZKY A ODPOVĚDI NA TÉMA VIRTUÁLNÍ LEADERSHIP

Aneb na co jste se ptali během našeho streamu Řížení virtuálního týmu v praxi: klíčová role teamleaderů.

Jakým způsobem se firmy starají o celkovou psychickou pohodu lidí na home office a jejich komfort? Jakým způsobem se snaží společnost podpořit zaměstnance, pokud mají z dané situace úzkost nebo se blíží celkovému vyčerpání a vyhoření?

Zde je potřeba mít nastaveno několik principů. Prvotním a klíčovým elementem je důvěra v rámci týmu. Komunikace, komunikace. Pokud budu mít jistotu, že mohu se svým nadřízeným sdílet svoji psychickou nepohodu, tak to je první krok k vyřešení situace. Je ale jasné, že ne vždy budou vztahy v rámci týmu optimální a je důležité mít pomocnou ruku od HR, které může hrát roli mediátora. Jednoznačně doporučujeme průběžně sledovat pohodu a ověřovat si, že nastavená pravidla vzdálené spolupráce všem vyhovují. A to jak osobní komunikací, tak i klidně pomocí online dotazníků. Pokud se dostaneme do situace, že člen týmu potřebuje podporu, tak je to o poskytnutí prostoru a času pro zotavení. Neznamená to, že daný musí jít na nemocenskou. Někdy je to pouze o psychické podpoře či přerozdělení práce v rámci týmu.

Jak pracovat s manažery, aby uměli motivovat a vést týmy na dálku?  Jakým způsobem je nejlepší zůstat ve spojení s členy týmu?
Pokud máte pocit, že již komunikujete optimálně, tak ještě přidejte – to je zde základním principem. V našem vysílání jsme zmiňovali osm konkrétních tipů, které je potřeba posílit během virtuální spolupráce.

Jedná se konkrétně o tato doporučení:

  • Nastavte smysl týmu a jasné role
  • Nastavte nový rytmus práce
  • Měřte kapacity a progres týmu
  • Využívejte kooperační technologie
  • Buďte na očích a zajímejte se
  • Komunikujte, komunikace není nikdy dost
  • Podporujte sebeřízení jednotlivců
  • Zaručte osobní well-being

Ještě bychom doplnili, že funguje projevení osobního zájmu o jednotlivce. Pečujte! Se členy týmu zůstaňte ve spojení klidně přes více komunikačních nástrojů – telefon, Skype, MS teams, WhatsApp. Kde to půjde, tak podpořte zapnutí kamery a jděte příkladem.

Jak na home office nastavit a udržet work-life balance?
Toto vyžaduje velké úsilí a disciplínu každého z nás. Je potřeba si nastavit časové hranice, respektive kolik času mám či musím práci věnovat. Tyto hodiny musím být schopen flexibilně přizpůsobit aktuální situaci. Jedná se o moji pozornost během pracovního dne, kterou musím věnovat dětem při domácím vyučování či naopak dotáhnout pracovní úkol před či po standardní pracovní době. Samozřejmě toto není pouze zodpovědností manažera, ale je potřeba asertivity i jednotlivých členů týmu, že budou umět říci, co potřebují a co jim vyhovuje.

Jaký má situace dopad na firemní kulturu, pokud pracujeme z domova?
Projevení kulturní změny je dlouhodobou záležitostí a ještě se plně neprojevila. Je potřeba sledovat dílčí signály, že se něco mění – intenzita komunikace, direktivnost vedení, apod. U flexibilních zaměstnavatelů přechod na práci z domova nemusel být tak zásadním kulturním šokem. Kde je oboustranná flexibilita, tam musí fungovat i vzájemná důvěra. Naopak u společností, kde se striktně vyžadovalo dodržování pracovní doby oproti splnění úkolů, tam zajisté nemožnost přímo sledovat zaměstnance u pracovních stolů přivodila řadu vrásek. Obecně lze říci, že současná situace posílila tlak na samostatnost zaměstnanců a virtuální spolupráci.

Zkušenosti ze Škoda Auto

V čem se liší virtuální schůzky ve srovnání s těmi tradičními?

Předně tedy v samotném prostředí, které je v jednom případě digitální a v tom druhém fyzické. Podle Jiřího Bartoně, vedoucího HR ve společnosti Škoda Auto v Kvasinách, je pro zvýšení efektivity virtuálních schůzek vhodné zařadit do programu meetingu prvky, které jsou typické pro „face to face“ setkání. Například dát si s kolegy, které známe, na úvod schůzky desetiminutové „virtuální kafe“, neřešit rovnou pracovní záležitost a zkrátka si jen tak popovídat.

„V rámci Škoda Auto jsme připravili tréninky šité na míru – první byl trénink ohledně využití technologií pro vzdálenou spolupráci a druhým tématem styly vedení a práce na dálku,“ odpovídá Jiří Bartoň na otázku, jaké rozvojové programy připravili pro zaměstnance.

Existuje kodex pravidel a chování na home office, podle kterého by se dalo vycházet při vytváření firemních pravidel? Jak zabezpečit limitaci e-mailové komunikace, pokud přichází mimo pracovní dobu (kolegové pracují déle, jste součástí mezinárodní korporace, atp.)?
Kodex pravidel pro práce na home office je poměrně specifický pro každou společnost. Určitě můžete vyjít z některých tipů a triků, které jsme zmiňovali během našeho live streamu na téma virtuální leadership a ušijte si ho na míru tak, jak bude vyhovovat, kde najdete např. i tipy na to, co dělat, když někteří účastníci během virtuálních schůzek „zarytě mlčí“.

Jaké technologie a aplikace vám pomohly? Co bylo nutné přidat do online schůzek oproti osobním?
Je důležité nastavit si porozumění, kterou z technologií použijeme pro jakou příležitost, abychom se v informacích neztratili. V praxi se nám osvědčily tyto nástroje a aplikace:

  • MS Teams se všemi rozličnými funkcionalitami, MS Skype, Zoom, Mural, Miro a WhatsApp.

Jak řešit riziko stálé provozovny při home office z jiného státu?
Pevně doufáme, že se daná problematika bude ještě dále upravovat. V tomto okamžiku jednoduché a uspokojivé řešení není. Nabízí se pouze komplexní řešení v oblasti korporátních daní a vytvoření tzv. transfer pricing posudku. Další informace najdete v našem článku, který shrnuje, na co si dát pozor, když zaměstnanci pracují ze zahraničí.

Zajímá vás jako teamleadera, jak zachovat pozornost svého týmu při online schůzkách, i když se nemůžete sejít fyzicky v kanceláři? Chcete vědět, jak vést virtuální meeting co nejefektivněji a udržet stabilní pracovní výkon i při home office? Neváhejte a pusťte si záznam našeho livestreamu Řízení virtuálního týmu v praxi: klíčová role teamleaderů, kde jsme se tomuto tématu spolu s odborníky na HR a řízení týmů podrobně věnovali.

Home office Práce z domova
Technologie  Lidé 

Práce odkudkoliv jako trend blízké budoucnosti. Jak se virtualizace organizací promítne na obsahu práce?

Díky přesunu zaměstnanců na home office v době pandemie se podařilo zachovat kontinuitu provozu celé řady firem. Zároveň s tím se ukázalo, že model práce z domova mnoha zaměstnancům vyhovoval. Vyjít těmto pracovníkům vstříc, a přitom si zachovat dobré výsledky, je proto novou výzvou pro zaměstnavatele i teamleadery. Řešením může být tzv. hybridní pracovní místo nebo umožnění práce odkudkoliv. Co tyto modely obnáší? Jak se s jejich zavedením promění nároky na práci samotnou? A jak svou firmu na nové formy distanční práce vůbec připravit? To jsou jen některé z mnoha otázek, které by si měla pokládat každá moderní organizace. 

22. 7. 2021
Lidé 

Zaměstnanci se postupně vrací do kanceláří. Jak je udržet spokojené i po roce stráveném na home office?

Fyzická i duševní pohoda zaměstnanců je pro mnoho firem již delší dobu zásadním tématem. Wellbeing společnosti intenzivně řešily ještě před nástupem koronavirové pandemie, současná situace ale tento trend ještě akcelerovala a fyzické a psychické zdraví zaměstnanců se tak stalo klíčovým elementem pro její zvládnutí. Proč je wellbeing zaměstnanců důležitý? A jaká je v tomto směru role firem po návratu zaměstnanců do kanceláří? Těmto a dalším otázkám jsme se věnovali v našem live streamu. 

28. 6. 2021
Technologie  Lidé 

Kancelářím odzvonilo. Home office se během pandemie osvědčil, firmy plánují do budoucna umožnit práci odkudkoli

Home office se v důsledku koronavirové pandemie stal poměrně často skloňovaným pojmem. A je zřejmé, že trend přesouvání pracovního místa do našich domovů (resp. mimo kancelář) bude mít vliv na naši práci i do budoucna. Není proto radno jej podceňovat – na jedné straně sice přináší zaměstnancům pohodlí a flexibilitu, na straně druhé může být i zdrojem stresu a frustrace. Podívejte se společně s námi pod pokličku budoucnosti práce a pracovního prostředí a zjistěte, jak mohou společnosti nastavit efektivní a udržitelný model práce odkudkoliv a stát se virtuálními organizacemi. Tentokrát se zaměříme na téma pracovního místa. 

28. 5. 2021